Fatture fornitori

Una fattura fornitore arriva come PDF, come XML o come foto ed esce come registrazione. Il modulo la porta dal caricamento attraverso contabilizzazione e verifica fino al lotto DATEV, separatamente per ogni entità.

Al caricamento il modulo controlla da sé. Se nel PDF è contenuta una fattura elettronica, ne legge i dati, li valida e li mostra in una scheda dedicata. Il recepimento nel documento è un clic, e se il lordo si discosta dall’importo registrato, lo segnala. Nei documenti senza struttura subentra l’IA e legge numero, data, scadenza, importi ed emittente da PDF o immagine. Ogni file riceve una somma di controllo: lo stesso documento caricato due volte viene respinto, con rimando al numero già presente.

Il documento porta tipo, numero, data del documento, di ricezione e di scadenza, importi, valuta e condizione di pagamento; il numero interno lo assegna il modulo in sequenza per entità e anno. Lo stato passa da bozza a «in verifica» a verificato ed esportato. Ciò che è esportato o stornato resta bloccato, e ogni modifica compare nel registro con campo, utente e indirizzo IP.

I fornitori stanno accanto come creditori, con indirizzo, partita IVA, numero creditore e coordinate bancarie, più una contabilizzazione standard che viene proposta subito al documento successivo. Le scritture alternative stanno come alias, si cerca per nome, alias, numero, partita IVA o IBAN, e un nuovo creditore lo crea un contatto dal CRM.

La contabilizzazione avviene in righe di registrazione: conto di dare e avere, codice e aliquota fiscale, netto, lordo e imposta, testo della registrazione, più progetto, titolo, centro di costo, oggetto di costo e tipo di costo. La somma di controllo mostra l’importo residuo, «come l’ultima volta» recepisce la contabilizzazione del documento precedente. I costi di stampa e composizione si possono ripartire direttamente su progetti e tirature della produzione, con verifica contro il margine residuo o, con motivazione, senza inclusione nel costo di produzione.

Alla fine c’è il lotto DATEV: denominazione, esercizio, periodo, numero del consulente e dell’entità; viene generato tramite una coda ed è disponibile come EXTF-CSV. I documenti con riferimento contrattuale compaiono in Contratti & diritti d’autore nella scheda delle registrazioni, denominati come pagamento di anticipo, licenza, contributo previdenziale per artisti o ritenuta fiscale. E ciò che entra qui lascia l’azienda in Ordini & fatture come fattura emessa, con la stessa tecnica di fatturazione elettronica, solo nella direzione opposta.