Αλληλογραφία

Η αλληλογραφία συγκεντρώνει τη γραπτή επικοινωνία μιας οντότητας. Οι επιστολές, τα email και τα φαξ γεννιούνται ως σχέδιο, διαμορφώνονται στον επεξεργαστή και έπειτα αποστέλλονται, αρχειοθετούνται ως PDF ή τυπώνονται. Τα εισερχόμενα email καταλήγουν σε ξεχωριστό φάκελο εισερχομένων. Κάθε υπόθεση διανύει τον ίδιο δρόμο καταστάσεων: σχέδιο, ουρά, στάλθηκε, παραδόθηκε ή σφάλμα, στο τέλος αρχειοθετήθηκε.

Οι παραλήπτες προέρχονται από το CRM. Ο αριθμός πελάτη, η εταιρεία, η διεύθυνση και η προσφώνηση της επιστολής παραλαμβάνονται αυτόματα και μπορούν παρ’ όλα αυτά να αντικατασταθούν για τη συγκεκριμένη περίπτωση. Αν στην επαφή είναι καταχωρισμένο μόνο ένα email, η ενότητα το αναγνωρίζει και προτείνει την αποστολή μέσω email. Αν η γλώσσα της επαφής δεν ταιριάζει με το κείμενο της επιστολής, προειδοποιεί επίσης προτού βγει η επιστολή.

Μια αναφορά σε μια παραγγελία, ένα τιμολόγιο, ένα δελτίο αποστολής, έναν τίτλο ή ένα έργο παραγωγής μετατρέπει τα στοιχεία του παραστατικού σε μεταβλητές. Ο αριθμός του παραστατικού καθώς και το καθαρό και το ακαθάριστο ποσό βρίσκονται τότε αυτόματα μέσα στο κείμενο, χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσει κανείς. Σε αυτά προστίθενται σύμβολα θέσης για παραλήπτη, αποστολέα, εκδοτικό οίκο και ημερομηνία, καθώς και εντολές με κάθετο για δομικά κείμενα και μορφοποιήσεις. Μια προεπισκόπηση PDF κατά το DIN 5008 τυπώνεται ή κατεβαίνει απευθείας.

Επειδή μια επιστολή ανήκει σχεδόν πάντα σε μια υπόθεση, τα πρότυπα γνωρίζουν τη σχέση τους με την ενότητα. Στην επιχειρηματική υπόθεση, στη σύμβαση ή στην παραγγελία η επιλογή δείχνει γι’ αυτό μόνο τα κατάλληλα πρότυπα, και τα σύμβολα θέσης τους συμπληρώνονται απευθείας από αυτή την υπόθεση. Αντίστροφα, κάθε υπόθεση έχει δική της καρτέλα αλληλογραφίας, ώστε οι επιστολές που αφορούν το θέμα να βρίσκονται μαζί με το θέμα και όχι σε μια συνολική λίστα. Ο δρόμος ως εκεί είναι σύντομος: ένα σύμβολο επιστολής στο πεδίο επαφής μιας υπόθεσης οδηγεί απευθείας στη δημιουργία, και η επιλογή «Δημιουργία και άνοιγμα» καταλήγει αμέσως στον επεξεργαστή. Έπειτα η αλληλογραφία φιλτράρεται και κατά τη σχέση της.

Ο βοηθός AI κάθεται απευθείας δίπλα στο κείμενο: έξι προεπιλογές καλύπτουν τις συχνότερες περιπτώσεις, πιο επίσημο, πιο ανεπίσημο, συντομότερο, αναλυτικότερο, ορθογραφία ή μετάφραση στα αγγλικά, και επιπλέον ένα πεδίο για δικές σας οδηγίες. Η πρόταση μπορεί, αν θέλετε, να περάσει απευθείας στην επιστολή.

Τα επαναχρησιμοποιήσιμα δομικά στοιχεία βρίσκονται κεντρικά: πρότυπα με θέμα, περιεχόμενο και λευκή λίστα μεταβλητών, δομικά κείμενα με ροή έγκρισης από ιδιωτικά, σε ισχύοντα για όλη την οντότητα, έως δημόσια, υποσέλιδα ανά γλώσσα καθώς και προσωπικές και καθολικές υπογραφές μαζί με εικόνα υπογραφής. Σε αυτά προστίθεται μια βιβλιοθήκη συνημμένων, από την οποία μπορεί να αντλήσει κάθε αλληλογραφία.

Για τις μεγάλες αποστολές υπάρχει ένας βοηθός συγχώνευσης αλληλογραφίας σε πέντε βήματα. Οδηγεί μέσα από παραλήπτες, πρότυπο, μεταβλητές, προεπισκόπηση και αποστολή, προαιρετικά με εισαγωγή μεταβλητών μέσω CSV και προεπισκόπηση βάσει δειγματικών παραληπτών. Η εκτέλεση υπενθυμίσεων δημιουργεί αυτόματα κλιμακωτές υπενθυμίσεις από τα εκπρόθεσμα τιμολόγια των παραγγελιών & τιμολογίων, με δικά σας τέλη και προθεσμίες ανά οντότητα και με τήρηση μιας αναστολής υπενθυμίσεων στην επαφή.

Τι γίνεται μετά, παραμένει ορατό: η παράδοση, το άνοιγμα, τα κλικ, οι απορρίψεις και τα σφάλματα εμφανίζονται ως γεγονότα στην υπόθεση. Όποιος δεν το θέλει, απενεργοποιεί την παρακολούθηση για μια αλληλογραφία. Η παράδοση εξακολουθεί τότε να καταγράφεται, τα ανοίγματα και τα κλικ όχι.