Media

Een cover is niet alleen een JPEG. Het heeft een fotograaf, een bureau, een prijs, een gebruiksduur en op een gegeven moment een vervaldatum. Het bestaat in vijf formaten voor vijf kanalen, het zit in drie titels en in een social-mediabericht, en iemand heeft het vorig jaar bijgesneden. Als die gegevens niet aan het bestand hangen, hangen ze in een tabel ernaast, en die klopt na een half jaar niet meer.

De mediatheek houdt beide bij elkaar: het bestand en alles wat erover bekend is. Zij beheert afbeeldingen, documenten, pdf's, archieven, e-bookbestanden, audio en video. Het formaat stelt zij daarbij zelf vast, inclusief de bijbehorende ONIX-code. De collectie is als geheel op te roepen of gefilterd op één titel of één contact. De media van een titel zijn daarbij dezelfde media, alleen bezien vanuit de titelgegevens.

Het overzicht is een lijst zoals de andere in het systeem, met volledige tekstzoekfunctie, filters voor soort inhoud, formaat, status, titelverband en aanmaakdatum, opgeslagen filters, te kiezen kolomsets en een favorietenster per regel. De upload zit er direct boven: bestand kiezen, soort inhoud, formaat en status instellen, dan opslaan. Daarboven ligt de AI-regel met twee velden, links het zoeken op trefwoord, rechts het zoeken op betekenis. Naast het overzicht staat als tweede weergave het vervallen van rechten.

Eén medium opent zich in tabbladen, en de reeks is lang: algemene gegevens, copyright, bestandsinfo, bewerken, varianten, distributie, toewijzingen, auteurs, categorieën, links, trefwoorden, bronnen, ONIX, overige, gebruik, versies, AI-gegevens. Bovenaan staan de voorbeeldweergave, bestandsnaam, formaat, grootte en status (concept, controle, goedgekeurd, gearchiveerd), plus downloaden en delen.

De bestandsinfo is geen weergave maar een formulier, met IPTC Core, XMP, EXIF inclusief GPS en de pdf-metadata, veld voor veld te bewerken, met headline, alt-tekst, keywords, credit, creator, rights. Bij pdf's kan de volledige tekst uit het bestand worden gehaald. De inhoudelijke kant ernaast is dicht op het vak geschreven, met auteurs naar rol en aandeel, categorieën volgens VLB, Thema, BISAC, genre en warengroep, trefwoorden, bronnen, DOI, verwante producten, e-content met formaat en DRM, productie en een eigen ONIX-tabblad met soort resource, doelgroep, modus en het kenmerk voor de ONIX-export.

Copyright is het tabblad waaraan geld hangt, met licentieplicht, het beeldnummer bij het bureau en in huis, de copyrightvermelding, het beeldbureau, de fotograaf en de vormgever als contacten uit het CRM, een weblink naar het bureau, de nettoprijs, land en plaats en de oplagebinding van en tot, plus vier data: bestelling, verval, vooraankondiging, factuur. Uit de verval- en de vooraankondigingsdatum ontstaat de rechtenvervallijst, met verlopen regels en waarschuwingen, per regel het bestand, het bureau, de vervaldatum en het aantal dagen sinds de vervaldag, met de status open, bevestigd of afgehandeld en een sprong naar het medium. Bovenaan staat het totaal: drie verlopen, één waarschuwing, vier open.

Bewerken gebeurt in het systeem, niet ernaast. Bij afbeeldingen kan de grootte met behoud van de beeldverhouding worden gewijzigd, het formaat naar JPEG, WebP of PNG met kwaliteitsniveau worden omgezet en een watermerk met tekst, positie en dekking worden geplaatst. Bij pdf's kan een paginabereik worden uitgenomen, een watermerk worden geplaatst en worden gecomprimeerd. Elke wijziging wordt op het origineel toegepast en verhoogt de versie; de historie houdt elke versie klaar om te downloaden en terug te halen. Daarnaast zijn er de varianten: presets per tenant met maximale breedte en hoogte, doelformaat en kwaliteit, op verzoek al bij de upload aangemaakt. Web, catalogus en social media krijgen zo hun formaat, zonder dat iemand bijsnijdt.

Waar een asset heen gaat, regelt de distributie. Geselecteerde media kunnen als ZIP worden gedownload, in het origineel of in een variant, desgewenst met unieke bestandsnamen en als achtergrondtaak. Openbare deellinks kunnen per medium worden aangelegd met vervaldatum, downloadlimiet, wachtwoord en notitie, en zijn altijd in te trekken. En distributieprofielen sturen een bestand via SFTP, FTP, FTPS, S3 of HTTP naar buiten, met de hand gestart of automatisch zodra een medium wordt goedgekeurd, met sjablonen en een taakhistorie.

Wat het verwijderen veilig maakt, is het tabblad Gebruik. Dat toont voor een medium het directe titelverband, de gekoppelde titels, CRM-contacten, contracten, productie, werken en social-mediaberichten uit de media-cockpit. Wie een nog gebruikt medium wil verwijderen, krijgt het aantal gebruiken te zien, maar kan het verwijderen alsnog bevestigen.