Ein Kontaktstamm für den ganzen Verlag.
Vier Rollen, ein Datensatz
Konzern, Firma, Ansprechpartner und Privatkunde – Rollen lassen sich mit Vorschau und Blocker-Prüfung umwandeln, Hierarchien über die Firmen-Nr. verschieben.
Alles am Kontakt dokumentiert
Kommunikationswege, Bankverbindungen mit IBAN-Prüfung, Aktivitäten-Timeline, Bemerkungen und die Korrespondenz-Historie – an einer Stelle.
Eigene Felder, eigene Reports
Benutzerdefinierte Felder in 13 Datentypen ohne Programmierung, mit Validierung und Feldberechtigungen; Auswertungen lassen sich speichern und planen.
Saubere, rechtssichere Daten
Einwilligungen, Löschprüfung und Anonymisierung direkt am Kontakt; Dubletten werden erkannt und feldweise zusammengeführt.
Eine Adresse, die alle Module nutzen.
Das CRM ist die Adress- und Kontaktdrehscheibe der Anwendung. Aufträge, Herstellung, Honorare, Vermietung und Korrespondenz greifen auf denselben Datensatz zu – eine Adressänderung wirkt überall, ohne dass irgendwo nachgepflegt werden muss.
Kontakte kennen vier Rollen: Konzern, Firma, Ansprechpartner und Privatkunde. Eine Firma erhält automatisch ihre Firmen-Nr., Ansprechpartner übernehmen sie. Was am Kontakt zu sehen ist, steuert der Kontakttyp – frei definierbar, mit Farbe und Icon, und mit den Erweiterungen, die zu diesem Typ gehören.
Zu den Stammdaten gehören Anschrift mit berechneter Briefanschrift und Druckvermerk, mehrere Lieferadressen, Sprache, Status und Kundengruppe. Der Firmenname lässt sich gegen das Handelsregister abgleichen und in der amtlichen Bezeichnung übernehmen; geplante Änderungen greifen zum hinterlegten Datum. Kommunikationswege und Bankverbindungen mit IBAN-Prüfung stehen daneben, Bemerkungen und Aktivitäten halten fest, was besprochen wurde.
Sortiert wird über Kategorien in fünf Typen, Tags mit Massenzuweisung und eigene Felder in 13 Datentypen – von Text und Betrag bis Kontaktverknüpfung und Datei, jeweils mit Validierung und rollenbasierten Berechtigungen. Aus einem Filter wird auf Wunsch eine Liste, statisch oder dynamisch, und Pipelines zeigen Vertriebsphasen mit Umsatzerwartung. Spalten-Sets, gespeicherte Filter und ein Report Builder mit geplanten Auswertungen machen aus dem Bestand belastbare Zahlen.
Fachlich geht das CRM über Adressen hinaus: Faktura- und Steuerdaten samt Steuerfindung und E-Rechnungsprofil wandern in die Belege von Aufträgen & Rechnungen, Autorendaten mit VG Wort und VG Bild in die Honorarabrechnung, Projekte in die Herstellung, Notenvermietung in die Vermietung und der Schriftverkehr in die Korrespondenz. Presse- und Buchhandelsdaten – Vita, Medium, Rezensionsexemplar, BAG-Nr., Remissionsrecht, Vertreter – stehen am selben Kontakt.
Damit der Bestand sauber bleibt, prüft das Modul schon bei der Anlage auf Dubletten und führt Kontakte auf Wunsch zusammen – bei Abweichungen feldweise entschieden. Einwilligungen, Löschprüfung und Anonymisierung gehören zum Kontakt selbst, nicht zu einer Zusatzlösung; DSGVO-Auskunft und Nachweise sind damit eine Frage von Minuten.
Das CRM in der Anwendung.
Alle Kontakte in einer ListeVolltextsuche, Quick-Filter für Kategorie, Status, Land und PLZ, gespeicherte Filter und wählbare Spalten-Sets – aus einem Filter wird mit einem Klick eine Liste.
Ein Kontakt, alle SektionenStammdaten, Kommunikation, Bankverbindungen, Personen, Presse, Autoren, Buchhandel – die Seitennavigation zeigt nur, was zum Kontakttyp gehört. Offene Pflichtfelder stehen oben als Hinweis.
Notiert, was zwischen den Zeilen stehtBemerkungen mit Datum, Bearbeiter und Abteilung: Messetermine, Telefonate und Absprachen bleiben am Kontakt – und nicht in einem Postfach.
Per API importieren und exportieren.
Kontaktdaten sind der Ort, an dem externe Dienste den größten Unterschied machen: prüfen, anreichern und in die Marketing-Werkzeuge spiegeln. Das CRM ist deshalb an beiden Enden anschlussfähig.
