Eingangsrechnungen

Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF, als XML oder als Foto herein – und geht als Buchung hinaus. Das Modul führt sie vom Upload über Kontierung und Prüfung bis in den DATEV-Stapel, je Mandant getrennt.

Beim Hochladen schaut das Modul selbst nach: Steckt in der PDF eine E-Rechnung, liest es die Daten aus, validiert sie und zeigt sie in einer eigenen Karte – die Übernahme in den Beleg ist ein Klick, und weicht das Brutto vom erfassten Betrag ab, sagt es das. Bei Belegen ohne Struktur übernimmt die KI und liest Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und Rechnungssteller aus PDF oder Bild. Jede Datei bekommt eine Prüfsumme: derselbe Beleg zweimal hochgeladen wird abgewiesen, mit Verweis auf die vorhandene Nummer.

Der Beleg trägt Typ, Nummer, Beleg-, Eingangs- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Währung und Zahlungsbedingung; die Hausnummer vergibt das Modul fortlaufend je Mandant und Jahr. Der Status geht von Entwurf über „in Prüfung“ zu geprüft und exportiert. Was exportiert oder storniert ist, bleibt gesperrt – und jede Änderung steht mit Feld, Benutzer und IP-Adresse im Protokoll.

Die Lieferanten liegen als Kreditoren daneben: Anschrift, USt-IdNr., Kreditorennummer und Bankverbindungen, dazu eine Standard-Kontierung, die beim nächsten Beleg gleich vorgeschlagen wird. Alternative Schreibweisen stehen als Alias, gesucht wird über Name, Alias, Nummer, USt-IdNr. oder IBAN – und einen neuen Kreditor legt ein Kontakt aus dem CRM an.

Kontiert wird in Buchungszeilen: Soll- und Habenkonto, Steuerschlüssel und Satz, Netto, Brutto und Steuer, Buchungstext – dazu Projekt, Titel, Kostenstelle, Kostenträger und Kostenart. Die Kontrollsumme zeigt den Restbetrag, „wie zuletzt“ übernimmt die Kontierung des letzten Belegs. Druck- und Satzkosten lassen sich direkt auf Projekte und Auflagen der Herstellung aufteilen – mit Prüfung gegen den verbleibenden Spielraum oder, mit Begründung, ohne Einrechnung in den Herstellpreis.

Am Ende steht der DATEV-Stapel: Bezeichnung, Geschäftsjahr, Periode, Berater- und Mandantennummer; erzeugt wird er über eine Warteschlange und liegt als EXTF-CSV bereit. Belege mit Vertragsbezug erscheinen bei Verträgen & Honoraren im Buchungen-Reiter – als Vorschuss-Auszahlung, Lizenz, KSK-Abgabe oder Steuerabzug benannt. Und was hier hereinkommt, verlässt das Haus in Aufträgen & Rechnungen als Ausgangsrechnung: dieselbe E-Rechnungs-Technik, andere Richtung.