Alles für den Exemplarversand.
Vorgänge mit Lieferschein
Jeden Versand als Vorgang mit Empfänger, Positionen und Zweck erfassen und als Lieferschein-PDF ausgeben.
Klarer Status-Workflow
Entwurf → Freigegeben → Versendet, mit Adress-Snapshot beim Freigeben und danach schreibgeschützten Positionen.
Empfänger aus dem CRM
Kontaktsuche, Schnellanlage und Adressübernahme direkt aus dem Vorgang – oder ein manueller Empfänger als Fallback.
Zwecke & Textbausteine
Feste Verwendungszwecke plus wiederverwendbare Kopf- und Fußzeilen mit Standard-Vorbelegung je Zweck.
Der Versand vom Entwurf bis zum Beleg.
Das Modul Freiexemplare bildet den vollständigen Weg eines Exemplarversands ab, von der Erfassung eines Vorgangs über die Zusammenstellung der Titel bis zur Freigabe und der Markierung als versendet. Die Ansicht ist als Master-Detail aufgebaut: links die Vorgangsliste mit Filtern, rechts die Detailansicht des gewählten Vorgangs.
Jeder Vorgang durchläuft einen dreistufigen Status-Workflow (Entwurf → Freigegeben → Versendet). Beim Freigeben wird die Empfängeranschrift als Snapshot festgehalten, sodass spätere Änderungen am CRM-Kontakt einen bereits freigegebenen Beleg nicht mehr verändern. Positionen lassen sich nur im Entwurf bearbeiten.
Empfänger werden bevorzugt aus dem CRM übernommen, mit Kontaktsuche und Schnellanlage direkt aus dem Vorgang; alternativ genügt ein manueller Empfängername. Titel kommen per Titelsuche inklusive ISBN als Positionen hinzu und werden als Snapshot gespeichert.
Kopf- und Fußzeilen für den Lieferschein werden über wiederverwendbare Textbausteine gepflegt. Je Verwendungszweck lässt sich eine Standard-Kopf- und -Fußzeile hinterlegen, die neue Vorgänge automatisch vorbelegt; pro Vorgang kann stattdessen ein eigener Text verwendet werden.
Freiexemplare in der Anwendung.
Alle Vorgänge auf einen BlickDie Übersicht zeigt Status, Empfänger, Zweck und Lieferdatum jedes Versands – filterbar nach Status und Verwendungszweck.
Vorgang bearbeitenMaster-Detail-Ansicht: links die Liste, rechts der geöffnete Vorgang mit Lieferempfänger, Positionen sowie Kopf- und Fußzeile.
Textbausteine pflegenWiederverwendbare Kopf- und Fußzeilen, je Verwendungszweck mit einer Standard-Vorbelegung für neue Vorgänge.
Sehen Sie open.junixx bei der Arbeit. Wir zeigen Ihnen am Bildschirm, wie die Software zu den Abläufen Ihres Verlags passt – unverbindlich und mit Zeit für Ihre Fragen.
Demo vereinbarenPer API importieren und exportieren.
Jeder Verwendungszweck hat einen anderen externen Adressaten – vom Rezensionsportal über Paketdienste bis zur Nationalbibliothek. Über die zentrale open.junixx-API lässt sich Freiexemplare deshalb zweckgetrieben anbinden: Vorgänge nach außen exportieren und Rückmeldungen zurück importieren.
Import – von externen Diensten
Daten, die von außen ins Modul zurückfließen:
- Rezensions-Anforderer von Portalen wie NetGalley oder vorablesen.de → neue Vorgänge als Entwurf
- Tracking-Nummer & Zustellstatus von Paketdiensten (DHL, DPD, GLS)
- ISBN-Metadaten von VLB/MVB und DNB → Positionen automatisch füllen
- Eingangsbestätigungen von DNB und Bibliotheken → Nachweis der Pflichterfüllung
Export – zu externen Diensten
Daten, die das Modul nach außen übergibt:
- Versandaufträge an Verlagsauslieferungen (KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit) per EDIFACT
- Versandlabels über Paketdienst-APIs (DHL, DPD, GLS)
- DNB-Ablieferungslisten für Pflichtexemplare (ONIX)
- Wert der Freiexemplare an DATEV / Buchhaltung (unentgeltliche Wertabgabe)
Heute erzeugt das Modul Anschreiben und Lieferscheine als PDF und exportiert Vorgangsdaten per CSV; die externen Konnektoren lassen sich – zweckgetrieben je nach Empfänger – über die zentrale API ergänzen.
