Verträge & Honorare

Ein Vertrag hält fest, wer welche Rechte an welchem Werk hat und was dafür gezahlt wird. Das Modul führt Einkaufs- und Verkaufsverträge mit Laufzeit, Konditionen und Rechteumfang, verknüpft sie mit den PartnerInnen aus dem CRM sowie mit Werk und Titelstamm und rechnet darauf die Honorare ab.

Die Vertragsliste zeigt Gesamtzahl, aktive und bald ablaufende Verträge und färbt, was in 90 oder 30 Tagen endet. Der Vertrag selbst ist in Reiter gegliedert: Stammdaten, Partner, Rechte, Titel, Dokumente, Termine, Honorare, Lizenzerlöse, Abrechnung und Buchungen. Rechts läuft der Workflow mit, der die Stationen von der Unterzeichnung bis zur Manuskriptabgabe abfragt.

Beteiligte kommen mit Rolle und Honoraranteil hinzu (Autor, Koautor, Herausgeber, Übersetzer, Illustrator, Agentur), dazu die Belegexemplare je Auflage, die als vertraglich vereinbarte Menge bei den Freiexemplare wieder auftauchen. Die Rechte listen Haupt- und Nebenrechte mit Territorium, Sprachen, Exklusivität und Verrechenbarkeit; eine Vorlage je Vertragsart füllt sie vor. Die Titelzuordnung sagt, ab wann und bis wann abgerechnet wird und mit welchem Startabsatz, und erlaubt titelgenaue Anteile, die den vertragsweiten Anteil übersteuern.

Die Honorarzeilen tragen das Modell, Absatzhonorar mit Staffeln von Exemplar zu Exemplar, als Prozentsatz oder als Stückhonorar; Vorauszahlung mit Fälligkeit und einer Ampel, ob der Vorschuss gezahlt, teilweise gezahlt oder überfällig ist; Pauschale und Werkvertrags-Rate mit Auslöser. Jede Zeile bringt ihr Buchungskonto mit.

Abgerechnet wird je Periode: Vorschau erzeugen, übernehmen, prüfen, buchen. Die Belegnummer entsteht beim Prüfen, der Beleg als HTML und PDF. Das Autorenkonto zeigt Anfangssaldo, Anspruch brutto und Endsaldo; ein Storno erzeugt die Gegenbuchung, entweder als Rückforderung oder als Verrechnung in der nächsten Periode. Und wer nicht Vertrag für Vertrag durchgehen will, startet einen Abrechnungslauf.

Um die Verträge herum liegen die Verwertungsprozesse: Lizenzerträge aus Ausschüttungen und von Fremdverlagen, auch als Massenimport, der die Zeilen selbst den Verträgen und Werken zuordnet, Registrierungen bei Verwertungsgesellschaften samt Rückmeldung, die Werkanmeldung als CWR oder IWA-XML und die Zählmarken und Meldungen an VG Wort. Die Erlöse spiegeln sich in der Statistik; gezahlte Vorschüsse und ihre Entwürfe liegen bei den Eingangsrechnungen.

Ein eigener Weg sind Abdruckanfragen. Will ein Dritter einen Text abdrucken, wird daraus ein Vorgang mit Statusfluss. Ein Zeichen-Tarif bepreist die Anfrage, die Rechnung entsteht über Aufträge & Rechnungen, und der Erlös läuft in dieselbe Ausschüttung an die VertragspartnerInnen wie jeder andere Lizenzertrag. Ein zweites Abrechnungssystem gibt es daneben nicht. Ein Belegexemplar lässt sich direkt aus der Anfrage anfordern, und die Auswertung je Vertrag trennt bereits verbuchte Erlöse von genehmigten, aber noch offenen.

Und die Papiere selbst kommen aus Dokumentvorlagen. Je Vertragsart ist hinterlegt, welche Vorlage gilt, entweder im Formular-Editor gesetzt oder als in Word redigierte Datei hochgeladen, die das System mit den Vertragsdaten füllt und nach PDF wandelt. Vor dem Anlegen zeigt eine Vorschau, wie der Beleg aussieht, und warnt, welche Platzhalter leer bleiben würden. Die erzeugten Dokumente hängen anschließend am Vertrag, mit Vorlage, Version, Sprache, Erzeuger und Zeitpunkt. Welche Feldnamen in Word einzusetzen sind, steht in einer durchsuchbaren Referenz, die sich auch ausdrucken lässt.