CRM

CRM steht für Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Bei uns ist das CRM die zentrale Adress- und Kontaktverwaltung der gesamten Anwendung. Es erleichtert die Betreuung, Organisation und Analyse aller Kontakte. Aufträge, Herstellung, Honorare, Vermietung und Korrespondenz greifen deshalb alle auf denselben Datensatz zu. Ändert sich eine Adresse, gilt das sofort überall, ohne dass sie jemand von Hand nachträgt.

Jeder Kontakt trägt eine von vier Rollen: Konzern, Firma, Ansprechpartner oder Privatkunde. Jede Firma bekommt automatisch eine eigene Firmen-Nr.; ihre Ansprechpartner werden darunter geführt und übernehmen die Adressdaten der Firma. Wechselt ein Kontakt später die Rolle, prüft das System vorher, ob das möglich ist, und zeigt eine Vorschau, bevor der Wechsel bestätigt wird. Was am Kontakt zu sehen ist, steuert der Kontakttyp. Er lässt sich frei definieren und bekommt dabei seine eigene Farbe, sein eigenes Icon und die passenden Erweiterungen.

Zu den Stammdaten gehören Anschrift mit berechneter Briefanschrift und Druckvermerk, mehrere Lieferadressen, Sprache, Status und Kundengruppe. Der Firmenname lässt sich gegen das Handelsregister abgleichen und in die amtliche Bezeichnung übernehmen. Geplante Änderungen an den Stammdaten greifen automatisch zum hinterlegten Datum. Kommunikationswege und Bankverbindungen mit IBAN-Prüfung stehen ebenfalls bereit. Bemerkungen und Aktivitäten halten fest, was besprochen wurde, und bleiben damit im Verlag erhalten, auch wenn die zuständige Person das Unternehmen verlässt.

Kontakte lassen sich über Kategorien in fünf Typen und Tags mit Massenzuweisung sortieren. Wer zusätzliche Informationen erfassen will, legt eigene Felder an: 13 Datentypen stehen zur Wahl, von Text und Betrag bis Kontaktverknüpfung und Datei. Jedes Feld lässt sich dabei validieren und mit rollenbasierten Berechtigungen versehen. Aus einem Filter wird auf Wunsch eine Liste, statisch oder dynamisch, und Pipelines zeigen die Vertriebsphasen mit ihrer Umsatzerwartung. Spalten-Sets, gespeicherte Filter und ein Report Builder mit geplanten Auswertungen machen aus dem Bestand belastbare Zahlen.

Fachlich geht das CRM über Adressen hinaus: Faktura- und Steuerdaten samt Steuerfindung und E-Rechnungsprofil wandern in die Belege von Aufträgen & Rechnungen. Autorendaten für die Verwertungsgesellschaften VG Wort und VG Bild fließen in die Honorarabrechnung. Projekte gehen in die Herstellung, Notenvermietung in die Vermietung und der Schriftverkehr in die Korrespondenz. Presse- und Buchhandelsdaten wie Vita, Medium, Rezensionsexemplar, BAG-Nr., Remissionsrecht und Vertreter stehen am selben Kontakt. So entsteht am einzelnen Kontakt ein vollständiges Bild der gesamten Geschäftsbeziehung.

Damit der Bestand sauber bleibt, prüft das Modul schon bei der Anlage auf Dubletten und führt Kontakte auf Wunsch zusammen. Bei Abweichungen wird für jedes Feld einzeln entschieden, welcher Wert erhalten bleibt. Einwilligungen, Löschprüfung und Anonymisierung gehören zum Kontakt selbst, nicht zu einer Zusatzlösung. DSGVO-Auskunft und Nachweise sind damit eine Frage von Minuten.