CRM

CRM signifie Customer Relationship Management, en français la gestion de la relation client. Chez nous, le CRM est la gestion centrale des adresses et des contacts de toute l’application. Il facilite le suivi, l’organisation et l’analyse de tous les contacts. Les commandes, la fabrication, les droits d’auteur, la location et la correspondance accèdent donc tous au même enregistrement. Si une adresse change, cela vaut aussitôt partout, sans que personne ne la reporte à la main.

Chaque contact porte l’un de quatre rôles : groupe, entreprise, interlocuteur ou client particulier. Chaque entreprise reçoit automatiquement son propre n° d’entreprise ; ses interlocuteurs sont gérés en dessous et reprennent les données d’adresse de l’entreprise. Si un contact change plus tard de rôle, le système vérifie d’abord si c’est possible et montre un aperçu avant que le changement ne soit confirmé. Ce qui est visible sur le contact, c’est le type de contact qui le pilote. Il est librement définissable et reçoit alors sa propre couleur, sa propre icône et les extensions qui vont avec.

Font partie des données de base l’adresse avec son adresse postale calculée et sa mention d’impression, plusieurs adresses de livraison, la langue, le statut et le groupe de clients. Le nom de l’entreprise peut être confronté au registre du commerce et repris dans sa forme officielle. Les modifications planifiées des données de base prennent effet automatiquement à la date enregistrée. Les canaux de communication et les coordonnées bancaires avec contrôle de l’IBAN sont également disponibles. Les remarques et les activités retiennent ce qui a été discuté et restent ainsi dans la maison, même quand la personne responsable quitte l’entreprise.

Les contacts peuvent être triés par catégories en cinq types et par tags avec attribution en masse. Qui veut saisir des informations supplémentaires crée des champs propres : 13 types de données sont au choix, du texte et du montant au lien vers un contact et au fichier. Chaque champ peut être validé et doté de droits selon les rôles. D’un filtre naît au besoin une liste, statique ou dynamique, et des pipelines montrent les phases de vente avec le chiffre d’affaires attendu. Les jeux de colonnes, les filtres enregistrés et un générateur de rapports avec des analyses planifiées font du fonds des chiffres solides.

Sur le fond, le CRM va plus loin que les adresses : les données de facturation et de TVA avec la détermination de la TVA et le profil d’e-facture passent dans les documents de Commandes & factures. Les données d’auteur pour les sociétés de gestion collective VG Wort et VG Bild alimentent le décompte des droits d’auteur. Les projets vont dans la fabrication, la location de partitions dans Location et la correspondance écrite dans la correspondance. Les données pour la presse et le commerce du livre comme la biographie, le média, l’exemplaire de recension, le n° BAG, le droit de retour et le représentant figurent sur le même contact. Ainsi naît sur le contact isolé une image complète de toute la relation d’affaires.

Pour que le fonds reste propre, le module contrôle dès la création la présence de doublons et fusionne les contacts au besoin. En cas de divergence, il est décidé champ par champ quelle valeur est conservée. Les consentements, le contrôle d’effacement et l’anonymisation appartiennent au contact lui-même, pas à une solution annexe. Une demande d’accès RGPD et les preuves qui vont avec sont ainsi une affaire de minutes.