Contratti & diritti d’autore

Un contratto stabilisce chi ha quali diritti su quale opera e che cosa viene pagato in cambio. Il modulo gestisce contratti di acquisto e di vendita con durata, condizioni ed estensione dei diritti, li collega ai partner dal CRM e con opera e anagrafica titoli, e su questo liquida i compensi.

L’elenco dei contratti mostra numero totale, contratti attivi e in scadenza e colora ciò che finisce entro 90 o 30 giorni. Il contratto stesso è articolato in schede: dati anagrafici, partner, diritti, titoli, documenti, date, compensi, ricavi da licenze, liquidazione e registrazioni. A destra scorre il workflow, che interroga le tappe dalla firma alla consegna del manoscritto.

Gli aventi diritto si aggiungono con ruolo e quota di compenso (autore, coautore, curatore, traduttore, illustratore, agenzia), più le copie giustificative per tiratura, che ricompaiono come quantità concordata contrattualmente nelle copie omaggio. I diritti elencano diritti principali e accessori con territorio, lingue, esclusività e compensabilità; un modello per tipo di contratto li precompila. L’assegnazione dei titoli dice da quando e fino a quando si liquida e con quale vendita iniziale, e consente quote per singolo titolo che prevalgono sulla quota valida per l’intero contratto.

Le righe dei compensi portano il modello: compenso sulle vendite con scaglioni da copia a copia, come percentuale o come compenso per copia; anticipo con scadenza e un semaforo che indica se l’anticipo è pagato, pagato in parte o arretrato; forfait e rata da contratto d’opera con evento di attivazione. Ogni riga porta con sé il proprio conto di registrazione.

La liquidazione avviene per periodo: generare l’anteprima, recepire, verificare, registrare. Il numero del documento nasce alla verifica, il documento come HTML e PDF. Il conto autore mostra saldo iniziale, diritto lordo e saldo finale; uno storno genera la registrazione contraria, come richiesta di restituzione o come compensazione nel periodo successivo. E chi non vuole passare contratto per contratto avvia un ciclo di liquidazione.

Attorno ai contratti stanno i processi di sfruttamento: ricavi da licenze da ripartizioni e da editori terzi, anche come import di massa che assegna da sé le righe ai contratti e alle opere, registrazioni presso le società di gestione collettiva con il relativo riscontro, la registrazione dell’opera come CWR o IWA-XML e i contatori e le notifiche a VG Wort. I ricavi si riflettono nelle analisi; gli anticipi pagati e le loro bozze stanno nelle fatture fornitori.

Una strada a sé sono le richieste di ristampa. Se un terzo vuole ristampare un testo, ne nasce una pratica con flusso di stati. Una tariffa a caratteri dà un prezzo alla richiesta, la fattura nasce tramite Ordini & fatture, e il ricavo entra nella stessa ripartizione ai contraenti di qualsiasi altro ricavo da licenza. Un secondo sistema di liquidazione non esiste. Una copia giustificativa si può richiedere direttamente dalla richiesta, e l’analisi per contratto separa i ricavi già registrati da quelli approvati ma ancora aperti.

E i documenti stessi vengono da modelli di documento. Per ogni tipo di contratto è registrato quale modello valga, impostato nell’editor dei moduli oppure caricato come file redatto in Word, che il sistema riempie con i dati del contratto e converte in PDF. Prima della creazione un’anteprima mostra come apparirà il documento e avvisa quali segnaposto resterebbero vuoti. I documenti generati restano poi legati al contratto, con modello, versione, lingua, autore e momento. Quali nomi di campo inserire in Word sta in un riferimento ricercabile, che si può anche stampare.