Schreiben, senden, nachweisen.
Brief, E-Mail und Fax an einem Ort
Ein Editor mit Variablen, Textbausteinen und Signatur – als DIN-5008-PDF, per E-Mail oder gedruckt, jeweils aus demselben Entwurf.
KI-Assistent im Editor
Formeller, informeller, kürzer, ausführlicher, korrigiert oder übersetzt – auf Knopfdruck oder mit eigener Anweisung.
Serienbrief und Mahnlauf
Eine Vorlage auf eine Empfängerliste anwenden, bis 2.000 pro Durchlauf; gestufte Zahlungserinnerungen entstehen automatisch.
Nachvollziehbar bis zur Zustellung
Von der Warteschlange über zugestellt bis geöffnet und geklickt – und abschaltbar, wenn kein Tracking gewünscht ist.
Der ganze Schriftverkehr in einem Modul.
Die Korrespondenz bündelt die schriftliche Kommunikation eines Mandanten: Briefe, E-Mails und Faxe entstehen als Entwurf, werden im Editor gestaltet und dann versendet, als PDF abgelegt oder gedruckt. Eingehende E-Mails landen in einem Posteingang, und jeder Vorgang durchläuft denselben Status-Weg – Entwurf, Warteschlange, gesendet, zugestellt oder Fehler, am Ende archiviert.
Empfänger kommen aus dem CRM: Kundennummer, Firma, Anschrift und Briefanrede werden übernommen und lassen sich für den Einzelfall überschreiben. Wer nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, wird erkannt – das Modul schlägt dann den Versand per E-Mail vor. Passt die Sprache des Kontakts nicht zum Brieftext, warnt es, bevor der Brief hinausgeht.
Ein Bezug auf einen Auftrag, eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Titel oder ein Herstellungsprojekt macht Belegdaten zu Variablen: Belegnummer, Netto- und Bruttobetrag stehen im Text, ohne abgetippt zu werden. Dazu kommen Platzhalter für Empfänger, Absender, Verlag und Datum, Slash-Befehle für Textbausteine und Formatierungen sowie eine PDF-Vorschau nach DIN 5008, die sich direkt drucken oder herunterladen lässt.
Der KI-Assistent sitzt neben dem Text: sechs Voreinstellungen für die häufigsten Fälle – formeller, informeller, kürzer, ausführlicher, Rechtschreibung, Übersetzung ins Englische – und ein Feld für eigene Anweisungen. Der Vorschlag wandert auf Wunsch in den Brief.
Wiederverwendbares liegt zentral: Vorlagen mit Betreff, Inhalt und Variablen-Whitelist, Textbausteine mit Freigabe-Workflow von privat über mandantenweit bis öffentlich, Footer je Sprache, persönliche und globale Signaturen samt Unterschriftsbild sowie eine Anhang-Bibliothek, aus der jede Korrespondenz schöpfen kann.
Für große Aussendungen gibt es einen fünfstufigen Serienbrief-Assistenten – Empfänger, Vorlage, Variablen, Vorschau, Senden – mit optionalem Variablen-Import per CSV und einer Vorschau anhand von Beispielempfängern. Der Mahnlauf erzeugt aus überfälligen Rechnungen aus Aufträge & Rechnungen automatisch gestufte Erinnerungen, mit eigenen Gebühren und Fristen je Mandant und unter Beachtung einer Mahnsperre am Kontakt.
Was danach passiert, bleibt sichtbar: Zustellung, Öffnung, Klicks, Bounces und Fehler stehen als Ereignisse am Vorgang. Wer das nicht möchte, schaltet das Tracking für eine Korrespondenz ab – die Zustellung wird weiter protokolliert, Öffnungen und Klicks nicht.
Die Korrespondenz in der Anwendung.
Der Stand auf einen BlickEntwürfe, heute gesendet, Fehler und Warteschlange als Kennzahlen – darunter die letzten Ereignisse mit Empfänger, Betreff und Art: zugestellt, geöffnet, geklickt, gedruckt.
Schreiben mit RückenwindDer Brief entsteht im DIN-Layout mit Briefkopf, Anrede, Betreff und Signatur. Rechts der KI-Assistent: formeller, kürzer, korrigiert, übersetzt – oder was Sie ihm auftragen.
Jeder Vorgang bleibt auffindbarBriefe und E-Mails in einer Liste, filterbar nach Richtung, Status und Typ – mit gespeicherten Filtern und wählbaren Spalten, wie in allen Listen der Anwendung.
