Πρακτορείο

Πολλοί εκδοτικοί οίκοι δεν πουλούν μόνο τίτλους, αλλά και δουλειά, π.χ. σχεδιασμό, καμπάνιες, ιστότοπους ή ετήσιες εκθέσεις. Γι’ αυτό χρειάζεται άλλο τιμολόγιο από ό,τι για ένα βιβλίο: ένα που γεννιέται από ώρες, σταθερές τιμές και δαπάνες. Ακριβώς αυτό κάνει αυτή η ενότητα, μέσα στο ίδιο σύστημα με τα υπόλοιπα.

Στην αρχή στέκει η προσφορά. Δεν είναι ένα πεδίο κειμένου, αλλά οργανωμένη, με ενότητες και γραμμές θέσεων που αναταξινομούνται με σύρσιμο, με εισαγωγή και τελικό κείμενο μέσα στον επεξεργαστή με σύμβολα θέσης και με γραμμές από έναν κατάλογο υπηρεσιών. Η κατάσταση την οδηγεί από το σχέδιο, μέσα από το απεσταλμένη, έως το δεκτή ή απορριφθείσα· τα συνημμένα προστίθενται, η αντιγραφή γίνεται, η αρχειοθέτηση επίσης. Και μια προσφορά που έγινε δεκτή γίνεται με ένα πάτημα έργο. Αυτό είναι το σημείο στο οποίο αλλιώς γίνεται αντιγραφή με το χέρι.

Το έργο είναι η προβολή διαχείρισης, με φάσεις, δικές του ωριαίες αμοιβές, προϋπολογισμό σε ευρώ και σε ώρες, καθώς και μια κατάσταση από ενεργό, μέσα από το σε παύση, έως το ολοκληρωμένο. Οι πελάτες γι’ αυτό έρχονται από το CRM. Από εδώ ο δρόμος οδηγεί στις ώρες και στην τιμολόγηση του έργου.

Η καταγραφή γίνεται ανά έργο και δραστηριότητα. Η διαφορά από μια λίστα ωρών βρίσκεται στην έγκριση. Μια καταχώριση ώρας μετράει μόνο όταν έχει εγκριθεί, τότε για το τιμολόγιο και για την ανάλυση εξίσου. Όπου δουλεύει κανείς με ένα σύστημα εργασιών, δεν χρειάζεται να καταγραφεί τίποτα δύο φορές. Τα έργα μπορούν να συνδεθούν με το bryve, και οι ώρες που καταχωρίστηκαν εκεί μπαίνουν μέσω ενός ασφαλισμένου καναλιού επιστροφής.

Δεν χωράει κάθε υπηρεσία σε ώρες. Γι’ αυτό μέσα στο έργο βρίσκονται δίπλα οι γραμμές σταθερής τιμής και τα retainer με τις περιόδους τους, δηλαδή το επαναλαμβανόμενο κοντέινερ ωρών που στηρίζει πολλές σχέσεις με πρακτορεία. Οι δαπάνες προστίθενται ως τρίτο στοιχείο, και μάλιστα χωρίς πληκτρολόγηση. Ένα υπάρχον τιμολόγιο προμηθευτή μπορεί να τραβηχτεί απευθείας από τα τιμολόγια προμηθευτών μέσα στο έργο ως εκκαθαρίσιμη δαπάνη.

Όλα μαζί συγκεντρώνονται στο cockpit τιμολόγησης του έργου, ως σύνοψη από ώρες, σταθερές τιμές, δαπάνες και retainer, από την οποία γεννιούνται γραμμές παραγγελίας με λογιστική κατάταξη. Από εκεί είναι μια κανονική υπόθεση στις παραγγελίες & τιμολόγια, μαζί με ηλεκτρονικό τιμολόγιο και DATEV. Για να μη μείνει τίποτα πίσω, μια λίστα εισερχομένων για όλη την ενότητα συγκεντρώνει τις ανοιχτές υποθέσεις εκκαθάρισης, και σε κάθε γραμμή παραγγελίας είναι εξηγήσιμο από ποια υπηρεσία του πρακτορείου προέρχεται.

Τέσσερις αναλύσεις κρατούν τη δουλειά στο βλέμμα: το WIP, δηλαδή η δουλειά που έχει ήδη παρασχεθεί αλλά δεν έχει εκκαθαριστεί ακόμη, δείχνει την κατάσταση χωριστά για ώρες, σταθερές τιμές και δαπάνες. Η πληρότητα δείχνει πόσο γεμάτες είναι οι εβδομάδες. Η κερδοφορία δείχνει ποιο έργο βγάζει τα έξοδά του. Και η λίστα ωρών είναι η βάση που μπορεί να δείξει κανείς στον πελάτη.