Commandes & factures

La commande est le nœud financier de la maison d’édition : c’est ici que naît la créance, ici que l’on livre, ici que l’on est payé. Le module conduit les devis et les commandes du brouillon à la validation, à la livraison et à la facturation jusqu’au paiement et à la relance, avec les données de client, d’adresse et de TVA venant du CRM et les données de titre, de prix et de stock venant du référentiel titres.

La liste des commandes montre d’abord ce qu’il y a à faire. Au-dessus du tableau figurent des indicateurs en deux groupes, à savoir les quantités pour les commandes du jour, les brouillons et les livraisons partielles ainsi que les chiffres d’affaires pour le mois, 30 jours et l’année ; à côté apparaissent les livraisons ouvertes, les facturations ouvertes et le nombre de commandes facturées, en un coup d’œil. De là on entre dans la commande, dont les trois phases défilent comme suivi du processus ; le système vérifie la validité de chaque changement de statut, et plusieurs commandes changent aussi de statut ensemble.

Une ligne sait d’où elle vient : de la vente, de la location, d’un événement, d’un abonnement, d’une publicité ou comme contribution venant de la fabrication. Selon la source apparaissent des onglets propres, par exemple la période de location et les exécutions, la date et les participants, le rythme de livraison et le délai de résiliation ou le format et la période de parution. Les lignes viennent aussi d’Excel ou de CSV. L’assistant les résout alors par ISBN, EAN ou numéro d’article et pose la question en cas d’ambiguïté.

Les prix et les remises sont déterminés par la détermination du prix elle-même, qui montre d’où vient la remise ; l’écrasement manuel est possible, mais reste visible. Les titres gérés en stock sont réservés. Si le stock ne suffit pas, des reliquats naissent avec leur propre historique d’événements, et la livraison partielle choisit entre commande de suite, scission et mise en attente. Les stocks et les mouvements viennent de l’entrepôt.

Le taux de TVA est là un résultat, pas une saisie : il découle du cas de TVA (national, UE avec et sans numéro de TVA intracommunautaire, exportation, pays de destination pour le guichet unique) et figure déjà dans le devis en aperçu, pas seulement sur la facture. S’en écarter sciemment reste possible, mais c’est signalé comme écart au lieu d’être repris en silence ; le total de TVA regroupe par taux, pas par code.

Un pack du référentiel titres est saisi comme une seule ligne et se décompose en ses éléments. Des éléments isolés peuvent être décochés à la saisie, et chaque élément du pack porte son propre prix, sa propre TVA et sa propre réservation. La commande fixe alors la version du pack avec laquelle elle est née. Si la nomenclature est modifiée plus tard, une nouvelle version apparaît, et la commande existante reste telle qu’elle était.

La facturation se fait avec aperçu, validation et contrôle de la période comptable ; les avoirs portent sur la totalité ou sur des lignes. L’e-facture naît en XRechnung ou ZUGFeRD, en XML ou en PDF hybride, avec précontrôle et validation. Les documents (confirmation de commande, facture, bon de livraison, relance) sortent de la mise en page de l’entité et partent comme brouillon dans la correspondance ou directement par e-mail.

Si le paiement a eu lieu, cela figure dans les postes ouverts. On y trouve les factures échues avec leurs totaux, le paiement et la relance se saisissent ou s’impriment en une étape, avec des niveaux de relance du rappel jusqu’à la quatrième relance. La vue des paiements filtre par mode de paiement et additionne ; la vue du chiffre d’affaires calcule par mois, par titre et par client, en CSV, comme journal des factures ou comme lot d’écritures DATEV pour la comptabilité.