Συμβάσεις & πνευματικά δικαιώματα

Μια σύμβαση κρατά ποιος έχει ποια δικαιώματα σε ποιο έργο και τι πληρώνεται γι’ αυτά. Η ενότητα τηρεί συμβάσεις αγοράς και πώλησης με διάρκεια, όρους και εύρος δικαιωμάτων, τις συνδέει με τους συμβαλλομένους από το CRM καθώς και με το έργο και το μητρώο τίτλων και εκκαθαρίζει πάνω σε αυτές τα πνευματικά δικαιώματα.

Η λίστα συμβάσεων δείχνει τον συνολικό αριθμό, τις ενεργές και τις συμβάσεις που λήγουν σύντομα και χρωματίζει ό,τι τελειώνει σε 90 ή 30 ημέρες. Η ίδια η σύμβαση είναι οργανωμένη σε καρτέλες: βασικά δεδομένα, συμβαλλόμενοι, δικαιώματα, τίτλοι, έγγραφα, ημερομηνίες, πνευματικά δικαιώματα, έσοδα από άδειες, εκκαθάριση και λογιστικές εγγραφές. Δεξιά τρέχει μαζί η ροή εργασίας, που ρωτά τους σταθμούς από την υπογραφή έως την παράδοση του χειρογράφου.

Οι συντελεστές προστίθενται με ρόλο και μερίδιο πνευματικών δικαιωμάτων (συγγραφέας, συν-συγγραφέας, εκδότης έκδοσης, μεταφραστής, εικονογράφος, πρακτορείο), και επιπλέον τα αντίτυπα τεκμηρίωσης ανά έκδοση, που εμφανίζονται ξανά ως συμβατικά συμφωνημένη ποσότητα στα δωρεάν αντίτυπα. Τα δικαιώματα απαριθμούν κύρια και παρεπόμενα δικαιώματα με επικράτεια, γλώσσες, αποκλειστικότητα και δυνατότητα συμψηφισμού· ένα πρότυπο ανά είδος σύμβασης τα προσυμπληρώνει. Η αντιστοίχιση τίτλων λέει από πότε και έως πότε γίνεται η εκκαθάριση και με ποιο αρχικό ύψος πωλήσεων, και επιτρέπει μερίδια ανά συγκεκριμένο τίτλο, που υπερισχύουν του μεριδίου όλης της σύμβασης.

Οι γραμμές των πνευματικών δικαιωμάτων φέρουν το μοντέλο, πνευματικά δικαιώματα επί των πωλήσεων με κλίμακες από αντίτυπο σε αντίτυπο, ως ποσοστό ή ως ποσό ανά τεμάχιο· προκαταβολή με ημερομηνία λήξης και ένα φανάρι για το αν η προκαταβολή πληρώθηκε, πληρώθηκε εν μέρει ή είναι εκπρόθεσμη· εφάπαξ ποσό και δόση σύμβασης έργου με έναυσμα. Κάθε γραμμή φέρνει μαζί της τον λογιστικό λογαριασμό της.

Η εκκαθάριση γίνεται ανά περίοδο: δημιουργία προεπισκόπησης, παραλαβή, έλεγχος, λογιστική εγγραφή. Ο αριθμός του παραστατικού γεννιέται κατά τον έλεγχο, το παραστατικό ως HTML και PDF. Ο λογαριασμός του συγγραφέα δείχνει αρχικό υπόλοιπο, ακαθάριστη αξίωση και τελικό υπόλοιπο· μια ακύρωση δημιουργεί την αντίστροφη εγγραφή, είτε ως απαίτηση επιστροφής είτε ως συμψηφισμό στην επόμενη περίοδο. Και όποιος δεν θέλει να περάσει σύμβαση προς σύμβαση, ξεκινά έναν κύκλο εκκαθάρισης.

Γύρω από τις συμβάσεις βρίσκονται οι διαδικασίες εκμετάλλευσης: έσοδα από άδειες από διανομές και από ξένους εκδότες, επίσης ως μαζική εισαγωγή, που αντιστοιχίζει μόνη της τις γραμμές στις συμβάσεις και στα έργα, καταχωρίσεις σε οργανισμούς συλλογικής διαχείρισης μαζί με την απάντησή τους, η δήλωση έργου ως CWR ή IWA-XML και οι μετρητές και οι δηλώσεις προς τη VG Wort. Τα έσοδα αντικατοπτρίζονται στις αναλύσεις· οι καταβεβλημένες προκαταβολές και τα σχέδιά τους βρίσκονται στα τιμολόγια προμηθευτών.

Έναν δικό τους δρόμο αποτελούν τα αιτήματα ανατύπωσης. Αν ένας τρίτος θέλει να ανατυπώσει ένα κείμενο, από αυτό γεννιέται μια υπόθεση με ροή καταστάσεων. Ένα τιμολόγιο ανά χαρακτήρα τιμολογεί το αίτημα, το τιμολόγιο γεννιέται μέσω των παραγγελιών & τιμολογίων, και το έσοδο τρέχει στην ίδια διανομή προς τους συμβαλλομένους όπως κάθε άλλο έσοδο από άδειες. Ένα δεύτερο σύστημα εκκαθάρισης δεν υπάρχει δίπλα σε αυτό. Ένα αντίτυπο τεκμηρίωσης μπορεί να ζητηθεί απευθείας από το αίτημα, και η ανάλυση ανά σύμβαση χωρίζει τα έσοδα που έχουν ήδη καταχωριστεί λογιστικά από αυτά που έχουν εγκριθεί αλλά είναι ακόμη ανοιχτά.

Και τα ίδια τα χαρτιά προέρχονται από πρότυπα εγγράφων. Ανά είδος σύμβασης είναι καταχωρισμένο ποιο πρότυπο ισχύει, είτε ορισμένο στον επεξεργαστή φορμών είτε ανεβασμένο ως αρχείο επιμελημένο στο Word, το οποίο το σύστημα συμπληρώνει με τα δεδομένα της σύμβασης και μετατρέπει σε PDF. Πριν από τη δημιουργία μια προεπισκόπηση δείχνει πώς φαίνεται το παραστατικό και προειδοποιεί ποια σύμβολα θέσης θα έμεναν κενά. Τα έγγραφα που δημιουργούνται κρέμονται έπειτα από τη σύμβαση, με πρότυπο, έκδοση, γλώσσα, δημιουργό και χρονική στιγμή. Ποια ονόματα πεδίων πρέπει να μπουν στο Word, στέκει σε μια αναζητήσιμη αναφορά, που μπορεί και να τυπωθεί.