Erst geprüft, dann Auftrag.
Freigabe vor dem Auftragsbestand
App-Aufträge laufen nicht direkt in den Bestand, sondern in einen eigenen Prüfzustand. Erst die Freigabe macht daraus einen bestätigten Auftrag.
Preisfreigabe je Position
Nur Positionen mit Sonderkondition werden markiert und geprüft – am Auftrag steht dann ein „€?“. Der Rest des Auftrags läuft normal weiter.
Sammelfreigabe für den Rest
Was ausstehend ist und keine Preisfreigabe braucht, geht in einem Schritt durch. Nicht freigebbare Aufträge werden übersprungen und gemeldet.
Rückmeldung in die App
Freigabe, Ablehnung und Nacharbeit gehen als Push-Nachricht an das Gerät des Vertreters – niemand muss hinterhertelefonieren.
Ein Postfach zwischen Feld und Faktura.
Der Vertreter erfasst draußen, der Innendienst entscheidet. Zwischen App und Auftragsbestand liegt ein Postfach – und damit ein Freigabeschritt, an dem niemand vorbeikommt.
Der Reiter Eingang zeigt, was wartet: Auftrag, Kunde, Vertreter, Datum, Summe und Status, alle 60 Sekunden von selbst aktualisiert. Darüber stehen die Schnellzähler für Ausstehend, Preisfreigabe und Nacharbeit – ein Klick darauf filtert die Liste. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Detail-Panel mit den Positionen, der Review-Notiz und dem Verlauf. Kunden und Titel kommen dabei aus CRM und Titelstamm, die die App vorab mit sich synchronisiert – damit sie auch ohne Netz erfassen kann.
Enthält ein Auftrag Positionen mit Sonderkondition, geht er in die Preisfreigabe: markiert werden nur die betroffenen Zeilen, an der Auftragsnummer erscheint ein „€?“. Freigeben, Nacharbeit anfordern oder ablehnen – welcher Weg offensteht, regelt eine Statuskette, und bei Nacharbeit und Ablehnung ist die Begründung Pflichtfeld. Jeder Wechsel landet im Verlauf und im Protokoll. Nach der Freigabe ist es ein gewöhnlicher Auftrag: Auftragsbestätigung und Rechnung entstehen in Aufträgen & Rechnungen, aus derselben Beleg-Erzeugung wie im Hauptfenster.
Der Reiter Statistik misst die Schleuse selbst: freigegeben heute, durchschnittliche Reaktionszeit, Ablehnungsrate, dazu das Tagesvolumen der letzten 90 Tage und die Top-Vertreter des Jahres – als CSV auch außerhalb der Anwendung auswertbar.
Wer die Inbox sehen, sammelfreigeben oder die Statistik öffnen darf, steht in drei getrennten Berechtigungen. Die Menge offener Aufträge zeigt ein Zähler in der Navigation, mit Warnhinweis, sobald Preisfreigaben darunter sind. Und die Mandantengrenze gilt strikt – in der App wie im Haus.
App-Aufträge in der Anwendung.
Der EingangAuftrag, Kunde, Vertreter, Datum, Summe und Status – „€?“ markiert offene Preisfreigaben. Oben die Schnellzähler, darunter Statusfilter, Zeitraum und der Umschalter „Nur mit Preisfreigabe“.
Die StatistikFreigegeben heute, Ø Reaktionszeit, Ablehnungsrate, Ausstehend, offene Preisfreigaben und Nacharbeit – dazu das Tagesvolumen der letzten 90 Tage und die Top-Vertreter des laufenden Jahres.
Per API importieren und exportieren.
Der Weg zur eigenen App ist gebaut: Aufträge kommen herein, die Entscheidung geht als Push zurück. Nach außen bleibt Platz für weitere Eingangskanäle.
Import – von externen Diensten
Daten, die von außen ins Modul fließen:
- Offline erfasste Aufträge, Kunden- und Preisänderungen aus der Vertreter-App → landen als „Ausstehend“ in der Inbox
- Bestellungen fremder Vertreter- und Außendienst-Systeme per EDI oder API → zusätzliche Kanäle in dieselbe Prüfung
- Sammelbestellungen von Handelspartnern → B2B-Bestellungen mit Vier-Augen-Freigabe statt Direktbuchung
- Geprüfte Anschriften aus einer Adressvalidierung → Fehladressen aus dem Feld vor der Freigabe korrigieren
Export – zu externen Diensten
Daten, die das Modul nach außen übergibt:
- Freigabe, Ablehnung und Nacharbeit an das Gerät des Vertreters → Rückmeldung ohne Telefonat
- Bestellte Titel eines freigegebenen Auftrags an Barsortiment und Auslieferung → Freigabe zieht die Beschaffung nach
- Auftragsbestätigung und Rechnung als PDF an den Endkunden → Belegzustellung ohne Umweg
- Freigegebene Aufträge je Vertreter mit Umsatz und Provision → Grundlage der Vertreterabrechnung
Gebaut ist heute der Weg zur eigenen App: Aufträge kommen über einen Offline-Sync herein, die Entscheidung geht über den Expo-Push-Dienst an das Gerät des Vertreters zurück, und die Belege entstehen in derselben Erzeugung wie im Hauptfenster. Einen EDI-Bestelleingang von Fremdsystemen, die Weiterleitung an ein Barsortiment und einen zweiten Push-Kanal gibt es heute nicht – sie lassen sich über die zentrale API ergänzen.
Mehr zu den Schnittstellen
Detailübersicht aus der Schnittstellen-Analyse: Quellen für den Import und mögliche Ziele für den Export.
