Correspondentie

De correspondentie bundelt de schriftelijke communicatie van een tenant. Brieven, e-mails en faxen ontstaan als concept, worden in de editor vormgegeven en dan verzonden, als PDF opgeslagen of gedrukt. Inkomende e-mails komen in een eigen postvak in terecht. Daarbij doorloopt elk dossier dezelfde statusweg: concept, wachtrij, verzonden, bezorgd of fout, aan het eind gearchiveerd.

Ontvangers komen uit het CRM. Klantnummer, bedrijf, adres en briefaanhef worden automatisch overgenomen en zijn voor het afzonderlijke geval toch te overschrijven. Staat er bij het contact alleen een e-mailadres, dan merkt de module dat en stelt zij verzending per e-mail voor. Past de taal van het contact niet bij de brieftekst, dan waarschuwt zij bovendien voordat de brief naar buiten gaat.

Een verband met een order, een factuur, een pakbon, een titel of een productieproject maakt van documentgegevens variabelen. Het documentnummer en het netto- en brutobedrag staan dan automatisch in de tekst, zonder dat iemand ze hoeft over te typen. Daar komen tijdelijke aanduidingen voor ontvanger, afzender, uitgeverij en datum bij en slash-commando's voor tekstblokken en opmaak. Een PDF-voorbeeld volgens DIN 5008 is direct te printen of te downloaden.

Omdat een brief bijna altijd bij een dossier hoort, kennen de sjablonen hun verband met de module. In het dossier, bij het contract of bij de order laat de keuze daarom alleen de passende sjablonen zien, en hun tijdelijke aanduidingen vullen zich direct uit dat dossier. Omgekeerd heeft elk dossier een eigen tabblad Correspondentie, zodat de brieven bij de zaak ook bij de zaak staan in plaats van in één totale lijst. De weg daarheen is kort: een briefpictogram in het contactveld van een dossier voert direct naar het aanleggen, en “Aanleggen en openen” komt onmiddellijk in de editor uit. Daarna is de correspondentie ook op haar verband te filteren.

De AI-assistent zit direct naast de tekst: zes voorinstellingen dekken de meest voorkomende gevallen af – formeler, informeler, korter, uitvoeriger, spelling of vertaling naar het Engels –, plus een veld voor eigen instructies. Het voorstel is op verzoek direct in de brief over te nemen.

Herbruikbare bouwstenen liggen centraal: sjablonen met onderwerp, inhoud en een whitelist van variabelen, tekstblokken met een goedkeuringsworkflow van privé via tenantbreed tot openbaar, een footer per taal en persoonlijke en globale signaturen met een afbeelding van de handtekening. Daar komt een bijlagenbibliotheek bij waaruit elke correspondentie kan tappen.

Voor grote verzendingen is er een assistent voor seriebrieven in vijf stappen. Hij voert langs ontvangers, sjabloon, variabelen, voorbeeld en verzending, optioneel met een import van variabelen per CSV en een voorbeeld aan de hand van voorbeeldontvangers. De aanmaningsrun maakt uit achterstallige facturen van Orders & facturen automatisch getrapte herinneringen, met eigen kosten en termijnen per tenant en met inachtneming van een aanmaningsblokkade bij het contact.

Wat daarna gebeurt, blijft zichtbaar: bezorging, opening, kliks, bounces en fouten verschijnen als gebeurtenissen bij het dossier. Wie dat niet wil, zet de tracking voor een correspondentie uit. De bezorging wordt dan nog steeds vastgelegd, openingen en kliks niet.