Agentur

Viele Verlage verkaufen nicht nur Titel, sondern auch Arbeit, etwa Gestaltung, Kampagnen, Websites oder Geschäftsberichte. Dafür braucht es eine andere Rechnung als für ein Buch, eine, die aus Stunden, Festpreisen und Auslagen entsteht. Genau das leistet dieses Modul, im selben System wie der Rest.

Am Anfang steht das Angebot. Es ist kein Textfeld, sondern gegliedert, mit Abschnitten und Positionszeilen, die sich per Ziehen umsortieren lassen, Einleitung und Schlusstext im Editor mit Platzhaltern und Positionen aus einem Leistungskatalog. Der Status führt es von Entwurf über versendet zu angenommen oder abgelehnt; Anhänge kommen dazu, Duplizieren geht, Archivieren auch. Und ein angenommenes Angebot wird auf Knopfdruck zum Projekt. Das ist der Punkt, an dem sonst abgeschrieben wird.

Das Projekt ist die Steuerungsansicht, mit Phasen, eigenen Stundensätzen, Budget in Euro und in Stunden sowie einem Status von aktiv über pausiert bis abgeschlossen. Die Kunden dazu kommen aus dem CRM. Von hier führt der Weg in die Zeiten und in die Projekt-Faktura.

Erfasst wird je Projekt und Tätigkeit. Der Unterschied zu einer Stundenliste liegt in der Freigabe. Ein Zeiteintrag zählt erst, wenn er freigegeben ist, dann für die Rechnung und für die Auswertung gleichermaßen. Wo mit einem Aufgabensystem gearbeitet wird, muss doppelt nichts erfasst werden. Projekte lassen sich mit bryve verbinden, und die dort gebuchten Zeiten kommen über einen gesicherten Rückkanal herein.

Nicht jede Leistung passt in Stunden. Deshalb liegen im Projekt daneben Festpreis-Positionen und Retainer mit ihren Perioden, dem wiederkehrenden Kontingent, das viele Agenturbeziehungen tragen. Auslagen kommen als Drittes hinzu, und zwar nicht abgetippt. Eine vorhandene Eingangsrechnung lässt sich direkt aus den Eingangsrechnungen als abrechenbare Auslage ins Projekt ziehen.

Zusammen kommt alles im Faktura-Cockpit des Projekts, als Zusammenfassung aus Zeiten, Festpreisen, Auslagen und Retainer, aus der Auftragspositionen mit Kontierung entstehen. Ab dort ist es ein normaler Vorgang in Aufträge & Rechnungen, samt E-Rechnung und DATEV. Damit nichts liegen bleibt, sammelt eine modulweite Eingangsliste die offenen Abrechnungsvorgänge, und an jeder Auftragsposition ist nachvollziehbar, aus welcher Agentur-Leistung sie stammt.

Vier Auswertungen halten das Geschäft im Blick: WIP, also die bereits geleistete, aber noch nicht abgerechnete Arbeit, zeigt den Stand getrennt nach Zeiten, Festpreisen und Auslagen. Auslastung zeigt, wie voll die Wochen sind. Profitabilität zeigt, welches Projekt sich trägt. Und die Stundenliste ist die Grundlage, die man dem Kunden zeigen kann.