CRM

CRM znamená Customer Relationship Management, tedy správu vztahů se zákazníky. U nás je CRM centrální správou adres a kontaktů celé aplikace. Usnadňuje péči o všechny kontakty, jejich organizaci i analýzu. Zakázky, výroba, honoráře, půjčovna a korespondence proto všechny pracují s tímtéž záznamem. Změní-li se adresa, platí to okamžitě všude, aniž by ji někdo ručně dopisoval.

Každý kontakt nese jednu ze čtyř rolí: koncern, firma, kontaktní osoba nebo soukromý zákazník. Každá firma automaticky dostane vlastní číslo firmy; její kontaktní osoby se vedou pod ním a přebírají adresní údaje firmy. Změní-li kontakt později roli, systém předem zkontroluje, zda je to možné, a ukáže náhled, než se změna potvrdí. Co je u kontaktu vidět, řídí typ kontaktu. Ten se dá volně definovat a dostane přitom vlastní barvu, vlastní ikonu a odpovídající rozšíření.

Ke kmenovým datům patří adresa s vypočtenou poštovní adresou a tiskovou poznámkou, několik dodacích adres, jazyk, stav a skupina zákazníků. Název firmy lze porovnat s obchodním registrem a přenést do úřední podoby. Naplánované změny kmenových dat se aktivují automaticky k uloženému datu. K dispozici jsou také komunikační cesty a bankovní spojení s kontrolou IBAN. Poznámky a aktivity drží, o čem se mluvilo, a zůstanou tak v nakladatelství, i když příslušná osoba firmu opustí.

Kontakty lze třídit přes kategorie v pěti typech a přes značky s hromadným přiřazením. Kdo chce zachytit další informace, založí si vlastní pole: na výběr je 13 datových typů, od textu a částky až po propojení kontaktu a soubor. Každé pole lze přitom validovat a opatřit oprávněními podle rolí. Z filtru se na přání stane seznam, statický nebo dynamický, a pipelines ukazují fáze prodeje s očekávaným obratem. Sady sloupců, uložené filtry a Report Builder s naplánovanými analýzami udělají z evidence spolehlivá čísla.

Odborně jde CRM nad rámec adres: fakturační a daňové údaje včetně stanovení daně a profilu elektronické faktury putují do dokladů zakázek & faktur. Data autorů pro kolektivní správce VG Wort a VG Bild proudí do vyúčtování honorářů. Projekty jdou do výroby, půjčování not do půjčovny a písemná komunikace do korespondence. Údaje pro tisk a knižní obchod jako životopis, médium, recenzní výtisk, číslo BAG, právo na remitendu a obchodní zástupce stojí u téhož kontaktu. Tak vzniká u jednotlivého kontaktu úplný obraz celého obchodního vztahu.

Aby evidence zůstala čistá, modul kontroluje duplicity už při zakládání a kontakty na přání sloučí. Při odchylkách se u každého pole zvlášť rozhodne, která hodnota zůstane. Souhlasy, kontrola výmazu a anonymizace patří ke kontaktu samotnému, ne k nějakému doplňkovému řešení. Informování a doklady podle GDPR jsou tím otázkou minut.