Agence

Beaucoup de maisons d’édition ne vendent pas seulement des titres, mais aussi du travail : de la création, des campagnes, des sites web ou des rapports annuels. Pour cela, il faut une autre facture que pour un livre : une facture qui naît d’heures, de prix fixes et de frais avancés. C’est exactement ce que fait ce module, dans le même système que le reste.

Au début se trouve le devis. Ce n’est pas un champ de texte, mais une structure, avec des sections et des lignes que l’on peut réordonner par glissement, une introduction et un texte final dans l’éditeur avec des variables et des lignes issues d’un catalogue de prestations. Le statut le conduit du brouillon à envoyé puis à accepté ou refusé ; des pièces jointes s’y ajoutent, la duplication est possible, l’archivage aussi. Et un devis accepté devient un projet d’un clic. C’est le point où, ailleurs, on recopie.

Le projet est la vue de pilotage, avec des phases, des taux horaires propres, un budget en euros et en heures ainsi qu’un statut d’actif à en pause jusqu’à clôturé. Les clients correspondants viennent du CRM. De là, le chemin mène aux temps et à la facturation du projet.

La saisie se fait par projet et par activité. La différence avec une liste d’heures réside dans la validation. Une saisie de temps ne compte que lorsqu’elle est validée, alors pour la facture et pour l’analyse à égalité. Là où l’on travaille avec un système de tâches, rien n’a besoin d’être saisi deux fois. Les projets peuvent être reliés à bryve, et les temps qui y sont enregistrés arrivent par un canal de retour sécurisé.

Toutes les prestations n’entrent pas dans des heures. C’est pourquoi le projet comporte aussi des lignes à prix fixe et des forfaits récurrents avec leurs périodes, ce contingent qui revient et sur lequel reposent beaucoup de relations d’agence. Les frais avancés viennent en troisième, et pas en les retapant. Une facture fournisseur existante peut être tirée directement depuis les factures fournisseurs vers le projet comme frais refacturables.

Tout se retrouve dans le cockpit de facturation du projet, comme synthèse des temps, des prix fixes, des frais avancés et du forfait, d’où naissent des lignes de commande avec leur imputation. À partir de là, c’est un dossier ordinaire dans Commandes & factures. Pour que rien ne reste en suspens, une liste d’entrée valable pour tout le module rassemble les dossiers de facturation ouverts, et sur chaque ligne de commande on peut retracer de quelle prestation d’agence elle provient.

Quatre analyses gardent l’activité en vue : l’encours, c’est-à-dire le travail déjà réalisé mais pas encore facturé, montre l’état séparé par temps, prix fixes et frais avancés. La charge montre à quel point les semaines sont pleines. La rentabilité montre quel projet se porte lui-même. Et la liste d’heures est la base que l’on peut présenter au client.