Import – von externen Diensten
Daten, die von außen ins Modul fließen:
- USt-ID-Prüfung über VIES → Pflichtprüfung für EU-Geschäftskunden
- Kontakte per CSV oder Excel → mit Feld-Zuordnung, Validierung und Protokoll
- Geprüfte und normierte Adressen von Adressdiensten → weniger Retouren
- Newsletter-Engagement von Mailchimp oder Brevo → Segmente und Einwilligungen
Export – zu externen Diensten
Daten, die das Modul nach außen übergibt:
- Kontakte mit Werbe-Einwilligung an Mailchimp oder Brevo, inklusive Listenzuordnung
- Kontakt-, Aufgaben- und Listen-Ereignisse per Webhook an Zapier, Make oder eigene Systeme
- Aufgaben als Kalender-Abo für Google, Outlook und Apple (iCal/ICS)
- Kontaktstamm und Auswertungen als CSV, Excel oder PDF
Der Newsletter-Abgleich mit Mailchimp und Brevo, ausgehende Webhooks mit HMAC-Signatur, Kalender-Feeds für Aufgaben, die VIES-Prüfung und der Import aus CSV und Excel mit farbigem Protokoll gehören zum Modul. Weitere Dienste – etwa Adressvalidierung oder Wirtschaftsauskunft – lassen sich über die zentrale API ergänzen.
Mehr zu den Schnittstellen
Detailübersicht aus der Schnittstellen-Analyse: Quellen für den Import und mögliche Ziele für den Export.
Import – von externen Diensten
| Quelle (extern) | Was wird importiert | Nutzen im Modul |
|---|---|---|
| VIES (EU-USt-Prüfung) | Gültigkeit und Firmenname zur USt-IdNr. | Pflichtprüfung bei EU-Geschäftskunden |
| Adressvalidierung (Deutsche Post Direkt, Uniserv, Loqate) | Normierte und geprüfte Adressen, Autovervollständigung | Retouren und Dubletten vermeiden |
| Wirtschaftsauskunft (Creditreform, Handelsregister/Bundesanzeiger) | Firmendaten, Bonität, Handelsregister-Bestätigung | Kreditlimit setzen, Firmenstamm anreichern |
| Newsletter-Engagement (Mailchimp, Brevo) | Öffnungen, Klicks, Abmeldungen | Segmentierung und Rückfluss der Einwilligungen |
| Kontaktdateien (CSV, Excel, vCard) | Einzelkontakte und ganze Bestände | Import ohne Abtippen, mit Dublettenprüfung |
Export – zu externen Diensten
| Zweck / Auslöser | Externer Dienst (Beispiele) | Was wird exportiert | Format / Standard |
|---|---|---|---|
| Newsletter / Marketing | Mailchimp, Brevo; Rapidmail, CleverReach, HubSpot | Kontakte mit Werbe-Einwilligung, Listenzuordnung | Partner-API |
| Ereignisse an Drittsysteme | Frei konfigurierbare Webhooks (Zapier, Make, eigene Systeme) | Kontakt-, Aufgaben- und Listen-Ereignisse | HTTP + HMAC (JSON) |
| Termin- und Aufgaben-Abo | Google Kalender, Outlook, Apple Kalender | Aufgaben als Kalender-Feed | iCal/ICS (webcal) |
| Kontakt- und Report-Export | BI-Tools, Steuerberatung, Data-Warehouse | Kontaktstamm, aggregierte Kennzahlen-Reports | CSV, Excel, PDF |
| Adressübergabe an den Versand | Lettershop, Post- und Briefdienstleister | Serienadressen für Mailings | CSV |
Alle Funktionen des CRM.
