Corrispondenza

La corrispondenza riunisce la comunicazione scritta di un’entità. Lettere, e-mail e fax nascono come bozza, vengono composti nell’editor e poi inviati, archiviati come PDF o stampati. Le e-mail in arrivo finiscono in una posta in arrivo dedicata. Ogni pratica percorre lo stesso cammino di stati: bozza, coda, inviato, consegnato o errore, alla fine archiviato.

I destinatari vengono dal CRM. Numero cliente, azienda, indirizzo e formula di apertura vengono assunti automaticamente e si possono comunque sovrascrivere nel singolo caso. Se sul contatto è registrato solo un indirizzo e-mail, il modulo lo riconosce e propone l’invio per e-mail. Se la lingua del contatto non corrisponde a quella del testo, avvisa inoltre prima che la lettera esca.

Un riferimento a un ordine, una fattura, una bolla di consegna, un titolo o un progetto di produzione trasforma i dati del documento in variabili. Numero del documento e importo netto e lordo stanno allora automaticamente nel testo, senza che qualcuno li digiti. A questo si aggiungono i segnaposto per destinatario, mittente, casa editrice e data e i comandi slash per blocchi di testo e formattazioni. Un’anteprima PDF secondo DIN 5008 si può stampare o scaricare direttamente.

Poiché una lettera appartiene quasi sempre a una pratica, i modelli conoscono il proprio riferimento di modulo. Nella pratica, sul contratto o sull’ordine la selezione mostra quindi solo i modelli adeguati, e i loro segnaposto si riempiono direttamente da quella pratica. Al contrario, ogni pratica ha una propria scheda corrispondenza, così che le lettere relative alla questione stiano presso la questione invece che in un elenco complessivo. La strada è breve: un’icona di lettera nel campo contatto di una pratica porta direttamente alla creazione, e «Crea e apri» porta immediatamente nell’editor. Dopo, la corrispondenza si può filtrare anche in base al suo riferimento.

L’assistente IA sta direttamente accanto al testo: sei preimpostazioni coprono i casi più frequenti, più formale, più informale, più breve, più esteso, ortografia o traduzione in inglese, più un campo per istruzioni proprie. La proposta si può, se si vuole, riportare direttamente nella lettera.

I componenti riutilizzabili stanno in un unico posto: modelli con oggetto, contenuto e whitelist delle variabili, blocchi di testo con workflow di approvazione da privato a valido per tutta l’entità fino a pubblico, footer per lingua e firme personali e globali con immagine della firma. A questo si aggiunge una libreria di allegati a cui ogni corrispondenza può attingere.

Per i grandi invii c’è un assistente di stampa unione in cinque passaggi. Guida attraverso destinatari, modello, variabili, anteprima e invio, con import opzionale delle variabili via CSV e un’anteprima su destinatari di esempio. Il ciclo di solleciti genera automaticamente, dalle fatture scadute di Ordini & fatture, solleciti a livelli, con spese e termini propri per ogni entità e nel rispetto di un blocco solleciti sul contatto.

Quello che succede dopo resta visibile: consegna, apertura, clic, bounce ed errori compaiono come eventi sulla pratica. Chi non lo desidera disattiva il tracciamento per una corrispondenza. La consegna continua allora a essere registrata, aperture e clic no.