Contrats & droits d’auteur

Un contrat fixe qui détient quels droits sur quelle œuvre et ce qui est payé en échange. Le module gère les contrats d’acquisition et de cession avec leur durée, leurs conditions et l’étendue des droits, les relie aux partenaires du CRM ainsi qu’à l’œuvre et au référentiel titres, et calcule là-dessus les droits d’auteur.

La liste des contrats montre le nombre total, les contrats actifs et ceux qui expirent bientôt, et colore ce qui se termine dans 90 ou 30 jours. Le contrat lui-même est organisé en onglets : données de base, partenaires, droits, titres, documents, échéances, droits d’auteur, revenus de licence, décompte et écritures. À droite, le workflow défile et interroge les étapes de la signature jusqu’à la remise du manuscrit.

Les ayants droit s’ajoutent avec un rôle et une part de droits (auteur, coauteur, directeur d’ouvrage, traducteur, illustrateur, agence), ainsi que les exemplaires justificatifs par tirage, qui réapparaissent comme quantité contractuellement convenue dans les exemplaires gracieux. Les droits énumèrent les droits principaux et secondaires avec territoire, langues, exclusivité et imputabilité ; un modèle par type de contrat les pré-remplit. L’affectation des titres indique à partir de quand et jusqu’à quand le décompte a lieu et avec quelles ventes de départ, et permet des parts propres à chaque titre qui l’emportent sur la part valable pour tout le contrat.

Les lignes de droits portent le modèle : droits proportionnels aux ventes avec des barèmes d’exemplaire à exemplaire, en pourcentage ou à l’exemplaire ; l’à-valoir avec son échéance et un feu tricolore indiquant s’il est payé, partiellement payé ou en retard ; le forfait et la tranche du contrat d’ouvrage avec son déclencheur. Chaque ligne apporte son compte comptable.

Le décompte se fait par période : créer l’aperçu, reprendre, contrôler, comptabiliser. Le numéro de document naît au contrôle, le document en HTML et en PDF. Le compte de l’auteur montre le solde initial, le droit brut et le solde final ; une annulation crée l’écriture inverse, soit comme restitution, soit comme imputation sur la période suivante. Et qui ne veut pas parcourir contrat par contrat lance un passage de décompte.

Autour des contrats se trouvent les processus d’exploitation : les revenus de licence issus des répartitions et d’autres maisons d’édition, y compris en import de masse qui affecte lui-même les lignes aux contrats et aux œuvres, les enregistrements auprès des sociétés de gestion collective avec leur retour, la déclaration d’œuvre en CWR ou IWA-XML et les marqueurs de comptage et déclarations à VG Wort. Les revenus se retrouvent dans les analyses ; les à-valoir payés et leurs brouillons se trouvent dans les factures fournisseurs.

Une voie à part sont les demandes de reproduction. Si un tiers veut reproduire un texte, il en naît un dossier avec son flux de statuts. Un tarif au caractère en fixe le prix, la facture naît via Commandes & factures, et le produit entre dans la même répartition aux cocontractants que tout autre revenu de licence. Il n’y a pas de second système de décompte à côté. Un exemplaire justificatif peut être demandé directement depuis la demande, et l’analyse par contrat sépare les produits déjà comptabilisés de ceux qui sont autorisés mais encore ouverts.

Et les papiers eux-mêmes viennent de modèles de documents. Pour chaque type de contrat, il est établi quel modèle s’applique, soit défini dans l’éditeur de formulaires, soit téléversé comme fichier rédigé dans Word, que le système remplit avec les données du contrat et convertit en PDF. Avant la création, un aperçu montre à quoi ressemble le document et avertit des variables qui resteraient vides. Les documents produits sont ensuite rattachés au contrat, avec le modèle, la version, la langue, l’auteur de la création et le moment. Quels noms de champs employer dans Word figure dans une référence consultable, qui peut aussi être imprimée.