Factures fournisseurs

Une facture fournisseur arrive en PDF, en XML ou en photo et sort comme écriture. Le module la conduit du téléversement à l’imputation et au contrôle jusque dans le lot DATEV, séparément par entité.

Au téléversement, le module regarde lui-même. Si une e-facture se cache dans le PDF, il en lit les données, les valide et les montre dans une carte propre. La reprise dans le document est un clic, et si le brut diverge du montant saisi, il le dit. Pour les documents sans structure, l’IA prend le relais et lit le numéro, la date, l’échéance, les montants et l’émetteur depuis le PDF ou l’image. Chaque fichier reçoit une somme de contrôle : le même document téléversé deux fois est refusé, avec un renvoi au numéro existant.

Le document porte son type, son numéro, la date du document, de réception et d’échéance, les montants, la devise et la condition de paiement ; le numéro interne, le module l’attribue en continu par entité et par année. Le statut va du brouillon par « en contrôle » à contrôlé puis exporté. Ce qui est exporté ou annulé reste bloqué, et chaque modification figure au journal avec le champ, l’utilisateur et l’adresse IP.

Les fournisseurs se trouvent à côté comme créanciers, avec leur adresse, leur numéro de TVA, leur numéro de créancier et leurs coordonnées bancaires, plus une imputation par défaut qui est aussitôt proposée au document suivant. Les autres orthographes figurent comme alias, la recherche se fait sur le nom, l’alias, le numéro, le numéro de TVA ou l’IBAN, et un nouveau créancier naît d’un contact du CRM.

L’imputation se fait en lignes d’écriture : compte au débit et au crédit, code et taux de TVA, net, brut et TVA, libellé d’écriture, plus projet, titre, centre de coûts, objet de coûts et nature de coûts. La somme de contrôle montre le montant restant, « comme la dernière fois » reprend l’imputation du document précédent. Les coûts d’impression et de composition peuvent être répartis directement sur des projets et des tirages de la fabrication, avec un contrôle face à la marge restante ou, avec une justification, sans intégration dans le prix de revient.

À la fin vient le lot DATEV : désignation, exercice, période, numéro de conseil et numéro de client ; il est produit par une file d’attente et se tient prêt en EXTF-CSV. Les documents liés à un contrat apparaissent dans Contrats & droits d’auteur sur l’onglet Écritures, nommés versement d’à-valoir, licence, cotisation KSK ou retenue fiscale. Et ce qui entre ici quitte la maison dans Commandes & factures comme facture de vente, avec la même technique d’e-facture, seulement dans l’autre sens.