Agenzia

Molte case editrici non vendono soltanto titoli, ma anche lavoro, per esempio progettazione grafica, campagne, siti web o bilanci sociali. Per questo serve una fattura diversa da quella di un libro, una che nasce da ore, prezzi fissi e spese. È esattamente ciò che fa questo modulo, nello stesso sistema del resto.

All’inizio c’è il preventivo. Non è un campo di testo, ma è articolato, con sezioni e righe di posizione che si riordinano trascinandole, introduzione e testo di chiusura nell’editor con segnaposto e posizioni da un catalogo delle prestazioni. Lo stato lo porta da bozza a inviato fino ad accettato o rifiutato; si aggiungono allegati, la duplicazione è possibile, l’archiviazione anche. E un preventivo accettato diventa progetto con un clic. È il punto in cui altrimenti si ricopia.

Il progetto è la vista di governo, con fasi, tariffe orarie proprie, budget in euro e in ore e uno stato da attivo a in pausa fino a concluso. I clienti relativi vengono dal CRM. Da qui la strada porta nelle ore e nella fatturazione del progetto.

La registrazione avviene per progetto e attività. La differenza rispetto a un foglio ore sta nell’approvazione. Una voce di tempo conta solo quando è approvata, e allora vale sia per la fattura sia per l’analisi. Dove si lavora con un sistema di attività, non serve registrare due volte. I progetti si possono collegare a bryve, e le ore registrate lì entrano tramite un canale di ritorno protetto.

Non ogni prestazione entra nelle ore. Per questo nel progetto stanno accanto le posizioni a prezzo fisso e i retainer con i loro periodi, il contingente ricorrente su cui si regge buona parte dei rapporti d’agenzia. Le spese si aggiungono come terzo elemento, e non digitate a mano. Una fattura fornitore già presente si può trascinare direttamente dalle fatture fornitori nel progetto come spesa fatturabile.

Tutto converge nel cockpit di fatturazione del progetto, come riepilogo di ore, prezzi fissi, spese e retainer, dal quale nascono posizioni d’ordine con la relativa contabilizzazione. Da lì è una pratica normale in Ordini & fatture, con fattura elettronica e DATEV. Perché nulla resti indietro, un elenco di ingresso valido per tutto il modulo raccoglie le pratiche di fatturazione aperte, e su ogni posizione d’ordine è ricostruibile da quale prestazione d’agenzia provenga.

Quattro analisi tengono l’attività sotto controllo: il WIP, cioè il lavoro già prestato ma non ancora fatturato, mostra lo stato separato per ore, prezzi fissi e spese. L’utilizzo mostra quanto sono piene le settimane. La redditività mostra quale progetto si sostiene. E il foglio ore è la base che si può mostrare al cliente.