Bureau

Veel uitgeverijen verkopen niet alleen titels, maar ook werk, bijvoorbeeld vormgeving, campagnes, websites of jaarverslagen. Daarvoor is een andere factuur nodig dan voor een boek: een die uit uren, vaste prijzen en onkosten ontstaat. Precies dat doet deze module, in hetzelfde systeem als de rest.

Aan het begin staat de offerte. Die is geen tekstveld, maar ingedeeld, met secties en regels die met slepen te herschikken zijn, een inleiding en een slottekst in de editor met tijdelijke aanduidingen en regels uit een dienstencatalogus. De status voert haar van concept via verzonden naar geaccepteerd of afgewezen; bijlagen komen erbij, dupliceren kan, archiveren ook. En een geaccepteerde offerte wordt met één druk op de knop een project. Dat is het punt waar anders wordt overgetypt.

Het project is de stuurweergave, met fasen, eigen uurtarieven, een budget in euro en in uren en een status van actief via gepauzeerd tot afgesloten. De klanten daarbij komen uit het CRM. Van hier voert de weg naar de tijden en naar de projectfacturatie.

Er wordt geregistreerd per project en activiteit. Het verschil met een urenlijst zit in de goedkeuring. Een tijdboeking telt pas als zij is goedgekeurd, dan voor de factuur en voor de analyse in gelijke mate. Waar met een takensysteem wordt gewerkt, hoeft niets dubbel te worden ingevoerd. Projecten kunnen met bryve worden verbonden, en de daar geboekte tijden komen via een beveiligd retourkanaal binnen.

Niet elke dienst past in uren. Daarom liggen er in het project daarnaast regels met een vaste prijs en retainers met hun periodes, het terugkerende contingent waarop veel bureaurelaties rusten. Onkosten komen als derde erbij, en wel niet overgetypt. Een bestaande inkoopfactuur is direct uit de inkoopfacturen als doorbelastbare onkosten naar het project te trekken.

Alles komt samen in het facturatiecockpit van het project, als samenvatting uit tijden, vaste prijzen, onkosten en retainer, waaruit orderregels met codering ontstaan. Vanaf daar is het een normaal dossier in Orders & facturen, met e-factuur en DATEV erbij. Om te voorkomen dat er iets blijft liggen, verzamelt een modulebrede ingangslijst de open afrekendossiers, en bij elke orderregel is na te gaan uit welke bureaudienst zij komt.

Vier analyses houden het bedrijf in het oog: WIP, dus het al geleverde maar nog niet afgerekende werk, laat de stand zien, gescheiden naar tijden, vaste prijzen en onkosten. Bezetting laat zien hoe vol de weken zitten. Rentabiliteit laat zien welk project zichzelf draagt. En de urenlijst is de grondslag die u de klant kunt laten zien.