Aufträge & Rechnungen

Der Auftrag ist der finanzielle Knotenpunkt des Verlags: Hier entsteht die Forderung, hier wird geliefert, hier wird bezahlt. Das Modul führt Angebote und Aufträge vom Entwurf über Freigabe, Lieferung und Faktura bis zu Zahlung und Mahnung – mit Kunden-, Adress- und Steuerdaten aus dem CRM und Titel-, Preis- und Bestandsdaten aus dem Titelstamm.

Die Auftragsliste sagt zuerst, was zu tun ist: heute, Entwürfe, Teillieferungen, Monat, Jahr – und daneben offene Lieferungen, offene Fakturen und offene Beträge. Von dort geht es in den Auftrag, dessen drei Phasen als Prozess-Tracker mitlaufen; Statuswechsel prüft das System auf Zulässigkeit, und mehrere Aufträge wechseln ihren Status auch gemeinsam.

Eine Position weiß, woher sie kommt: aus dem Verkauf, aus der Vermietung, von einer Veranstaltung, aus einem Abo, einer Anzeige oder als Beitrag aus der Herstellung. Je Quelle erscheinen eigene Register – Mietzeitraum und Aufführungen, Termin und Teilnehmer, Lieferrhythmus und Kündigungsfrist, Format und Erscheinungszeitraum. Positionen kommen auch aus Excel oder CSV: Der Assistent löst über ISBN, EAN oder Artikelnummer auf und fragt bei Mehrdeutigkeit nach.

Preise und Rabatte ermittelt die Preisfindung selbst und legt offen, woher der Rabatt kommt; manuell überschreiben ist möglich, bleibt aber sichtbar. Lagergeführte Titel werden reserviert – deckt der Bestand nicht, entstehen Rückstände mit eigener Ereignis-Historie, und die Teillieferung wählt zwischen Folgeauftrag, Splitten und Zurückhalten. Bestände und Bewegungen kommen aus dem Lager.

Fakturiert wird mit Vorschau, Freigabe und Prüfung der Buchungsperiode; Gutschriften gehen ganz oder positionsweise. Die E-Rechnung entsteht als XRechnung oder ZUGFeRD, als XML oder als Hybrid-PDF, mit Precheck und Validierung. Die Belege – Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung – kommen aus dem Layout des Mandanten und gehen als Entwurf in die Korrespondenz oder direkt per E-Mail hinaus.

Ob bezahlt wurde, steht in den offenen Posten: überfällige Rechnungen mit Summen, Zahlung erfassen und Mahnung drucken in einem Schritt, Mahnstufen von der Erinnerung bis zur vierten Mahnung. Die Zahlungsübersicht filtert nach Zahlungsart und summiert; die Umsatzansicht rechnet nach Monat, Titel und Kunde – als CSV, als Rechnungsjournal oder als DATEV-Buchungsstapel für die Buchhaltung.