Verhuur

Muziek verhuren is een logistiek vak.

Een orkest heeft partituur en stemmen nodig op een datum, op een locatie, voor een bepaalde uitvoering, en daarna moet het materiaal terug, volledig en op tijd. Daarbij prijzen naar regio en speelduur, meldingen aan de collectieve beheersorganisatie, commissies voor vertegenwoordigers. Dit is het omvangrijkste gebied van de applicatie, en het heeft een duidelijke kern.

Die kern is het dossier: één huurdossier van een klant over bepaald muziekmateriaal in een bepaalde periode. Daarrond liggen de fasen ervoor (de aanvraagcalculatie en de offerte), het materiaalbeheer, de verzending, de uitvoeringen en de commerciële afhandeling. Het dossier zelf heeft eigen tabbladen voor stamgegevens, regels, leveringen, gebruik, facturen, correspondentie, koppelingen en documenten.

Het materiaal is als bundle met sets ingericht. Een bundle is het muziekmateriaal dat te huur staat; een set is een fysiek exemplaar daarvan, met nummer, staat, opslagplaats en een stuklijst van stemtypen met een aantal volgens plan en een werkelijk aantal. Ontbreekt een stem blijvend, dan staat dat daar, met reden. De actuele voorraad per regel rekent mee wat buitenshuis is, wat net terugkwam en welke uitgaande zendingen nog open staan. Sets kunnen worden geblokkeerd, gereserveerd en in het magazijn geboekt, en elke set heeft een historie met alle dossiers waarin hij voorkwam.

De bezetting daarachter is gestructureerd, geen vrije tekst, met stemtypen per werk of titel en de kenmerken obligaat, ad libitum en divisi, in te voegen uit eigen sjablonen, uit werksets of uit de gespiegelde instrumentencatalogus. Werken, muziekmetadata en songrechten komen uit titelgegevens en werk, de huurders, vertegenwoordigers en speellocaties uit het CRM.

Prijzen rekent een tariefengine, met regio's in eigen valuta, daarin categorieën, daarin weer staffels die van de duur afhangen, plus toe- en afslagen voor bijzonder gebruik en eigen tarieven voor synchlicenties naar speelduur en voor archiefkopieën naar aantal pagina's. Het voorbeeld toont de prijs voordat er wordt opgeslagen; een handmatige prijs vraagt een onderbouwing. En de btw is een uitkomst: die volgt uit de soort regel, het leverland en het type huurder, dus eindklant, zakelijk binnenland, zakelijk in de EU met btw-identificatienummer of derde land.

De verzending loopt in stappen: vrijgeven, boeken, ontvangen. Bij het boeken gaat de set op verhuurd en wordt hij uit het magazijn geboekt; bij de ontvangst weer terug. De pakbon bundelt desgewenst meerdere zendingen van één verzending en draagt het werkelijke verzendadres (concertzaal, orkestbureau, bibliotheek) inclusief uitvoeringsdata, werkgegevens per regel en zendingsnummer. Voor materiaal zonder titelverband is er de blanco pakbon. Bij de retour beoordeelt de inspectie het materiaal als volledig, onvolledig, beschadigd of verloren en zet daarmee de status van de set.

Wat het geheel samenhoudt, is de bundle-cockpit, een bezettingsweergave per muziekmateriaal als agenda of tijdlijn, met sets, dossiers, calculaties, leveringen, uitvoeringen en blokkades in één beeld. Die herkent conflicten bij overlappende dossiers, maar laat ze weg als aantoonbaar verschillende sets betrokken zijn. Want twee concerten op dezelfde avond zijn geen probleem, zolang er twee partituursets zijn.

Aan het einde staat de afrekening. Factuurtoewijzingen dragen een soort, een vervalregel en een bedrag en worden echte orders in Orders & facturen, afzonderlijk of als verzamelorder, met een controle op gemengde valuta's. Commissies voor vertegenwoordigers lopen als interne regels bij het dossier mee en worden bij annulering en heractivering meegenomen. En de uitvoeringen, die toch al zijn vastgelegd, worden de GEMA-melding, met voorbeeld, export inclusief logboek, statuswissel naar gemeld en dubbelcontrole, waarbij werken zonder bescherming buiten beschouwing blijven.