Ordini & fatture

L’ordine è il nodo finanziario della casa editrice: qui nasce il credito, qui si consegna, qui si paga. Il modulo porta preventivi e ordini dalla bozza all’approvazione, alla consegna e alla fatturazione fino a pagamento e sollecito, con dati di cliente, indirizzo e fiscali dal CRM e dati di titolo, prezzo e giacenza dall’anagrafica titoli.

L’elenco degli ordini mostra prima di tutto che cosa c’è da fare. Sopra la tabella stanno gli indicatori in due gruppi, cioè le quantità per gli ordini di oggi, le bozze e le consegne parziali e i ricavi per mese, 30 giorni e anno; accanto compaiono consegne aperte, fatturazioni aperte e il numero degli ordini fatturati a colpo d’occhio. Da lì si passa nell’ordine, le cui tre fasi scorrono come tracker di processo; il sistema verifica l’ammissibilità del cambio di stato, e più ordini cambiano stato anche insieme.

Una posizione sa da dove viene: dalla vendita, dal noleggio, da un evento, da un abbonamento, da una pubblicità o come contributo dalla produzione. Per ogni fonte compaiono schede dedicate, per esempio periodo di noleggio ed esecuzioni, data e partecipanti, ritmo di consegna e termine di disdetta o formato e periodo di pubblicazione. Le posizioni arrivano anche da Excel o CSV. L’assistente le risolve tramite ISBN, EAN o numero articolo e chiede in caso di ambiguità.

Prezzi e sconti li determina la determinazione del prezzo stessa e rende trasparente da dove viene lo sconto; sovrascrivere a mano è possibile, ma resta visibile. I titoli gestiti a magazzino vengono prenotati. Se la giacenza non basta, nascono arretrati con uno storico degli eventi proprio, e la consegna parziale sceglie tra ordine successivo, suddivisione e trattenimento. Giacenze e movimenti vengono dal magazzino.

L’aliquota fiscale è un risultato, non un input: deriva dal caso fiscale (nazionale, UE con e senza partita IVA, esportazione, paese di destinazione con lo sportello unico) e compare già nel preventivo come anteprima, non solo sulla fattura. Discostarsene consapevolmente resta possibile, ma viene indicato come scostamento invece di essere recepito in silenzio; il totale dell’imposta riassume per aliquota, non per codice.

Un pacchetto dall’anagrafica titoli viene registrato come una posizione e si scompone nei suoi componenti. Singole parti si possono deselezionare alla registrazione, e ogni componente del pacchetto porta prezzo, imposta e prenotazione propri. L’ordine vincola la versione del pacchetto con cui è nato. Se la distinta viene modificata più tardi, nasce una nuova versione, e l’ordine esistente resta come era.

La fatturazione avviene con anteprima, approvazione e verifica del periodo di registrazione; le note di credito vanno per intero o per posizione. La fattura elettronica nasce come XRechnung o ZUGFeRD, come XML o come PDF ibrido, con precheck e validazione. I documenti (conferma d’ordine, fattura, bolla di consegna, sollecito) vengono dal layout dell’entità ed escono come bozza nella corrispondenza o direttamente per e-mail.

Se è stato pagato lo dicono le partite aperte. Lì compaiono le fatture scadute con i totali, pagamento e sollecito si possono rispettivamente registrare e stampare in un solo passaggio, con livelli di sollecito dal promemoria al quarto sollecito. La panoramica dei pagamenti filtra per modalità di pagamento e somma; la vista dei ricavi calcola per mese, titolo e cliente, come CSV, come giornale delle fatture o come lotto di registrazioni DATEV per la contabilità.