Alles für den Exemplarversand.
Vorgänge mit Lieferschein
Jeden Versand als Vorgang mit Empfänger, Positionen und Zweck erfassen und als Lieferschein-PDF ausgeben.
Klarer Status-Workflow
Entwurf → Freigegeben → Versendet, mit Adress-Snapshot beim Freigeben und danach schreibgeschützten Positionen.
Empfänger aus dem CRM
Kontaktsuche, Schnellanlage und Adressübernahme direkt aus dem Vorgang – oder ein manueller Empfänger als Fallback.
Zwecke & Textbausteine
Feste Verwendungszwecke plus wiederverwendbare Kopf- und Fußzeilen mit Standard-Vorbelegung je Zweck.
Der Versand vom Entwurf bis zum Beleg.
Das Modul Freiexemplare bildet den vollständigen Weg eines Exemplarversands ab – von der Erfassung eines Vorgangs über die Zusammenstellung der Titel bis zur Freigabe und der Markierung als versendet. Die Ansicht ist als Master-Detail aufgebaut: links die Vorgangsliste mit Filtern, rechts die Detailansicht des gewählten Vorgangs.
Jeder Vorgang durchläuft einen dreistufigen Status-Workflow (Entwurf → Freigegeben → Versendet). Beim Freigeben wird die Empfängeranschrift als Snapshot festgehalten, sodass spätere Änderungen am CRM-Kontakt einen bereits freigegebenen Beleg nicht mehr verändern. Positionen lassen sich nur im Entwurf bearbeiten.
Empfänger werden bevorzugt aus dem CRM übernommen – mit Kontaktsuche und Schnellanlage direkt aus dem Vorgang; alternativ genügt ein manueller Empfängername. Titel kommen per Titelsuche inklusive ISBN als Positionen hinzu und werden als Snapshot gespeichert.
Kopf- und Fußzeilen für den Lieferschein werden über wiederverwendbare Textbausteine gepflegt. Je Verwendungszweck lässt sich eine Standard-Kopf- und -Fußzeile hinterlegen, die neue Vorgänge automatisch vorbelegt; pro Vorgang kann stattdessen ein eigener Text verwendet werden.
Freiexemplare in der Anwendung.
Alle Vorgänge auf einen BlickDie Übersicht zeigt Status, Empfänger, Zweck und Lieferdatum jedes Versands – filterbar nach Status und Verwendungszweck.
Vorgang bearbeitenMaster-Detail-Ansicht: links die Liste, rechts der geöffnete Vorgang mit Lieferempfänger, Positionen sowie Kopf- und Fußzeile.
Textbausteine pflegenWiederverwendbare Kopf- und Fußzeilen, je Verwendungszweck mit einer Standard-Vorbelegung für neue Vorgänge.
Per API importieren und exportieren.
Jeder Verwendungszweck hat einen anderen externen Adressaten – vom Rezensionsportal über Paketdienste bis zur Nationalbibliothek. Über die zentrale open.junixx-API lässt sich Freiexemplare deshalb zweckgetrieben anbinden: Vorgänge nach außen exportieren und Rückmeldungen zurück importieren.
Import – von externen Diensten
Daten, die von außen ins Modul zurückfließen:
- Rezensions-Anforderer von Portalen wie NetGalley oder vorablesen.de → neue Vorgänge als Entwurf
- Tracking-Nummer & Zustellstatus von Paketdiensten (DHL, DPD, GLS)
- ISBN-Metadaten von VLB/MVB und DNB → Positionen automatisch füllen
- Eingangsbestätigungen von DNB und Bibliotheken → Nachweis der Pflichterfüllung
Export – zu externen Diensten
Daten, die das Modul nach außen übergibt:
- Versandaufträge an Verlagsauslieferungen (KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit) per EDIFACT
- Versandlabels über Paketdienst-APIs (DHL, DPD, GLS)
- DNB-Ablieferungslisten für Pflichtexemplare (ONIX)
- Wert der Freiexemplare an DATEV / Buchhaltung (unentgeltliche Wertabgabe)
Heute erzeugt das Modul Anschreiben und Lieferscheine als PDF und exportiert Vorgangsdaten per CSV; die externen Konnektoren lassen sich – zweckgetrieben je nach Empfänger – über die zentrale API ergänzen.
Mehr zu den Schnittstellen
Detailübersicht aus der Schnittstellen-Analyse: Quellen für den Import und mögliche Ziele für den Export – je nach Verwendungszweck.
