Orders & facturen

De order is het financiële knooppunt van de uitgeverij: hier ontstaat de vordering, hier wordt geleverd, hier wordt betaald. De module voert offertes en orders van het concept via goedkeuring, levering en facturatie tot betaling en aanmaning, met klant-, adres- en fiscale gegevens uit het CRM en titel-, prijs- en voorraadgegevens uit de titelgegevens.

De orderlijst laat eerst zien wat er te doen is. Boven de tabel staan kerncijfers in twee groepen, namelijk aantallen voor orders van vandaag, concepten en deelleveringen en omzetten voor de maand, 30 dagen en het jaar; daarnaast verschijnen openstaande leveringen, openstaande facturen en het aantal gefactureerde orders in één oogopslag. Van daaruit gaat het naar de order, waarvan de drie fasen als procestracker meelopen; statuswissels toetst het systeem op toelaatbaarheid, en meerdere orders wisselen hun status ook samen.

Een orderregel weet waar hij vandaan komt: uit de verkoop, uit de verhuur, van een evenement, uit een abonnement, een advertentie of als bijdrage uit de productie. Per bron verschijnen daarbij eigen tabbladen, bijvoorbeeld huurperiode en uitvoeringen, datum en deelnemers, leverritme en opzegtermijn of formaat en publicatieperiode. Regels komen ook uit Excel of CSV. De assistent herleidt ze daarbij via ISBN, EAN of artikelnummer en vraagt bij meerduidigheid na.

Prijzen en kortingen bepaalt de prijsbepaling zelf en zij legt open waar de korting vandaan komt; handmatig overschrijven kan, maar blijft zichtbaar. Titels met voorraadbeheer worden gereserveerd. Dekt de voorraad niet, dan ontstaan restanten met een eigen gebeurtenishistorie, en de deellevering kiest tussen een vervolgorder, splitsen en aanhouden. Voorraden en bewegingen komen uit het magazijn.

Het btw-tarief is daarbij een uitkomst, geen invoer: het volgt uit het fiscale geval (binnenland, EU met en zonder btw-identificatienummer, uitvoer, land van bestemming bij het éénloketsysteem) en staat al in de offerte als voorbeeld, niet pas op de factuur. Bewust afwijken blijft mogelijk, maar wordt als afwijking aangeduid in plaats van stil overgenomen; het btw-totaal telt op naar tarief, niet naar code.

Een pakket uit de titelgegevens wordt als één regel vastgelegd en valt uiteen in zijn onderdelen. Afzonderlijke delen kunnen bij het vastleggen worden uitgezet, en elk pakketonderdeel draagt een eigen prijs, eigen btw en eigen reservering. De order bindt daarbij de pakketversie waarmee hij is ontstaan. Wordt de stuklijst later gewijzigd, dan ontstaat een nieuwe versie, en de bestaande order blijft zoals hij was.

Er wordt gefactureerd met voorbeeld, goedkeuring en een controle van de boekingsperiode; creditfacturen gaan volledig of per regel. De e-factuur ontstaat als XRechnung of ZUGFeRD, als XML of als hybride pdf, met precheck en validatie. De documenten (orderbevestiging, factuur, pakbon, aanmaning) komen uit de vormgeving van de tenant en gaan als concept naar de correspondentie of direct per e-mail naar buiten.

Of er is betaald, staat in de openstaande posten. Daar verschijnen te late facturen met totalen, betaling en aanmaning kunnen in één stap worden vastgelegd respectievelijk afgedrukt, met aanmaningstrappen van de herinnering tot de vierde aanmaning. Het betalingsoverzicht filtert op betaalwijze en telt op; de omzetweergave rekent naar maand, titel en klant, als CSV, als factuurjournaal of als DATEV-boekingsbatch voor de boekhouding.