Per API importieren und exportieren.
Korrespondenz lebt von Zustellbarkeit: verlässlicher Massenversand mit Rückmeldung, Briefe ohne eigenen Drucker und ein Posteingang, der Antworten dem richtigen Vorgang zuordnet.
Import – von externen Diensten
Daten, die von außen ins Modul fließen:
- Zustell-Ereignisse von Mailgun, Postmark oder SendGrid → Status am Vorgang
- Eingehende E-Mails per IMAP → Posteingang mit Zuordnung zum Kontakt
- Versand- und Zustellnachweise von Hybrid-Briefdiensten → Statusnachweis und Portokosten
- Sende- und Empfangsbestätigungen von Fax-Diensten → Vorgangsprotokoll
Export – zu externen Diensten
Daten, die das Modul nach außen übergibt:
- Transaktions- und Massenmails über SendGrid, Mailgun, Postmark, Brevo oder Mailjet
- Brief-PDF plus Adresse an Hybrid-Briefdienste → Druck, Kuvertierung und Post extern
- Fax-Dokumente an Retarus, Sipgate oder simplefax
- Signierte Brief-PDFs mit Metadaten an ein revisionssicheres Archiv oder DMS
Heute versendet das Modul E-Mails über die eigenen Konten (SMTP) und holt eingehende Nachrichten per IMAP; die Zustell-Webhooks von Mailgun, Postmark und SendGrid sind angebunden, Briefe entstehen als DIN-5008-PDF mit Archiv-Hash. Hybrider Briefversand, Fax-Gateway und DMS-Ablage lassen sich über die zentrale API ergänzen.
Mehr zu den Schnittstellen
Detailübersicht aus der Schnittstellen-Analyse: Quellen für den Import und mögliche Ziele für den Export.
Import – von externen Diensten
| Quelle (extern) | Was wird importiert | Nutzen im Modul |
|---|---|---|
| Mailgun, Postmark, SendGrid (Webhooks) | Zustell-Ereignisse: zugestellt, geöffnet, geklickt, Bounce | Status und Nachverfolgung am Vorgang |
| IMAP-Postfach | Eingehende E-Mails | Posteingang, Zuordnung zu Kontakt und Vorgang |
| Hybrid-Briefdienst | Versand- und Zustellbestätigung, Portokosten | Statusnachweis und Kostenverbuchung |
| Fax-Dienst | Sende- und Empfangsbestätigung | Vollständiges Vorgangsprotokoll |
Export – zu externen Diensten
| Zweck / Auslöser | Externer Dienst (Beispiele) | Was wird exportiert | Format / Standard |
|---|---|---|---|
| Transaktions- und Massenmail | SendGrid, Mailgun, Postmark, Brevo, Mailjet | Empfänger, Betreff, HTML, Anhänge | Provider-API oder SMTP |
| Hybrider Briefversand | Deutsche Post E-POST/Printmailing, Pixelletter, LetterXpress, Binect | Brief-PDF und Empfängeradresse → Druck und Post | REST-API, PDF |
| Fax-Versand | Retarus, Sipgate, simplefax | Fax-Dokument und Nummer | Provider-API |
| Dokumentenarchiv / DMS | DATEV DMS, ELO, d.velop, revisionssicheres Archiv | Signiertes Brief-PDF mit Metadaten | PDF/A, WebDAV oder API |
Alle Funktionen der Korrespondenz.
