Agentura

Mnoho nakladatelství neprodává jen tituly, ale i práci, například grafiku, kampaně, weby nebo výroční zprávy. K tomu je potřeba jiná faktura než na knihu: taková, která vzniká z hodin, pevných cen a výloh. Přesně to tento modul umí, v témže systému jako zbytek.

Na začátku stojí nabídka. Není to textové pole, ale členěný dokument, s oddíly a s řádky položek, které se dají přetahováním přeřazovat, s úvodem a závěrečným textem v editoru se zástupnými symboly a s položkami z katalogu služeb. Stav ji vede od návrhu přes odesláno k přijato nebo zamítnuto; přílohy se přidají, duplikování jde, archivace také. A z přijaté nabídky se na stisk tlačítka stane projekt. To je ten bod, ve kterém se jinak přepisuje.

Projekt je řídicí pohled, s fázemi, vlastními hodinovými sazbami, rozpočtem v eurech i v hodinách a se stavem od aktivní přes pozastavený až po uzavřený. Zákazníci k tomu přicházejí z CRM. Odtud vede cesta do hodin a do projektové fakturace.

Zachycuje se u každého projektu a činnosti. Rozdíl proti seznamu hodin leží ve schválení. Záznam hodiny se počítá teprve tehdy, když je schválený, a to pro fakturu i pro analýzu zároveň. Kde se pracuje se systémem úkolů, se nemusí zadávat dvakrát. Projekty lze propojit s bryve a hodiny zachycené tam přijdou přes zajištěný zpětný kanál.

Ne každá služba se vejde do hodin. Proto leží v projektu vedle toho položky s pevnou cenou a retainery s jejich obdobími, tedy opakující se objem, který nese mnoho agenturních vztahů. Výlohy přicházejí jako třetí věc, a to nikoli přepsané. Existující přijatou fakturu lze přetáhnout přímo z přijatých faktur do projektu jako vyúčtovatelnou výlohu.

Všechno se sejde ve fakturačním cockpitu projektu, jako souhrn z hodin, pevných cen, výloh a retaineru, ze kterého vzniknou položky zakázky se zaúčtováním. Od té chvíle je to normální případ v zakázkách & fakturách, včetně elektronické faktury a DATEV. Aby nic nezůstalo ležet, sbírá seznam příchozích platný pro celý modul otevřené fakturační případy a u každé položky zakázky je srozumitelné, z které agenturní služby pochází.

Čtyři analýzy drží obchod na očích: WIP, tedy už odvedená, ale ještě nevyúčtovaná práce, ukazuje stav odděleně pro hodiny, pevné ceny a výlohy. Vytížení ukazuje, jak plné jsou týdny. Rentabilita ukazuje, který projekt se unese. A seznam hodin je základ, který lze zákazníkovi ukázat.