Inkoop­facturen

Een leveranciersfactuur komt binnen als PDF, als XML of als foto en gaat als boeking naar buiten. De module voert haar van de upload via codering en controle tot in de DATEV-batch, per tenant gescheiden.

Bij het uploaden kijkt de module zelf na. Zit er in de PDF een e-factuur, dan leest zij de gegevens uit, valideert ze en laat ze in een eigen kaart zien. Het overnemen in het document is één klik, en wijkt het bruto af van het vastgelegde bedrag, dan zegt zij dat. Bij documenten zonder structuur neemt de AI het over en leest nummer, datum, vervaldag, bedragen en de opsteller van de factuur uit PDF of beeld. Elk bestand krijgt een checksum: hetzelfde document twee keer geüpload wordt geweigerd, met een verwijzing naar het bestaande nummer.

Het document draagt soort, nummer, document-, ontvangst- en vervaldatum, bedragen, valuta en betalingsvoorwaarde; het interne nummer geeft de module doorlopend uit per tenant en jaar. De status gaat van concept via “in controle” naar gecontroleerd en geëxporteerd. Wat is geëxporteerd of geannuleerd, blijft geblokkeerd, en elke wijziging staat met veld, gebruiker en IP-adres in het logboek.

De leveranciers staan ernaast als crediteuren, met adres, btw-identificatienummer, crediteurennummer en bankrekeningen, plus een standaardcodering die bij het volgende document meteen wordt voorgesteld. Andere schrijfwijzen staan als alias, gezocht wordt op naam, alias, nummer, btw-identificatienummer of IBAN, en een nieuwe crediteur legt een contact uit het CRM aan.

Er wordt gecodeerd in boekingsregels: debet- en creditrekening, btw-code en -tarief, netto, bruto en btw, boekingstekst, plus project, titel, kostenplaats, kostendrager en kostensoort. Het controletotaal laat het restbedrag zien, “zoals laatst” neemt de codering van het vorige document over. Druk- en zetkosten zijn direct over projecten en oplagen van de productie te verdelen, met een controle tegen de resterende ruimte of, met een onderbouwing, zonder meerekening in de kostprijs.

Aan het eind staat de DATEV-batch: benaming, boekjaar, periode, adviseurs- en cliëntnummer; aangemaakt wordt hij via een wachtrij en hij ligt klaar als EXTF-CSV. Documenten met een contractverband verschijnen bij Contracten & royalties op het tabblad Boekingen, benoemd als uitbetaling van een voorschot, licentie, KSK-afdracht of belastinginhouding. En wat hier binnenkomt, verlaat het huis in Orders & facturen als verkoopfactuur, met dezelfde e-factuurtechniek, alleen in de andere richting.