CRM

CRM sta per Customer Relationship Management, cioè gestione delle relazioni con i clienti. Da noi il CRM è la gestione centrale di indirizzi e contatti di tutta l’applicazione. Facilita la cura, l’organizzazione e l’analisi di tutti i contatti. Ordini, produzione, compensi, noleggio e corrispondenza accedono quindi tutti allo stesso record. Se un indirizzo cambia, il cambiamento vale subito in ogni punto, senza che qualcuno lo riporti a mano.

Ogni contatto porta uno di quattro ruoli: gruppo, azienda, referente o cliente privato. Ogni azienda riceve automaticamente un proprio numero azienda; i suoi referenti sono gestiti al di sotto e assumono i dati d’indirizzo dell’azienda. Se un contatto cambia ruolo in un secondo momento, il sistema verifica prima se sia possibile e mostra un’anteprima prima che il cambio venga confermato. Che cosa si vede sul contatto lo determina il tipo di contatto. Si può definire liberamente e riceve un colore proprio, un’icona propria e le estensioni adeguate.

Tra i dati anagrafici ci sono l’indirizzo con intestazione postale calcolata e dicitura di stampa, più indirizzi di consegna, lingua, stato e gruppo di clienti. La ragione sociale si può confrontare con il registro delle imprese e recepire nella denominazione ufficiale. Le modifiche programmate ai dati anagrafici entrano in vigore automaticamente alla data indicata. Sono disponibili anche canali di comunicazione e coordinate bancarie con verifica IBAN. Note e attività registrano ciò che è stato discusso e restano quindi nella casa editrice, anche quando la persona di riferimento lascia l’azienda.

I contatti si possono ordinare con categorie in cinque tipi e con tag assegnabili in massa. Chi vuole registrare informazioni aggiuntive crea campi propri: 13 tipi di dato a scelta, da testo e importo fino a collegamento a contatto e file. Ogni campo si può validare e dotare di permessi basati sui ruoli. Da un filtro nasce, se si vuole, un elenco statico o dinamico, e le pipeline mostrano le fasi di vendita con la relativa previsione di ricavo. Set di colonne, filtri salvati e un report builder con analisi pianificate trasformano l’archivio in numeri solidi.

Sul piano operativo il CRM va oltre gli indirizzi: dati di fatturazione e fiscali con determinazione dell’imposta e profilo di fattura elettronica passano nei documenti di Ordini & fatture. I dati degli autori per le società di gestione collettiva VG Wort e VG Bild confluiscono nella liquidazione dei compensi. I progetti vanno nella produzione, il noleggio di materiale musicale nel noleggio e la corrispondenza nella corrispondenza. Dati per stampa e librerie come biografia, testata, copia per recensione, numero BAG, diritto di resa e rappresentante stanno sullo stesso contatto. Così sul singolo contatto nasce un quadro completo dell’intera relazione commerciale.

Perché l’archivio resti pulito, il modulo verifica i duplicati già in fase di creazione e unisce i contatti su richiesta. In caso di differenze si decide per ogni singolo campo quale valore conservare. Consensi, verifica di cancellazione e anonimizzazione appartengono al contatto stesso, non a una soluzione aggiuntiva. Riscontro e prove GDPR sono così questione di minuti.