Mehr zu den Schnittstellen
Detailübersicht aus der Schnittstellen-Analyse: Quellen für den Import und mögliche Ziele für den Export – je nach Verwendungszweck.
Import – von externen Dienstleistern
| Quelle (extern) | Was wird importiert | Nutzen im Modul |
|---|---|---|
| Rezensionsplattformen (NetGalley, vorablesen.de, LovelyBooks/Lesejury, Blogger-Portale) | Anforderer eines Rezensionsexemplars (Name, Adresse, Titelwunsch) | Automatisch neue Vorgänge/Positionen als „Entwurf" anlegen |
| Medienbeobachtung/Clipping (Landau Media, PMG Presse-Monitor, Ausschnitt) | Erschienene Rezensionen/Clippings (Medium, Datum, Link) | Rückkopplung: Rezensionsexemplar → tatsächliche Rezension am Vorgang verknüpfen (ROI-Nachweis) |
| Paketdienste (DHL/DPD/GLS) | Tracking-Nummer + Zustellstatus | Status „versendet" → „zugestellt", Sendungsverfolgung am Vorgang |
| Verlagsauslieferung | Versand-/Bestandsbestätigung (DESADV) | Bestätigung der Auslieferung; Bestandsabgang |
| DNB / Bibliotheken | Eingangsbestätigung der Pflichtablieferung | Nachweis der Pflichterfüllung am Vorgang |
| Medien-/Journalisten-Datenbanken (Zimpel/Cision) | Presse-/Journalisten-Kontakte | Empfänger-Vorschläge/Verteiler pflegen |
| Metadaten-Dienste (VLB/MVB, DNB via SRU/OAI-PMH) | ISBN-Metadaten (Titel, Autor, Format) | Positionen per ISBN automatisch füllen/validieren |
| Adressvalidierung (Deutsche Post Direkt, Uniserv) | Geprüfte/normierte Adressen | Retouren durch Fehladressen vermeiden |
Export – zu externen Dienstleistern
| Zweck / Auslöser | Externer Dienstleister (Beispiele) | Was wird exportiert | Format / Standard |
|---|---|---|---|
| Physischer Versand (alle Zwecke) | Verlagsauslieferung/Barsortiment: KNV Zeitfracht, Libri, Umbreit, GVA, Prolit, Sigloch | Kommissionier-/Versandauftrag: ISBN, Menge, Lieferadresse, Vorgangs-Nr. | EDIFACT ORDERS/DESADV, BWA, CSV |
| Direktversand (Rezensions-, Werbe-, Autorenexemplar) | Paketdienste: DHL, DPD, GLS, Deutsche Post | Empfängeradresse + Paketdaten → Versandlabel erzeugen | REST-API der Carrier, GS1 |
| Pflichtexemplar | Deutsche Nationalbibliothek (DNB) + zuständige Landes-/Regionalbibliotheken | Ablieferungsliste/-schein: Titel, ISBN, Erscheinungsdaten, Menge | DNB-Ablieferung, ONIX, ggf. MARC21 |
| Rezensionsexemplar (digital) | NetGalley, Edelweiss+ (Above the Treeline) | Titel-Metadaten + Freischaltung digitaler Leseexemplare, Verteilerlisten | ONIX for Books, CSV, Partner-API |
| Presseexemplar | Presseverteiler/PR: news aktuell/Zimpel, Cision | Presseverteiler-Liste (Empfänger, Titel, Sperrfrist) | CSV, Partner-API |
| Steuer/Buchhaltung (unentgeltliche Wertabgabe) | DATEV / Finanzbuchhaltung | Wert der Freiexemplare (Menge × Bewertungspreis) für USt & Kostenrechnung | DATEV-Format (CSV/EXTF) |
| Reporting/BI | Data-Warehouse, BI-Tools | Vorgangs-/Positionsdaten für Auswertungen | CSV, JSON, OData |
Alle Funktionen von Freiexemplare.
Die vollständige Liste finden Sie in unserer Broschüre
Oben sehen Sie einen Ausschnitt. Alle Funktionen dieses Moduls – und die aller anderen – haben wir in der open.junixx-Broschüre zusammengestellt. Wir schicken sie Ihnen gern zu, gedruckt oder als PDF. Und wenn Sie lieber zusehen als lesen: Wir zeigen Ihnen open.junixx auch live am Bildschirm.
Broschüre erhaltenBesonders stark bei diesen Verlagstypen.
Wo Rezensions-, Presse- und Pflichtexemplare zum Alltag gehören, spart das Modul die meiste Arbeit – überall dort, wo Buchprodukten ein Verteiler und eine Ablieferung folgen.
Verbunden mit dem Verlags-Ökosystem
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