Zakázky & faktury

Zakázka je finančním uzlem nakladatelství: zde vzniká pohledávka, zde se dodává, zde se platí. Modul vede nabídky a zakázky od návrhu přes schválení, dodání a fakturaci až po platbu a upomínku, s daty zákazníka, adresy a daní z CRM a s daty titulů, cen a zásob z evidence titulů.

Seznam zakázek ukáže nejdřív to, co je třeba udělat. Nad tabulkou stojí ukazatele ve dvou skupinách, totiž počty pro dnešní zakázky, návrhy a částečná dodání a obraty za měsíc, 30 dnů a rok; vedle nich se přehledně objeví otevřená dodání, otevřené fakturace a počet vyfakturovaných zakázek. Odtud se jde do zakázky, jejíž tři fáze běží spolu jako sledovač procesu; změnu stavu systém zkontroluje na přípustnost a několik zakázek změní stav i společně.

Položka ví, odkud přichází: z prodeje, z půjčovny, z akce, z předplatného, z inzerátu nebo jako příspěvek z výroby. U každého zdroje se přitom objeví vlastní karty, třeba doba půjčení a provedení, termín a účastníci, rytmus dodávek a výpovědní lhůta nebo formát a období vydání. Položky přicházejí i z Excelu nebo CSV. Asistent je přitom rozpozná podle ISBN, EAN nebo čísla artiklu a při nejednoznačnosti se zeptá.

Ceny a slevy určí stanovení ceny samo a odkryje, odkud sleva přichází; ruční přepsání je možné, ale zůstane vidět. Tituly vedené na skladě se rezervují. Nekryjí-li zásoby potřebu, vzniknou nedodávky s vlastní historií událostí a částečné dodání volí mezi následnou zakázkou, rozdělením a zadržením. Zásoby a pohyby přicházejí ze skladu.

Daňová sazba je přitom výsledek, ne zadání: vyplývá z daňového případu (vnitrostátní, EU s DIČ a bez DIČ, vývoz, země určení u One-Stop-Shopu) a stojí už v nabídce jako náhled, ne teprve na faktuře. Vědomá odchylka zůstává možná, vykáže se ale jako odchylka místo toho, aby se tiše přebrala; daňový součet shrnuje podle sazby, ne podle klíče.

Balíček z evidence titulů se zachytí jako jedna položka a rozpadne se na své složky. Jednotlivé části lze při zachycení odebrat a každá složka balíčku nese vlastní cenu, vlastní daň a vlastní rezervaci. Zakázka přitom váže tu podobu balíčku, se kterou vznikla. Změní-li se rozpis později, vznikne nová verze a existující zakázka zůstane, jak byla.

Fakturuje se s náhledem, schválením a kontrolou účetního období; opravné doklady jdou celé nebo po položkách. Elektronická faktura vzniká jako XRechnung nebo ZUGFeRD, jako XML nebo jako hybridní PDF, s předkontrolou a validací. Doklady (potvrzení zakázky, faktura, dodací list, upomínka) přicházejí z rozvržení mandanta a odcházejí jako návrh do korespondence nebo přímo e-mailem.

Zda se zaplatilo, stojí v otevřených pohledávkách. Tam se objeví prošlé faktury se součty, platbu i upomínku lze v jednom kroku zachytit respektive vytisknout, se stupni upomínek od připomenutí až po čtvrtou upomínku. Přehled platby filtruje podle způsobu platby a sčítá; pohled na obrat počítá podle měsíce, titulu a zákazníka, jako CSV, jako deník faktur nebo jako dávku zaúčtování pro DATEV pro účetnictví.