Contratos & derechos de autor

Un contrato fija quién tiene qué derechos sobre qué obra y qué se paga por ello. El módulo gestiona contratos de compra y de venta con duración, condiciones y alcance de derechos, los vincula con los socios del CRM y con la obra y el maestro de títulos, y sobre ello liquida los derechos.

La lista de contratos muestra el número total, los contratos activos y los que vencen pronto, y colorea lo que termina en 90 o 30 días. El contrato en sí está organizado en pestañas: datos maestros, socios, derechos, títulos, documentos, fechas, derechos de autor, ingresos por licencias, liquidación y asientos. A la derecha corre el workflow, que va preguntando por las etapas desde la firma hasta la entrega del manuscrito.

Los titulares se añaden con rol y cuota de derechos (autor, coautor, editor literario, traductor, ilustrador, agencia), además de los ejemplares justificativos por tirada, que reaparecen como cantidad pactada contractualmente en los ejemplares gratuitos. Los derechos enumeran derechos principales y accesorios con territorio, idiomas, exclusividad y compensabilidad; una plantilla por clase de contrato los precarga. La asignación de títulos dice desde cuándo y hasta cuándo se liquida y con qué ventas iniciales, y permite cuotas exactas por título que prevalecen sobre la cuota de todo el contrato.

Las líneas de derechos llevan el modelo: derechos por ventas con escalas de ejemplar a ejemplar, como porcentaje o como importe por ejemplar; anticipo con vencimiento y un semáforo que indica si el anticipo está pagado, pagado en parte o vencido; importe fijo y cuota de contrato de obra con evento desencadenante. Cada línea trae consigo su cuenta contable.

La liquidación se hace por periodo: generar la vista previa, asumir, revisar, contabilizar. El número del documento surge al revisar, el documento como HTML y PDF. La cuenta de autor muestra saldo inicial, derecho bruto y saldo final; una anulación genera el asiento contrario, ya sea como reclamación o como compensación en el periodo siguiente. Y quien no quiera ir contrato por contrato inicia un ciclo de liquidación.

Alrededor de los contratos están los procesos de explotación: ingresos por licencias de repartos y de editoriales ajenas, también como importación masiva que asigna por sí misma las líneas a los contratos y las obras, registros en entidades de gestión colectiva con su respuesta, el registro de la obra como CWR o IWA-XML y los contadores y notificaciones a VG Wort. Los ingresos se reflejan en el análisis; los anticipos pagados y sus borradores están en las facturas de proveedores.

Un camino propio son las solicitudes de reproducción. Si un tercero quiere reproducir un texto, de ello surge un expediente con flujo de estados. Una tarifa por caracteres pone precio a la solicitud, la factura surge mediante Pedidos & facturas, y el ingreso entra en el mismo reparto a los contratantes que cualquier otro ingreso por licencias. No existe un segundo sistema de liquidación al lado. Un ejemplar justificativo se puede solicitar directamente desde la solicitud, y el análisis por contrato separa los ingresos ya contabilizados de los aprobados pero todavía abiertos.

Y los propios documentos vienen de plantillas de documento. Por cada clase de contrato está registrado qué plantilla vale, fijada en el editor de formularios o cargada como archivo redactado en Word, que el sistema rellena con los datos del contrato y convierte a PDF. Antes de crearlo, una vista previa muestra cómo quedará el documento y avisa de qué marcadores quedarían vacíos. Los documentos generados quedan después ligados al contrato, con plantilla, versión, idioma, autor y momento. Qué nombres de campo hay que usar en Word está en una referencia consultable, que también se puede imprimir.