Dashboard & Posteingang
- Kennzahlen: Entwürfe, heute gesendet, Fehler, in der Warteschlange
- Widget mit den letzten Mail-Ereignissen samt Empfänger, Betreff und Zeitpunkt
- Farbige Ereignistypen von „in Queue“ bis „Download“
- Posteingang eingehender E-Mails mit Absender, Betreff und Datum
- Volltextsuche, Inline-Anzeige des Inhalts, Kennzeichnung des zugeordneten Kontakts
Brief-Editor
- Rich-Text-Editor mit Fett, Kursiv, Unterstrichen und Ausrichtung
- Slash-Befehle für Textbaustein, Variable, Überschrift, Liste, Zitat und Trennlinie
- Betreff, Ort, Briefanrede, Signatur- und Footer-Auswahl
- Platzhalter für Empfänger, Absender, Verlag, Datum und Bezugsdaten
- Automatisches Speichern mit Statusanzeige
- PDF-Vorschau nach DIN 5008 mit Neu laden, Herunterladen und Drucken
KI-Assistent
- Voreinstellungen: formeller, informeller, kürzer, ausführlicher, Rechtschreibung, Übersetzung ins Englische
- Eigene Freitext-Anweisung, etwa „Ton sachlicher“ oder „Namen entfernen“
- Vorschlag zur direkten Übernahme in den Brieftext
- Anbindung an den zentralen KI-Dienst der Anwendung
Einstellungen zur Korrespondenz
- Typ umschalten: Brief, E-Mail, Fax
- Sprache wählen, Vorlage laden (mit Warnung vor Überschreiben)
- Bezug setzen auf Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Titel oder Herstellungsprojekt
- Anhänge per Klick oder Drag & Drop, Auswahl aus der Bibliothek, Größenwarnung ab 10 MB
- CC- und BCC-Empfänger
- Tracking für diese Korrespondenz abschalten (DSGVO)
Empfänger
- Suche im Kontaktstamm nach Kundennummer, Firma, Nachname oder Ort
- Adresse aus dem CRM übernehmen, aktualisieren oder Empfänger wechseln
- Alle Adressfelder manuell bearbeitbar, inklusive Briefanrede
- Briefanrede aus wiederverwendbaren Vorlagen
- Warnung bei abweichender Sprache zwischen Kontakt und Brief
- Hinweis, wenn nur eine E-Mail-Adresse und keine Postadresse vorliegt
Versand & Nachverfolgung
- Versand-Dialog mit Zusammenfassung aus Typ, Betreff, Empfänger und Anhängen
- E-Mail asynchron über eine Warteschlange, alternativ Download oder Druck
- Option „auch als PDF archivieren“ mit Archiv-Hash
- Nur Entwürfe lassen sich senden oder bearbeiten
- Bestehende Korrespondenz als neuen Entwurf kopieren, inklusive Anhänge
- Ereignis-Historie je Vorgang: Queue, zugestellt, geöffnet, geklickt, Bounce, Fehler, gedruckt, archiviert
Textbausteine & Vorlagen
- Textbausteine privat, mandantenweit oder öffentlich
- Freigabe-Workflow: Antrag stellen, Admin-Prüfung, Ablehnung mit Kommentar, Rückstufung
- Filter nach Kategorie, Sprache und Sichtbarkeit, Volltextsuche
- Nutzungszähler, Duplizieren, Archivieren und Reaktivieren
- Zentrale Vorlagen mit Code, Typ, Sprache, Betreff und Inhalt
- Variablen-Whitelist mit Prüfung der im Inhalt gefundenen Platzhalter
- Zuordnung von Footer, Signatur und Standard-Anhängen
Footer, Signaturen & Bibliothek
- Footer-Blöcke je Sprache, ein Standard je Sprache
- Persönliche und globale Signaturen, Standard-Signatur je Benutzer
- Unterschrift als Bild hinterlegen
- Anhang-Bibliothek mit Upload per Klick oder Drag & Drop
- Gemeinsam genutzte Dateien bleiben erhalten, wenn ein Vorgang sie entfernt
Serienbrief & Mahnlauf
- Fünf Schritte: Empfänger, Vorlage, Variablen, Vorschau, Senden
- Empfängerauswahl per Kontaktsuche, alle auswählen oder entfernen
- Variablen je Empfänger optional per CSV überschreiben
- Vorschau mit bis zu fünf Beispielempfängern, ohne etwas anzulegen
- Versand als E-Mail-Stapel oder Brief-Erzeugung, optional mit PDF-Archivierung
- Fortschritt, Statusabfrage und Abbruch laufender Stapel; bis 2.000 Empfänger je Durchlauf
- Mahnlauf: drei Stufen mit eigenen Gebühren und Fristen je Mandant
- Vorschläge-Ansicht ohne Nebenwirkung, Prüfung vor dem Senden, „Alle senden“ in die Warteschlange
Besonders stark bei diesen Verlagstypen.
Überall dort, wo viel geschrieben wird: Autoren- und Pressepost, Angebote und Mahnungen an Firmenkunden, Leser-Anschreiben in Serie und Erinnerungen an ausgeliehenes Notenmaterial.
Verbunden mit dem Verlags-Ökosystem
ONIX 3.0 · VLB · Bookwire · Readbox · Umbreit · VVA · KNV · Amazon POD · WordPress · Magento
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