Pedidos & facturas

El pedido es el nudo financiero de la editorial: aquí nace el derecho de cobro, aquí se entrega, aquí se paga. El módulo lleva presupuestos y pedidos del borrador a la aprobación, la entrega y la facturación, hasta el pago y la reclamación, con datos de cliente, dirección e impuestos del CRM y datos de título, precio y existencias del maestro de títulos.

La lista de pedidos muestra primero qué hay que hacer. Sobre la tabla están los indicadores en dos grupos, es decir, las cantidades para los pedidos de hoy, los borradores y las entregas parciales, y los ingresos del mes, de 30 días y del año; al lado aparecen las entregas abiertas, las facturaciones abiertas y el número de pedidos facturados de un vistazo. Desde ahí se entra en el pedido, cuyas tres fases corren como rastreador de proceso; el sistema comprueba la admisibilidad del cambio de estado, y varios pedidos cambian de estado también en conjunto.

Una posición sabe de dónde viene: de la venta, del alquiler, de un evento, de una suscripción, de una inserción publicitaria o como colaboración de la producción. Por cada fuente aparecen pestañas propias, por ejemplo periodo de alquiler y ejecuciones, fecha y participantes, ritmo de entrega y plazo de baja, o formato y periodo de publicación. Las posiciones llegan también desde Excel o CSV. El asistente las resuelve mediante ISBN, EAN o número de artículo y pregunta en caso de ambigüedad.

Los precios y los descuentos los determina la propia determinación del precio y deja claro de dónde viene el descuento; sobrescribir a mano es posible, pero sigue siendo visible. Los títulos gestionados en almacén se reservan. Si las existencias no llegan, surgen pendientes con su propio historial de eventos, y la entrega parcial elige entre pedido posterior, división y retención. Las existencias y los movimientos vienen del almacén.

El tipo impositivo es un resultado, no una entrada: se deriva del caso fiscal (nacional, UE con y sin NIF-IVA, exportación, país de destino en la ventanilla única) y aparece ya en el presupuesto como vista previa, no solo en la factura. Desviarse a conciencia sigue siendo posible, pero se señala como desviación en lugar de asumirse en silencio; el total del impuesto agrupa por tipo, no por clave.

Un paquete del maestro de títulos se registra como una posición y se descompone en sus componentes. Partes concretas se pueden desmarcar al registrar, y cada componente del paquete lleva precio, impuesto y reserva propios. El pedido vincula la versión del paquete con la que nació. Si la lista de materiales se cambia más tarde, surge una nueva versión, y el pedido existente queda como estaba.

La facturación se hace con vista previa, aprobación y comprobación del periodo contable; los abonos van completos o por posición. La factura electrónica surge como XRechnung o ZUGFeRD, como XML o como PDF híbrido, con comprobación previa y validación. Los documentos (confirmación de pedido, factura, albarán, reclamación) salen del diseño de la entidad y van como borrador a la correspondencia o directamente por correo electrónico.

Si se ha pagado, lo dicen las partidas abiertas. Ahí aparecen las facturas vencidas con sus sumas, el pago y la reclamación se pueden registrar e imprimir respectivamente en un solo paso, con niveles de reclamación desde el recordatorio hasta la cuarta reclamación. La vista general de pagos filtra por forma de pago y suma; la vista de ingresos calcula por mes, título y cliente, como CSV, como diario de facturas o como lote de asientos DATEV para la contabilidad.