Facturas de proveedores

Una factura de proveedor llega como PDF, como XML o como foto y sale como asiento. El módulo la lleva de la carga a la contabilización y la revisión, hasta el lote DATEV, separada por entidad.

Al cargar, el módulo lo comprueba por sí mismo. Si en el PDF hay una factura electrónica, lee los datos, los valida y los muestra en una tarjeta propia. Asumirlos en el documento es un clic, y si el bruto se desvía del importe registrado, lo indica. En los documentos sin estructura toma el relevo la IA y lee número, fecha, vencimiento, importes y emisor del PDF o de la imagen. Cada archivo recibe una suma de comprobación: el mismo documento cargado dos veces se rechaza, con referencia al número ya existente.

El documento lleva clase, número, fecha del documento, de entrada y de vencimiento, importes, moneda y condición de pago; el número interno lo asigna el módulo de forma consecutiva por entidad y año. El estado va de borrador a «en revisión» y hasta revisado y exportado. Lo que está exportado o anulado queda bloqueado, y cada cambio consta en el registro con campo, usuario y dirección IP.

Los proveedores están al lado como acreedores, con dirección, NIF-IVA, número de acreedor y cuentas bancarias, además de una contabilización estándar que se propone ya en el siguiente documento. Las escrituras alternativas están como alias, se busca por nombre, alias, número, NIF-IVA o IBAN, y un acreedor nuevo lo crea un contacto del CRM.

La contabilización se hace en líneas de asiento: cuenta de debe y de haber, clave y tipo impositivo, neto, bruto e impuesto, texto del asiento, además de proyecto, título, centro de coste, objeto de coste y clase de coste. La suma de control muestra el importe restante, «como la última vez» asume la contabilización del documento anterior. Los costes de impresión y de composición se pueden repartir directamente entre proyectos y tiradas de la producción, con comprobación frente al margen restante o, con motivación, sin incluirlos en el coste de producción.

Al final está el lote DATEV: denominación, ejercicio, periodo, número de asesor y de entidad; se genera mediante una cola y queda listo como EXTF-CSV. Los documentos con referencia contractual aparecen en Contratos & derechos de autor en la pestaña de asientos, denominados como pago de anticipo, licencia, cotización social de artistas o retención fiscal. Y lo que entra aquí sale de la casa en Pedidos & facturas como factura emitida, con la misma técnica de factura electrónica, solo en la otra dirección.