Abonnementen

Abonnementen zijn geen losse transacties: ze beginnen, lopen, worden nagecalculeerd, verlengd en op een moment opgezegd. Deze module voert ze over de hele weg en draagt voor de facturatie over aan dezelfde plek als elk ander dossier.

Een abonnement hoort bij een factuurontvanger uit het CRM en bij een werk of een titel uit de titelgegevens; de prijs volgt uit de titel, het soort staffelprijs en het aantal, met een voorbeeld al bij het invoeren. Het kent drie soorten (tijdschrift, bundle en vervolg), waarbij het vervolg zonder vast einde mag lopen. Onder hetzelfde contractnummer kunnen meerdere regels worden gevoerd; ze erven de factuurontvanger, het afleveradres, de tenant, de valuta en de rekenwijze van het eerste abonnement en krijgen doorlopende nummers.

Om de stamgegevens heen liggen de dagelijkse gevallen. Verzending en betaalwijze staan in eigen velden, plus extra contacten voor de opdrachtgever en de documentontvanger. Een tijdelijk afleveradres geldt alleen voor een periode, bijvoorbeeld voor de zomer of een sabbatical. Bij het activeren controleert de module de blokkade voor gratis abonnementen en vraagt na in plaats van eraan voorbij te gaan. En digitale toegangen hangen als toegangsrechten aan het abonnement, met add-oncode, serienummers, aantal toegangen en looptijd, aangemaakt uit sjablonen, met een kenmerk of ze al zijn verstuurd.

Twee wegen leiden naar de factuur. De losse is de nacalculatie: komt er midden in de periode aantal bij, dan rekent de module naar rato van de resterende dagen, houdt rekening met de staffel voor het nieuwe totale aantal en laat het resultaat eerst als voorbeeld zien, zonder op te slaan. De gebundelde is de afrekenrun, een job over veel abonnementen, met een periodebeleid voor het geval van gesloten periodes en keuzes voor een maandfactuur, optellen, verzamelen of afzonderlijk en voor direct factureren. Hij loopt op de achtergrond en legt per abonnement vast wat eruit is gekomen. De facturen zelf ontstaan in Orders & facturen en dragen de nummerreeksen van de tenant.

Er wordt verlengd met de blik naar voren. Het volgende abonnement ontstaat met één druk op de knop, een beveiliging voorkomt de dubbele verlenging, en het dashboard laat zien wat er in de komende 30 dagen aankomt. Er wordt opgezegd met reden, datum, einde van de levering en wijze van opzegging, plus termijn en naleverdatum; proefabonnementen zetten zich op verzoek zelf om of lopen met een eigen reden af. Elke statuswisseling staat in de historie, naast het afrekenverloop met periode, bedrag en een verwijzing naar de aangemaakte order.

En omdat een abonnementenbestand vooral een cijfer is, vat het dashboard het samen: actieve abonnementen, de maandelijks terugkerende omzet, de verlengingen en aflopende proefabonnementen van de komende 30 dagen, de opzeggingen van de afgelopen. Wie dieper wil kijken, vindt de opbrengsten in de rapportage.