DSGVO

Das Modul ist der Aktenschrank für den betrieblichen Datenschutz: Es hält fest, welche Verarbeitungen es gibt, welche Maßnahmen sie schützen, welche Verträge dahinterstehen und was bei einer Datenpanne geschehen ist – mandantenbezogen und mit Versionsständen, die sich einfrieren lassen.

Das Dashboard stellt die unangenehmen Fragen gleich mit: Welche Verarbeitung hat keine Maßnahme? Welche keine Löschregel? Welche Wiedervorlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags ist überfällig? Ein Klick auf die Kachel führt in den passenden Bereich.

Das Verzeichnis beschreibt, was im Haus tatsächlich passiert – und das liegt in den anderen Modulen: Kundenverwaltung und Bestellabwicklung in Aufträgen & Rechnungen, Autorenverträge und Honorarabrechnung in Verträgen & Honoraren, der Newsletter-Versand in der Korrespondenz, die Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung bei den Eingangsrechnungen. Jeder Eintrag entsteht aus einer Branchenvorlage oder von Hand, mit Rechtsgrundlage nach Art. 6 und – bei berechtigtem Interesse – mit Begründung; das Aktivsetzen erzeugt eine neue Version.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen liegen im Katalog, nach den Kontrollarten des Art. 32 gruppiert, jede mit Ampel, letzter Prüfung und einem Intervall, aus dem das Modul die nächste Fälligkeit selbst errechnet. Wer den Stand nicht zusammensuchen will, startet das Assessment: gewichtete Fragen, am Ende ein Score, aktualisierte Maßnahmen und der Gap-Report als PDF.

Auftragsverarbeitungsverträge gehen von Entwurf über „final“ bis „unterzeichnet“, mit Wiedervorlage und Fälligkeits-Kennzeichen. Datenschutzkonzepte bestehen aus Freitext- und Live-Kapiteln – Letztere ziehen ihren Inhalt aus Verzeichnis, Maßnahmen, Datenpannen, Verträgen, Schulungen und Löschkonzept und werden beim Veröffentlichen festgeschrieben. Die Einwilligungen selbst entstehen im CRM und werden hier nur ausgewertet.

Ein Vorfall wird mit Ursache, Sofortmaßnahmen und Risikobewertung erfasst, der Countdown auf die 72 Stunden läuft sichtbar mit. Schulungen entstehen aus Bausteinen samt Wissenstest, das Risikoregister zeigt an den Kriterien des Art. 35, ob eine Folgenabschätzung nötig ist. Und eine Grenze zieht das Modul selbst: Es dokumentiert, es ersetzt keine Rechtsberatung – die mitgelieferten Vertrags-, Schulungs- und Konzepttexte sind Entwürfe, die juristisch zu prüfen sind.