Kontaktarten & Rollen
- Rollen Konzern, Firma, Ansprechpartner und Privatkunde
- Firma erhält automatisch eine Firmen-Nr., Ansprechpartner übernehmen sie
- Frei definierbare Kontakttypen mit Farbe, Icon und zugeordneten Erweiterungen
- Rollenwechsel mit Vorschau, Blocker-Prüfung und geführter Bestätigung
- Hierarchie ändern: Kontakt verschieben, Firmen-Nr. wechseln
Stammdaten & Adressen
- Anrede, Titel, Vor- und Nachname, Firma, Abteilung, Funktion
- Anschrift mit berechneter Briefanschrift, Druckvermerk, Bundesland und Land
- Adress-Autovervollständigung, PLZ/Ort-Hinweise und Adressvalidierung
- Firmenname gegen das Handelsregister abgleichen und amtlich übernehmen
- Mehrere Lieferadressen je Kontakt
- Geplante Änderungen mit Wirksamkeitsdatum
- Status, Kundengruppe, Kundenklasse und Sprache der Adresse
- Logo oder Foto je Kontakt, sonst Initialen-Avatar mit eigener Farbe
Kommunikation & Bankverbindungen
- Telefon, Mobil, Fax, E-Mail und Website, dazu beliebige weitere Einträge
- Bankverbindungen mit IBAN-Prüfung (Modulo 97) und BIC
- Korrespondenz-Historie und -Einstellungen, letzte Korrespondenz in der Übersicht
- E-Mail direkt aus dem Kontakt verfassen
- Personen und Ansprechpartner bei Firmen verwalten
Kategorien, Tags & eigene Felder
- Kategorien in fünf Typen mit Farbe, externer ID, Synonymen und Baum-Ansicht
- Tags mit Farbe, einzeln oder als Massenaktion aus der Liste
- Eigene Felder in 13 Datentypen – von Text und Betrag bis Kontaktverknüpfung und Datei
- Feldgruppen, Pflicht- und Sichtbarkeits-Kennzeichen, Validierungsregeln
- Rollenbasierte Feldberechtigungen für Ansehen und Bearbeiten
- Qualifizierungen und Aktionscodes je Kontakt
Aktivitäten, Aufgaben & Bemerkungen
- Aktivitäten-Timeline mit Notiz, Anruf, E-Mail, Meeting, Aufgabe und System-Einträgen
- Anhänge an Aktivitäten
- Aufgaben-Panel modulweit und je Kontakt
- Bemerkungen mit Datum, Bearbeiter und Abteilung, optional als Hinweis beim Öffnen
- Dokumente und Medien am Kontakt
Fachliche Erweiterungen
- Faktura: Versandweg, Zahlart, Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Währung, Faktura-Profil
- Steuer und Zoll: Steuernummer, USt-IdNr., EORI, GLN; Steuerfindung für Inland, EU und Drittland
- E-Rechnung am Kontakt: Profil (ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X), Leitweg- und Peppol-ID
- Sperren für Auftrag, Lieferung, Zahlung und Mahnung mit Begründung
- Autoren: Honorar-Zahlweg, Verwertungsgesellschaften, Steuertyp, Pseudonyme
- Presse: Vita, Medium, Auflage, Rezensions- und Freiexemplar-Kennzeichen
- Buchhandel: BAG-Nr., Skonto, Remissionsrecht, Verlagsvertreter und Provision
- Verknüpfte Aufträge und Rechnungen mit Umsatz, bezahlt und offen
Listen & Pipelines
- Statische Listen mit festen Mitgliedern oder dynamische Listen, die dem Filter folgen
- „Als Liste speichern“ aus Filter oder Auswahl, Hinzufügen zu bestehenden Listen
- Listen-Übersicht mit Filterleiste, Spaltenauswahl und Selektionskriterien
- Pipelines mit Phasen, Kartenfeldern, Spaltensummen und Umsatzerwartung
Suche, Filter & Auswertungen
- Globale Suche über Firma, Name, PLZ, Ort, Land, Kunden- und Firmen-Nr.
- Filter auf alle Stammdatenfelder, Kategorien, Tags und eigene Felder
- Quick-Filter und gespeicherte Filter je Nutzer
- Spalten-Pool und Spalten-Sets (kompakt, Werbeträger, komplett)
- Report Builder mit Gruppierung, Kennzahlen und Filtern; Reports speichern
- Geplante Reports täglich, wöchentlich oder monatlich an Empfänger
Datenqualität & DSGVO
- Dublettenprüfung bei Anlage und Bearbeitung mit Warnung und Bypass
- Kontakte zusammenführen mit feldweiser Auswahl des Gewinners
- Dublettenregeln je Mandant mit Schwellwerten, dazu ein Dubletten-Log
- Einwilligungen mit Kategorie, Rechtsgrundlage, Gültigkeit, Quelle und Dokument
- Widerruf von Einwilligungen mit Benutzer und Zeitpunkt
- Löschprüfung erkennt Belegbezüge, die einer Löschung entgegenstehen
- Anonymisierung und harte Löschung, ausschließlich für Administratoren
Import, Export & Verwaltung
- Import-Assistent: Datei analysieren, Felder zuordnen, validieren, ausführen, Ergebnis-Report
- Export über den zentralen Datenexport-Dialog
- Kontakttypen, Feld-Builder, Kategorien, Wertelisten und Tags verwalten
- Nummernkreise sowie Kreditor- und Debitor-Nummern je Mandant
- E-Mail-Konten über IMAP und SMTP mit Verbindungstest und Zuordnung
- Webhooks mit Ereignisauswahl, Auslieferungsprotokoll und Test-Ping
- Newsletter-Integrationen mit Anbieter, Schlüssel und Listenzuordnung
Besonders stark bei diesen Verlagstypen.
Den größten Unterschied machen die fachlichen Erweiterungen am Kontakt – Autoren und Presse, Firmenkunden mit Faktura, Abonnenten und Werbekunden, Mieter und Vertreter.
Verbunden mit dem Verlags-Ökosystem
ONIX 3.0 · VLB · Bookwire · Readbox · Umbreit · VVA · KNV · Amazon POD · WordPress · Magento
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