Correspondance

La correspondance réunit la communication écrite d’une entité. Les lettres, les e-mails et les fax naissent comme brouillon, sont mis en forme dans l’éditeur puis envoyés, déposés en PDF ou imprimés. Les e-mails entrants arrivent dans une boîte de réception propre. Chaque dossier suit ainsi le même parcours de statuts : brouillon, file d’attente, envoyé, remis ou erreur, à la fin archivé.

Les destinataires viennent du CRM. Le numéro de client, l’entreprise, l’adresse et la formule d’appel sont repris automatiquement et restent malgré tout modifiables au cas par cas. Si le contact ne porte qu’une adresse e-mail, le module le reconnaît et propose l’envoi par e-mail. Si la langue du contact ne correspond pas au texte de la lettre, il avertit en plus avant que la lettre ne sorte.

Un lien avec une commande, une facture, un bon de livraison, un titre ou un projet de fabrication transforme les données du document en variables. Le numéro de document ainsi que les montants net et brut figurent alors automatiquement dans le texte, sans que personne ait à les retaper. À cela s’ajoutent des variables pour le destinataire, l’expéditeur, la maison d’édition et la date ainsi que des commandes slash pour les blocs de texte et la mise en forme. Un aperçu PDF selon DIN 5008 s’imprime ou se télécharge directement.

Parce qu’une lettre appartient presque toujours à un dossier, les modèles connaissent leur module de rattachement. Dans le dossier, sur le contrat ou sur la commande, la sélection ne montre donc que les modèles qui conviennent, et leurs variables se remplissent directement depuis ce dossier. Inversement, chaque dossier a son propre onglet Correspondance, de sorte que les lettres relatives à une affaire restent auprès de l’affaire au lieu de finir dans une liste générale. Le chemin est court : une icône de lettre dans le champ de contact d’un dossier mène directement à la création, et « créer et ouvrir » aboutit immédiatement dans l’éditeur. Ensuite, la correspondance se filtre aussi par son rattachement.

L’assistant IA se trouve directement à côté du texte : six préréglages couvrent les cas les plus fréquents – plus formel, plus informel, plus court, plus détaillé, orthographe ou traduction en anglais –, plus un champ pour des instructions propres. La proposition peut être reprise directement dans la lettre.

Les éléments réutilisables sont centralisés : des modèles avec objet, contenu et liste blanche de variables, des blocs de texte avec un flux de validation du privé au niveau de l’entité jusqu’au public, un pied de page par langue ainsi que des signatures personnelles et globales avec l’image de la signature. À cela s’ajoute une bibliothèque de pièces jointes dans laquelle chaque correspondance peut puiser.

Pour les grands envois, il existe un assistant de lettre en série en cinq étapes. Il guide à travers les destinataires, le modèle, les variables, l’aperçu et l’envoi, en option avec un import des variables par CSV et un aperçu à l’aide de destinataires d’exemple. Le passage de relances crée automatiquement, à partir des factures échues de Commandes & factures, des rappels échelonnés, avec des frais et des délais propres à chaque entité et en respectant un blocage de relance posé sur le contact.

Ce qui se passe ensuite reste visible : remise, ouverture, clics, bounces et erreurs apparaissent comme événements sur le dossier. Qui ne le souhaite pas désactive le suivi pour une correspondance. La remise continue alors d’être consignée, les ouvertures et les clics non.