Agencia

Muchas editoriales no venden solo títulos, sino también trabajo, por ejemplo diseño, campañas, sitios web o memorias anuales. Para eso hace falta una factura distinta a la de un libro, una que surge de horas, precios fijos y gastos. Justo eso es lo que hace este módulo, en el mismo sistema que el resto.

Al principio está el presupuesto. No es un campo de texto, sino que está estructurado, con secciones y líneas de posición que se reordenan arrastrando, introducción y texto de cierre en el editor con marcadores y posiciones de un catálogo de servicios. El estado lo lleva de borrador a enviado y hasta aceptado o rechazado; se añaden adjuntos, duplicar es posible, archivar también. Y un presupuesto aceptado se convierte en proyecto con un clic. Es el punto en el que si no habría que copiarlo todo.

El proyecto es la vista de gobierno, con fases, tarifas horarias propias, presupuesto en euros y en horas y un estado de activo a en pausa y hasta cerrado. Los clientes correspondientes vienen del CRM. De aquí el camino lleva a las horas y a la facturación del proyecto.

El registro se hace por proyecto y actividad. La diferencia frente a un parte de horas está en la aprobación. Una entrada de tiempo solo cuenta cuando está aprobada, y entonces vale igual para la factura y para el análisis. Donde se trabaja con un sistema de tareas no hace falta registrar dos veces. Los proyectos se pueden conectar con bryve, y las horas registradas allí entran por un canal de retorno protegido.

No todo servicio cabe en horas. Por eso en el proyecto están al lado las posiciones a precio fijo y los retainer con sus periodos, el cupo recurrente sobre el que se sostienen muchas relaciones de agencia. Los gastos se añaden como tercer elemento, y no tecleados. Una factura de proveedor ya existente se puede arrastrar directamente desde las facturas de proveedores al proyecto como gasto facturable.

Todo converge en el cockpit de facturación del proyecto, como resumen de horas, precios fijos, gastos y retainer, del que surgen posiciones de pedido con su contabilización. A partir de ahí es un expediente normal en Pedidos & facturas, con factura electrónica y DATEV. Para que nada quede atrás, una lista de entrada válida para todo el módulo reúne los expedientes de facturación abiertos, y en cada posición de pedido es trazable de qué servicio de agencia procede.

Cuatro análisis mantienen el negocio a la vista: el WIP, es decir, el trabajo ya prestado pero aún no facturado, muestra el estado separado por horas, precios fijos y gastos. La ocupación muestra cómo de llenas están las semanas. La rentabilidad muestra qué proyecto se sostiene. Y el parte de horas es la base que se le puede mostrar al cliente.