Import – von externen Dienstleistern
| Quelle (extern) | Was wird importiert | Nutzen im Modul |
|---|---|---|
| Rezensionsplattformen (NetGalley, vorablesen.de, LovelyBooks/Lesejury, Blogger-Portale) | Anforderer eines Rezensionsexemplars (Name, Adresse, Titelwunsch) | Automatisch neue Vorgänge/Positionen als „Entwurf" anlegen |
| Medienbeobachtung/Clipping (Landau Media, PMG Presse-Monitor, Ausschnitt) | Erschienene Rezensionen/Clippings (Medium, Datum, Link) | Rückkopplung: Rezensionsexemplar → tatsächliche Rezension am Vorgang verknüpfen (ROI-Nachweis) |
| Paketdienste (DHL/DPD/GLS) | Tracking-Nummer + Zustellstatus | Status „versendet" → „zugestellt", Sendungsverfolgung am Vorgang |
| Verlagsauslieferung | Versand-/Bestandsbestätigung (DESADV) | Bestätigung der Auslieferung; Bestandsabgang |
| DNB / Bibliotheken | Eingangsbestätigung der Pflichtablieferung | Nachweis der Pflichterfüllung am Vorgang |
| Medien-/Journalisten-Datenbanken (Zimpel/Cision) | Presse-/Journalisten-Kontakte | Empfänger-Vorschläge/Verteiler pflegen |
| Metadaten-Dienste (VLB/MVB, DNB via SRU/OAI-PMH) | ISBN-Metadaten (Titel, Autor, Format) | Positionen per ISBN automatisch füllen/validieren |
| Adressvalidierung (Deutsche Post Direkt, Uniserv) | Geprüfte/normierte Adressen | Retouren durch Fehladressen vermeiden |
Export – zu externen Dienstleistern
| Zweck / Auslöser | Externer Dienstleister (Beispiele) | Was wird exportiert | Format / Standard |
|---|---|---|---|
| Physischer Versand (alle Zwecke) | Verlagsauslieferung/Barsortiment: KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit, GVA, Prolit, Sigloch | Kommissionier-/Versandauftrag: ISBN, Menge, Lieferadresse, Vorgangs-Nr. | EDIFACT ORDERS/DESADV, BWA, CSV |
| Direktversand (Rezensions-, Werbe-, Autorenexemplar) | Paketdienste: DHL, DPD, GLS, Deutsche Post | Empfängeradresse + Paketdaten → Versandlabel erzeugen | REST-API der Carrier, GS1 |
| Pflichtexemplar | Deutsche Nationalbibliothek (DNB) + zuständige Landes-/Regionalbibliotheken | Ablieferungsliste/-schein: Titel, ISBN, Erscheinungsdaten, Menge | DNB-Ablieferung, ONIX, ggf. MARC21 |
| Rezensionsexemplar (digital) | NetGalley, Edelweiss+ (Above the Treeline) | Titel-Metadaten + Freischaltung digitaler Leseexemplare, Verteilerlisten | ONIX for Books, CSV, Partner-API |
| Presseexemplar | Presseverteiler/PR: news aktuell/Zimpel, Cision | Presseverteiler-Liste (Empfänger, Titel, Sperrfrist) | CSV, Partner-API |
| Steuer/Buchhaltung (unentgeltliche Wertabgabe) | DATEV / Finanzbuchhaltung | Wert der Freiexemplare (Menge × Bewertungspreis) für USt & Kostenrechnung | DATEV-Format (CSV/EXTF) |
| Reporting/BI | Data-Warehouse, BI-Tools | Vorgangs-/Positionsdaten für Auswertungen | CSV, JSON, OData |
Alle Funktionen von Freiexemplare.
Vorgänge & Versand
- Vorgangsliste mit Nummer, Empfänger, Zweck, Lieferdatum und Positionsanzahl
- Volltextsuche über Vorgangsnummer und Empfänger
- Filter nach Zweck und Status, „Filter zurücksetzen"
- Automatischer Nummernkreis mit Präfix, Füll-Länge, Suffix & Vorschau
- Bearbeiten von Empfänger, Zweck, Lieferdatum, Notizen, Kopf-/Fußzeile
- Löschen nur im Status „Entwurf"
Status-Workflow
- Drei Status: Entwurf, Freigegeben, Versendet
- Definierte Übergänge ohne Rücksprünge
- Adress-Snapshot beim Übergang auf „Freigegeben"
- Positionen nur im Entwurf editierbar, danach schreibgeschützt
Empfänger
- Auswahl aus dem CRM per Kontaktsuche
- Schnellanlage eines Kontakts direkt aus dem Picker
- Manueller Empfängername als Fallback
- Anzeige der Empfängeradresse aus dem verknüpften Kontakt
Positionen
- Titel über Titelsuche hinzufügen (Titel und ISBN)
- Mengenerfassung je Position, Änderung im Entwurf
- Titel- und ISBN-Snapshot je Position
- Positionen entfernen, Reihenfolge über Sortierung
Verwendungszwecke
- Rezensions-, Autoren-, Pflicht-, Presse- und Werbeexemplar
- Messe-/Veranstaltungsexemplar, Internes Exemplar, Sonstiges
Lieferschein
- Lieferschein-PDF pro Vorgang (Öffnen im Browser)
- Verwendung der zugeordneten Kopf-/Fußzeile oder des Eigentexts
Textbausteine (Kopf- & Fußzeilen)
- Wiederverwendbare Bausteine vom Typ Kopf- oder Fußzeile
- Anlegen, Bearbeiten, Aktiv/Inaktiv, Löschen (gesperrt bei Nutzung)
- Filter nach Typ, gruppierte Listendarstellung
- Je Vorgang gespeicherter Baustein oder eigener Text
Zweck-Defaults
- Standard-Kopf- und -Fußzeile je Verwendungszweck
- Automatische Vorbelegung neuer Vorgänge anhand des Zwecks
- Sammelspeichern geänderter Defaults
Pflichtexemplare
- Ablieferungsstellen mit Name, Kürzel und geforderter Exemplarzahl
- Versendungen je Titel und Stelle mit Menge, Auflage und Notiz
- Status, Versanddatum und Belegdatei (Empfangsnachweis)
- Filter nach Status, Stelle und Titel
Kontingente & Einzelerfassung
- Direkte Freiexemplar-Erfassung je Titel/Empfänger mit Statistik
- Kontingentverwaltung je Kontakt und Titel (Soll/Verbrauch)
- Grundlage für „Freiexemplare laut Vertrag" im Vertragsmodul
Besonders stark bei diesen Verlagstypen.
Wo Rezensions-, Presse- und Pflichtexemplare zum Alltag gehören, spart das Modul die meiste Arbeit – überall dort, wo Buchprodukten ein Verteiler und eine Ablieferung folgen.
Verbunden mit dem Verlags-Ökosystem
ONIX 3.0 · VLB · Bookwire · Readbox · Umbreit · VVA · KNV · Amazon POD · WordPress · Magento
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