Correspondencia

La correspondencia reúne la comunicación escrita de una entidad. Cartas, correos electrónicos y faxes surgen como borrador, se componen en el editor y después se envían, se archivan como PDF o se imprimen. Los correos entrantes llegan a una bandeja de entrada propia. Cada expediente recorre el mismo camino de estados: borrador, cola, enviado, entregado o error, al final archivado.

Los destinatarios vienen del CRM. Número de cliente, empresa, dirección y fórmula de saludo se asumen automáticamente y se pueden sobrescribir para el caso concreto. Si en el contacto solo hay una dirección de correo electrónico, el módulo lo detecta y propone el envío por correo. Si el idioma del contacto no coincide con el del texto, avisa además antes de que la carta salga.

Una referencia a un pedido, una factura, un albarán, un título o un proyecto de producción convierte los datos del documento en variables. El número del documento y los importes netos y brutos quedan entonces automáticamente en el texto, sin que nadie los teclee. A eso se añaden los marcadores para destinatario, remitente, editorial y fecha, y los comandos de barra para bloques de texto y formatos. Una vista previa en PDF según DIN 5008 se puede imprimir o descargar directamente.

Como una carta casi siempre pertenece a un expediente, las plantillas conocen su referencia de módulo. En el expediente, en el contrato o en el pedido la selección muestra por eso solo las plantillas adecuadas, y sus marcadores se rellenan directamente desde ese expediente. A la inversa, cada expediente tiene su propia pestaña de correspondencia, de modo que las cartas del asunto están junto al asunto y no en una lista general. El camino es corto: un icono de carta en el campo de contacto de un expediente lleva directamente a la creación, y «Crear y abrir» entra de inmediato en el editor. Después, la correspondencia se puede filtrar también por su referencia.

El asistente de IA está justo al lado del texto: seis preajustes cubren los casos más frecuentes, más formal, más informal, más breve, más extenso, ortografía o traducción al inglés, además de un campo para instrucciones propias. La propuesta se puede trasladar directamente a la carta.

Los componentes reutilizables están en un solo lugar: plantillas con asunto, contenido y lista blanca de variables, bloques de texto con workflow de aprobación de privado a válido para toda la entidad y hasta público, pies por idioma y firmas personales y globales con imagen de la firma. A eso se añade una biblioteca de adjuntos de la que puede tomar cualquier correspondencia.

Para los envíos grandes hay un asistente de combinación de correspondencia en cinco pasos. Guía por destinatarios, plantilla, variables, vista previa y envío, con importación opcional de las variables por CSV y una vista previa con destinatarios de ejemplo. El ciclo de reclamaciones genera automáticamente, a partir de las facturas vencidas de Pedidos & facturas, recordatorios por niveles, con recargos y plazos propios por entidad y respetando un bloqueo de reclamaciones en el contacto.

Lo que pasa después sigue visible: entrega, apertura, clics, rebotes y errores aparecen como eventos en el expediente. Quien no lo desee desactiva el seguimiento para una correspondencia. La entrega se sigue registrando, las aperturas y los clics no.