Τιμολόγια προμηθευτών

Ένα τιμολόγιο προμηθευτή μπαίνει ως PDF, ως XML ή ως φωτογραφία και βγαίνει ως λογιστική εγγραφή. Η ενότητα το οδηγεί από τη μεταφόρτωση, μέσα από τη λογιστική κατάταξη και τον έλεγχο, μέχρι μέσα στη δεσμίδα DATEV, χωριστά ανά οντότητα.

Κατά τη μεταφόρτωση η ενότητα κοιτά μόνη της. Αν μέσα στο PDF βρίσκεται ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, διαβάζει τα δεδομένα, τα επικυρώνει και τα δείχνει σε μια δική τους κάρτα. Η παραλαβή στο παραστατικό είναι ένα κλικ, και αν η ακαθάριστη αξία αποκλίνει από το ποσό που καταγράφηκε, το λέει. Στα παραστατικά χωρίς δομή αναλαμβάνει η AI και διαβάζει αριθμό, ημερομηνία, λήξη, ποσά και εκδότη του τιμολογίου από PDF ή εικόνα. Κάθε αρχείο παίρνει ένα άθροισμα ελέγχου: το ίδιο παραστατικό ανεβασμένο δύο φορές απορρίπτεται, με αναφορά στον αριθμό που υπάρχει ήδη.

Το παραστατικό φέρει τύπο, αριθμό, ημερομηνία παραστατικού, παραλαβής και λήξης, ποσά, νόμισμα και όρο πληρωμής· τον εσωτερικό αριθμό τον αποδίδει η ενότητα διαδοχικά ανά οντότητα και έτος. Η κατάσταση περνά από το σχέδιο, στο «σε έλεγχο», έως το ελεγμένο και το εξαχθέν. Ό,τι έχει εξαχθεί ή ακυρωθεί παραμένει φραγμένο, και κάθε αλλαγή καταγράφεται με πεδίο, χρήστη και διεύθυνση IP.

Οι προμηθευτές βρίσκονται δίπλα ως πιστωτές, με διεύθυνση, αριθμό ΦΠΑ, αριθμό πιστωτή και τραπεζικούς λογαριασμούς, και επιπλέον με μια προεπιλεγμένη λογιστική κατάταξη, που προτείνεται αμέσως στο επόμενο παραστατικό. Οι εναλλακτικές γραφές στέκουν ως ψευδώνυμα, η αναζήτηση γίνεται μέσω ονόματος, ψευδωνύμου, αριθμού, αριθμού ΦΠΑ ή IBAN, και έναν νέο πιστωτή τον δημιουργεί μια επαφή από το CRM.

Η λογιστική κατάταξη γίνεται σε λογιστικές γραμμές: λογαριασμός χρέωσης και πίστωσης, φορολογικός κωδικός και συντελεστής, καθαρή αξία, ακαθάριστη αξία και φόρος, κείμενο εγγραφής, και επιπλέον έργο, τίτλος, κέντρο κόστους, φορέας κόστους και είδος κόστους. Το άθροισμα ελέγχου δείχνει το υπόλοιπο ποσό, η εντολή «όπως την τελευταία φορά» παραλαμβάνει τη λογιστική κατάταξη του τελευταίου παραστατικού. Το κόστος εκτύπωσης και στοιχειοθεσίας μπορεί να κατανεμηθεί απευθείας σε έργα και τιράζ της παραγωγής, με έλεγχο απέναντι στο περιθώριο που απομένει ή, με αιτιολόγηση, χωρίς συνυπολογισμό στο κόστος παραγωγής.

Στο τέλος στέκει η δεσμίδα DATEV: ονομασία, οικονομικό έτος, περίοδος, αριθμός συμβούλου και οντότητα· δημιουργείται μέσω μιας ουράς και είναι έτοιμη ως EXTF-CSV. Τα παραστατικά με σχέση σε σύμβαση εμφανίζονται στις συμβάσεις & πνευματικά δικαιώματα στην καρτέλα των λογιστικών εγγραφών, ονομασμένα ως καταβολή προκαταβολής, άδεια, εισφορά KSK ή παρακράτηση φόρου. Και ό,τι μπαίνει εδώ, βγαίνει από τον οίκο στις παραγγελίες & τιμολόγια ως εκδοθέν τιμολόγιο, με την ίδια τεχνική ηλεκτρονικού τιμολογίου, μόνο προς την άλλη κατεύθυνση.