Import – von externen Diensten
| Quelle (extern) | Was wird importiert | Nutzen im Modul |
|---|---|---|
| Eigene Vertreter-App | Offline erfasste Aufträge, Kunden- und Preisänderungen | Aufträge landen als „Ausstehend“ in der Inbox |
| Fremde Vertreter- und Außendienst-Systeme | Bestellungen per EDI oder API | Zusätzliche Eingangskanäle in dieselbe Prüf-Inbox |
| Barsortiment- und EDI-Bestelleingang | Sammelbestellungen von Handelspartnern | B2B-Bestellungen mit Vier-Augen-Freigabe |
| Messe- und Ordersätze | Erfasste Messebestellungen | Sammelimport als prüfbare Vorgänge |
| Push-Dienst-Rückkanal | Zustellquittungen und ungültige Gerätekennungen | Zustellsicherheit und gepflegte Geräteliste |
| Adressvalidierung | Geprüfte Kundenanschriften | Fehladressen vor der Freigabe korrigieren |
Export – zu externen Diensten
| Zweck / Auslöser | Externer Dienst (Beispiele) | Was wird exportiert | Format / Standard |
|---|---|---|---|
| Rückmeldung an den Vertreter | Expo Push, Apple APNs, Firebase FCM | Freigabe, Ablehnung, Nacharbeit | Push-API |
| Beschaffung nach der Freigabe | KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit | Bestellte Titel mit ISBN, Menge und Lieferziel | EDIFACT ORDERS |
| Belegzustellung an den Kunden | E-Mail- und Messaging-Dienste | Auftragsbestätigung und Rechnung als PDF | PDF, REST-API |
| Vertreter- und Provisionsabrechnung | Vertreteragenturen, DATEV | Freigegebene Aufträge je Vertreter mit Umsatz und Provision | CSV, DATEV EXTF |
| Auswertung außerhalb der Anwendung | Data-Warehouse und BI-Werkzeuge | Durchlaufzeit, Ablehnungsrate, Volumen je Vertreter | CSV, JSON |
Alle Funktionen der App-Aufträge.
Eingang – Liste
- Automatisch aktualisierte Auftragsliste, alle 60 Sekunden
- Spalten Auftrag, Kunde, Vertreter, Datum, Nettosumme und Status
- Status-Pills Ausstehend, Preisfreigabe, Nacharbeit, Freigegeben und Abgelehnt
- Kennzeichen „€?“ an Aufträgen mit offener Preisfreigabe
- Klick auf die Zeile öffnet das Detail-Panel
- Manuelles Aktualisieren der Liste
Kennzahlen & Filter
- Schnellzähler für Ausstehend, Preisfreigabe, Nacharbeit und Gesamt offen
- Klick auf einen Zähler filtert die Liste auf diesen Status
- Statusfilter über Checkboxen
- Datumsfilter „Von“ und „Bis“ über das Erfassungsdatum
- Umschalter „Nur mit Preisfreigabe“
- Filter zurücksetzen
- Mandanten-Umschalter in der Toolbar
Mehrfachauswahl & Sammelfreigabe
- Einzelne Aufträge oder alle per Kopf-Checkbox auswählen
- Sammelfreigabe der ausgewählten Aufträge
- Freigebbar sind ausstehende Aufträge ohne offene Preisfreigabe
- Nicht freigebbare Aufträge werden übersprungen
- Rückmeldung mit Anzahl freigegebener und übersprungener Aufträge
Detail-Panel
- Stammdaten: Kunde, Vertreter, Datum, Gesamt netto und Review-Notiz
- Positionen mit Titel, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Gesamt
- Preisfreigabe-Status je Position: offen, freigegeben oder abgelehnt
- Positionen mit offener Preisfreigabe werden hervorgehoben
- Verlaufs-Timeline mit Zeitpunkt und ausführender Person
- Aktionsleiste je nach Status des Auftrags
Freigabe & Statuswechsel
- Freigeben überführt den Auftrag in den bestätigten Auftragsbestand
- Offene Preisfreigaben werden dabei mit freigegeben
- Nacharbeit anfordern gibt den Auftrag an den Vertreter zurück
- Ablehnen beendet den Vorgang
- Begründung ist bei Nacharbeit und Ablehnung Pflichtfeld
- Zulässige Übergänge über eine feste Statuskette
- Bestätigungsdialog je Aktion
- Verlaufseintrag und Protokolleintrag je Statuswechsel
- Push-Benachrichtigung an den Vertreter
Statistik
- Kennzahlen Freigegeben heute, Ø Reaktionszeit in Stunden und Ablehnungsrate
- Kennzahlen Ausstehend, Preisfreigabe offen und Nacharbeit
- Tagesvolumen der letzten 90 Tage als Liniendiagramm
- CSV-Export des Tagesvolumens
- Top-Vertreter des laufenden Jahres als Balkendiagramm nach Auftragsanzahl
Berechtigungen & Mandant
- Eigene Berechtigung für die Inbox und die Einzel-Aktionen
- Eigene Berechtigung für die Sammelfreigabe
- Eigene Berechtigung für die Statistik
- Sichtbarkeit im Menü über die Inbox-Berechtigung
- Navigations-Zähler mit der Anzahl offener App-Aufträge
- Warnhinweis am Zähler, sobald Preisfreigaben offen sind
- Strikte Mandantengrenze in der Auftragssicht
Für Verlage mit Außendienst.
Überall, wo Vertreter im Buchhandel, an Schulen oder auf Messen Aufträge aufnehmen – das Postfach lohnt sich, sobald jemand außerhalb des Hauses erfasst.
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