Aufträge & Rechnungen

Der Auftrag ist der finanzielle Knotenpunkt des Verlags: Hier entsteht die Forderung, hier wird geliefert, hier wird bezahlt. Das Modul führt Angebote und Aufträge vom Entwurf über Freigabe, Lieferung und Faktura bis zu Zahlung und Mahnung, mit Kunden-, Adress- und Steuerdaten aus dem CRM und Titel-, Preis- und Bestandsdaten aus dem Titelstamm.

Die Auftragsliste zeigt zuerst, was zu tun ist. Über der Tabelle stehen Kennzahlen in zwei Gruppen, nämlich Stückzahlen für heutige Aufträge, Entwürfe und Teillieferungen sowie Umsätze für Monat, 30 Tage und Jahr; daneben erscheinen offene Lieferungen, offene Fakturen und die Zahl der fakturierten Aufträge auf einen Blick. Von dort geht es in den Auftrag, dessen drei Phasen als Prozess-Tracker mitlaufen; Statuswechsel prüft das System auf Zulässigkeit, und mehrere Aufträge wechseln ihren Status auch gemeinsam.

Eine Position weiß, woher sie kommt: aus dem Verkauf, aus der Vermietung, von einer Veranstaltung, aus einem Abo, einer Anzeige oder als Beitrag aus der Herstellung. Je Quelle erscheinen dabei eigene Register, etwa Mietzeitraum und Aufführungen, Termin und TeilnehmerInnen, Lieferrhythmus und Kündigungsfrist oder Format und Erscheinungszeitraum. Positionen kommen auch aus Excel oder CSV. Der Assistent löst sie dabei über ISBN, EAN oder Artikelnummer auf und fragt bei Mehrdeutigkeit nach.

Preise und Rabatte ermittelt die Preisfindung selbst und legt offen, woher der Rabatt kommt; manuell überschreiben ist möglich, bleibt aber sichtbar. Lagergeführte Titel werden reserviert. Deckt der Bestand nicht, entstehen Rückstände mit eigener Ereignis-Historie, und die Teillieferung wählt zwischen Folgeauftrag, Splitten und Zurückhalten. Bestände und Bewegungen kommen aus dem Lager.

Der Steuersatz ist dabei ein Ergebnis, keine Eingabe: Er folgt aus dem Steuerfall (Inland, EU mit und ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausfuhr, Bestimmungsland beim One-Stop-Shop) und steht schon im Angebot als Vorschau, nicht erst auf der Rechnung. Bewusst abweichen bleibt möglich, wird aber als Abweichung ausgewiesen statt still übernommen; die Steuersumme fasst nach Satz zusammen, nicht nach Schlüssel.

Ein Paket aus dem Titelstamm wird als eine Position erfasst und löst sich in seine Bestandteile auf. Einzelne Teile lassen sich beim Erfassen abwählen, und jeder Paketbestandteil trägt eigenen Preis, eigene Steuer und eigene Reservierung. Der Auftrag bindet dabei die Paketfassung, mit der er entstanden ist. Wird die Stückliste später geändert, entsteht eine neue Version, und der bestehende Auftrag bleibt, wie er war.

Fakturiert wird mit Vorschau, Freigabe und Prüfung der Buchungsperiode; Gutschriften gehen ganz oder positionsweise. Die E-Rechnung entsteht als XRechnung oder ZUGFeRD, als XML oder als Hybrid-PDF, mit Precheck und Validierung. Die Belege (Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung) kommen aus dem Layout des Mandanten und gehen als Entwurf in die Korrespondenz oder direkt per E-Mail hinaus.

Ob bezahlt wurde, steht in den offenen Posten. Dort erscheinen überfällige Rechnungen mit Summen, Zahlung und Mahnung lassen sich in einem Schritt erfassen beziehungsweise drucken, mit Mahnstufen von der Erinnerung bis zur vierten Mahnung. Die Zahlungsübersicht filtert nach Zahlungsart und summiert; die Umsatzansicht rechnet nach Monat, Titel und Kunde, als CSV, als Rechnungsjournal oder als DATEV-Buchungsstapel für die Buchhaltung.