Korrespondenz

Die Korrespondenz bündelt die schriftliche Kommunikation eines Mandanten. Briefe, E-Mails und Faxe entstehen als Entwurf, werden im Editor gestaltet und dann versendet, als PDF abgelegt oder gedruckt. Eingehende E-Mails landen in einem eigenen Posteingang. Dabei durchläuft jeder Vorgang denselben Status-Weg: Entwurf, Warteschlange, gesendet, zugestellt oder Fehler, am Ende archiviert.

Empfänger kommen aus dem CRM. Kundennummer, Firma, Anschrift und Briefanrede werden automatisch übernommen und lassen sich für den Einzelfall trotzdem überschreiben. Ist am Kontakt nur eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erkennt das Modul das und schlägt den Versand per E-Mail vor. Passt die Sprache des Kontakts nicht zum Brieftext, warnt es außerdem, bevor der Brief hinausgeht.

Ein Bezug auf einen Auftrag, eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Titel oder ein Herstellungsprojekt macht Belegdaten zu Variablen. Belegnummer sowie Netto- und Bruttobetrag stehen dann automatisch im Text, ohne dass sie jemand abtippen muss. Dazu kommen Platzhalter für Empfänger, Absender, Verlag und Datum sowie Slash-Befehle für Textbausteine und Formatierungen. Eine PDF-Vorschau nach DIN 5008 lässt sich direkt drucken oder herunterladen.

Weil ein Brief fast immer zu einem Vorgang gehört, kennen die Vorlagen ihren Modulbezug. Im Geschäftsvorfall, am Vertrag oder am Auftrag zeigt die Auswahl deshalb nur die passenden Vorlagen, und deren Platzhalter füllen sich direkt aus diesem Vorgang. Umgekehrt hat jeder Vorgang einen eigenen Korrespondenz-Reiter, sodass die Briefe zur Sache auch bei der Sache stehen statt in einer Gesamtliste. Der Weg dorthin ist kurz: Ein Briefsymbol im Kontaktfeld eines Vorgangs führt direkt zum Anlegen, und „Anlegen und öffnen" landet unmittelbar im Editor. Danach lässt sich die Korrespondenz auch nach ihrem Bezug filtern.

Der KI-Assistent sitzt direkt neben dem Text: sechs Voreinstellungen decken die häufigsten Fälle ab, formeller, informeller, kürzer, ausführlicher, Rechtschreibung oder Übersetzung ins Englische, dazu ein Feld für eigene Anweisungen. Der Vorschlag lässt sich auf Wunsch direkt in den Brief übernehmen.

Wiederverwendbare Bausteine liegen zentral: Vorlagen mit Betreff, Inhalt und Variablen-Whitelist, Textbausteine mit Freigabe-Workflow von privat über mandantenweit bis öffentlich, Footer je Sprache sowie persönliche und globale Signaturen samt Unterschriftsbild. Dazu kommt eine Anhang-Bibliothek, aus der jede Korrespondenz schöpfen kann.

Für große Aussendungen gibt es einen fünfstufigen Serienbrief-Assistenten. Er führt durch Empfänger, Vorlage, Variablen, Vorschau und Versand, optional mit Variablen-Import per CSV und einer Vorschau anhand von Beispielempfängern. Der Mahnlauf erzeugt aus überfälligen Rechnungen der Aufträge & Rechnungen automatisch gestufte Erinnerungen, mit eigenen Gebühren und Fristen je Mandant und unter Beachtung einer Mahnsperre am Kontakt.

Was danach passiert, bleibt sichtbar: Zustellung, Öffnung, Klicks, Bounces und Fehler erscheinen als Ereignisse am Vorgang. Wer das nicht möchte, schaltet das Tracking für eine Korrespondenz ab. Die Zustellung wird dann weiterhin protokolliert, Öffnungen und Klicks nicht.