Contracten & royalties

Een contract legt vast wie welke rechten op welk werk heeft en wat daarvoor wordt betaald. De module beheert inkoop- en verkoopcontracten met looptijd, voorwaarden en omvang van de rechten, koppelt ze aan de partners uit het CRM en aan werk en titelgegevens en rekent daarop de royalty's af.

De contractenlijst toont het totaal, de actieve en de binnenkort aflopende contracten en kleurt wat over 90 of 30 dagen eindigt. Het contract zelf is in tabbladen verdeeld: stamgegevens, partners, rechten, titels, documenten, data, royalty's, licentie-inkomsten, afrekening en boekingen. Rechts loopt de workflow mee, die de stations van de ondertekening tot de inlevering van het manuscript afvraagt.

Betrokkenen komen erbij met rol en royaltyaandeel (auteur, coauteur, redacteur, vertaler, illustrator, bureau), plus de bewijsexemplaren per oplage, die als contractueel afgesproken aantal weer opduiken bij presentexemplaren. De rechten sommen hoofd- en nevenrechten op met territorium, talen, exclusiviteit en verrekenbaarheid; een sjabloon per soort contract vult ze voor. De titeltoewijzing zegt vanaf wanneer en tot wanneer wordt afgerekend en met welke beginafzet, en staat aandelen per titel toe die het aandeel voor het hele contract overrulen.

De royaltyregels dragen het model: royalty naar afzet met staffels van exemplaar tot exemplaar, als percentage of als bedrag per stuk; een voorschot met vervaldag en een stoplicht of het voorschot is betaald, deels betaald of te laat; een vaste vergoeding en een termijn uit een overeenkomst van opdracht met een aanleiding. Elke regel brengt haar eigen boekingsrekening mee.

Er wordt per periode afgerekend: voorbeeld maken, overnemen, controleren, boeken. Het documentnummer ontstaat bij het controleren, het document als HTML en pdf. De auteursrekening toont het beginsaldo, de aanspraak bruto en het eindsaldo; een annulering maakt de tegenboeking, hetzij als terugvordering, hetzij als verrekening in de volgende periode. En wie niet contract voor contract wil doorlopen, start een afrekenrun.

Rond de contracten liggen de exploitatieprocessen: licentie-inkomsten uit uitkeringen en van andere uitgeverijen, ook als massa-import die de regels zelf aan de contracten en werken toewijst, registraties bij collectieve beheersorganisaties inclusief terugmelding, de werkaanmelding als CWR of IWA-XML en de telmarkeringen en meldingen aan VG Wort. De inkomsten spiegelen zich in de rapportage; betaalde voorschotten en hun concepten liggen bij de inkoopfacturen.

Een eigen weg zijn overnameverzoeken. Wil een derde een tekst overnemen, dan wordt daaruit een dossier met statusverloop. Een tekentarief bepaalt de prijs van het verzoek, de factuur ontstaat via Orders & facturen, en de opbrengst loopt in dezelfde uitkering aan de contractpartners als elke andere licentie-inkomst. Een tweede afrekensysteem is er daarnaast niet. Een bewijsexemplaar kan direct uit het verzoek worden aangevraagd, en de analyse per contract scheidt al geboekte opbrengsten van goedgekeurde maar nog openstaande.

En de papieren zelf komen uit documentsjablonen. Per soort contract is vastgelegd welk sjabloon geldt, hetzij ingesteld in de formuliereditor, hetzij als in Word geredigeerd bestand geüpload dat het systeem met de contractgegevens vult en naar pdf omzet. Voor het aanleggen laat een voorbeeld zien hoe het document eruitziet, met een waarschuwing welke plaatshouders leeg zouden blijven. De gemaakte documenten hangen daarna bij het contract, met sjabloon, versie, taal, maker en tijdstip. Welke veldnamen in Word moeten worden gebruikt, staat in een doorzoekbare naslag die ook af te drukken is.