Παραγγελίες & τιμολόγια

Η παραγγελία είναι το οικονομικό κομβικό σημείο του εκδοτικού οίκου: εδώ γεννιέται η απαίτηση, εδώ γίνεται η παράδοση, εδώ γίνεται η πληρωμή. Η ενότητα τηρεί προσφορές και παραγγελίες από το σχέδιο, μέσα από την έγκριση, την παράδοση και την τιμολόγηση, έως την πληρωμή και την υπενθύμιση, με στοιχεία πελάτη, διεύθυνσης και φορολογίας από το CRM και δεδομένα τίτλων, τιμών και αποθέματος από το μητρώο τίτλων.

Η λίστα παραγγελιών δείχνει πρώτα τι πρέπει να γίνει. Πάνω από τον πίνακα στέκουν δείκτες σε δύο ομάδες, δηλαδή ποσότητες για τις σημερινές παραγγελίες, τα σχέδια και τις μερικές παραδόσεις, καθώς και έσοδα για τον μήνα, τις 30 ημέρες και το έτος· δίπλα εμφανίζονται με μια ματιά οι ανοιχτές παραδόσεις, οι ανοιχτές τιμολογήσεις και ο αριθμός των τιμολογημένων παραγγελιών. Από εκεί πάτε μέσα στην παραγγελία, της οποίας οι τρεις φάσεις τρέχουν μαζί ως ιχνηλάτης διαδικασίας· την αλλαγή κατάστασης το σύστημα την ελέγχει για το αν επιτρέπεται, και πολλές παραγγελίες αλλάζουν κατάσταση και μαζί.

Μια γραμμή γνωρίζει από πού προέρχεται: από την πώληση, από την ενοικίαση, από μια εκδήλωση, από μια συνδρομή, από μια διαφήμιση ή ως συμβολή από την παραγωγή. Ανά πηγή εμφανίζονται μάλιστα δικές τους καρτέλες, π.χ. διάστημα ενοικίασης και εκτελέσεις, ημερομηνία και συμμετέχοντες, ρυθμός παράδοσης και προθεσμία καταγγελίας ή μορφή και διάστημα έκδοσης. Οι γραμμές έρχονται και από Excel ή CSV. Ο βοηθός τις αναλύει μάλιστα μέσω ISBN, EAN ή αριθμού είδους και ρωτά όταν υπάρχει ασάφεια.

Τις τιμές και τις εκπτώσεις τις προσδιορίζει μόνη της η εύρεση τιμής και αποκαλύπτει από πού προέρχεται η έκπτωση· η χειροκίνητη αντικατάσταση είναι δυνατή, παραμένει όμως ορατή. Οι τίτλοι που τηρούνται στην αποθήκη κρατούνται. Αν το απόθεμα δεν αρκεί, γεννιούνται εκκρεμότητες με δικό τους ιστορικό γεγονότων, και η μερική παράδοση επιλέγει μεταξύ επόμενης παραγγελίας, διάσπασης και αναστολής. Τα αποθέματα και οι κινήσεις έρχονται από την αποθήκη.

Ο φορολογικός συντελεστής είναι μάλιστα αποτέλεσμα, όχι καταχώριση: προκύπτει από τη φορολογική περίπτωση (εσωτερικό, ΕΕ με και χωρίς αριθμό ΦΠΑ, εξαγωγή, χώρα προορισμού στο One-Stop-Shop) και στέκει ήδη στην προσφορά ως προεπισκόπηση, όχι μόλις στο τιμολόγιο. Η συνειδητή απόκλιση παραμένει δυνατή, εμφανίζεται όμως ως απόκλιση αντί να παραλαμβάνεται σιωπηλά· το φορολογικό σύνολο συγκεντρώνει κατά συντελεστή, όχι κατά κωδικό.

Ένα πακέτο από το μητρώο τίτλων καταγράφεται ως μία γραμμή και αναλύεται στα συστατικά του. Μεμονωμένα μέρη μπορούν να αποεπιλεγούν κατά την καταγραφή, και κάθε συστατικό του πακέτου φέρει δική του τιμή, δικό του φόρο και δική του κράτηση. Η παραγγελία δεσμεύει μάλιστα την εκδοχή του πακέτου με την οποία γεννήθηκε. Αν η κατάσταση υλικών αλλάξει αργότερα, γεννιέται μια νέα έκδοση, και η υπάρχουσα παραγγελία μένει όπως ήταν.

Η τιμολόγηση γίνεται με προεπισκόπηση, έγκριση και έλεγχο της λογιστικής περιόδου· τα πιστωτικά βγαίνουν ολόκληρα ή ανά γραμμή. Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο γεννιέται ως XRechnung ή ZUGFeRD, ως XML ή ως υβριδικό PDF, με προέλεγχο και επικύρωση. Τα παραστατικά (επιβεβαίωση παραγγελίας, τιμολόγιο, δελτίο αποστολής, υπενθύμιση) προέρχονται από τη διάταξη της οντότητας και βγαίνουν ως σχέδιο στην αλληλογραφία ή απευθείας μέσω email.

Αν έγινε η πληρωμή, στέκει στα ανοιχτά υπόλοιπα. Εκεί εμφανίζονται τα εκπρόθεσμα τιμολόγια με σύνολα, η πληρωμή και η υπενθύμιση μπορούν να καταγραφούν και να τυπωθούν αντίστοιχα σε ένα βήμα, με βαθμίδες υπενθύμισης από την ειδοποίηση έως την τέταρτη υπενθύμιση. Η σύνοψη των πληρωμών φιλτράρει κατά τρόπο πληρωμής και αθροίζει· η προβολή των εσόδων υπολογίζει κατά μήνα, τίτλο και πελάτη, ως CSV, ως ημερολόγιο τιμολογίων ή ως δεσμίδα λογιστικών εγγραφών DATEV για τη λογιστική.