Een ERP-project dat planbaar blijft.
Uitgeverijsoftware invoeren is geen softwareaankoop maar een project – met termijnen, budgetten en mensen die moeten doorwerken terwijl er wordt omgeschakeld. Wij begeleiden zulke projecten al 25 jaar: met een vast verloop, heldere rollen en een projectplan waarin u altijd kunt kijken.
Eerst analyseren, dan uitvoeren – in controleerbare stappen.
ERP-projecten stranden zelden op de techniek. Zij stranden doordat alle betrokkenen te lang op het eerste zichtbare resultaat wachten en besluiten onderweg verloren gaan. Daarom werken wij in korte, controleerbare blokken.
In cycli, niet in één keer
De uitvoering loopt in blokken van twee tot drie weken. Aan het eind van elk blok staat een werkend systeem dat uw key users kunnen bekijken en beoordelen – geen statusrapport.
Naar de uitvoeringEén plan waar beide partijen in kijken
Het projectplan is geen intern document. Wat wij zien, ziet u ook – altijd en zonder te vragen.
Naar het projectplanKey users in plaats van klassikale training
Uit elk vakgebied wijst u één persoon aan die vroeg meewerkt, test en meebeslist. Deze mensen dragen de omschakeling later in huis – dat werkt sterker dan elke training op de go-livedag.
Naar de rollenMijlpalen die worden geaccepteerd
Wat niet is geaccepteerd, geldt niet als klaar – ook bij ons niet. U geeft elke fase vrij voordat de volgende begint.
Naar de sturingGeen datum zonder analyse
In principe staat open.junixx binnen enkele dagen klaar. Hoe lang uw project duurt, wordt echter bepaald door uw processen, uw oude data en uw koppelingen. Daarom staat aan het begin een analyse – en geen datum die niemand kan halen.
Naar het conceptEén huis, één aanspreekpunt
Advies, concept, migratie, koppelingen, training en support komen van ons – als systeemhuis gespecialiseerd in de uitgeverijbranche. U coördineert geen drie dienstverleners.
Eerste gesprek afsprekenVan het eerste gesprek tot de reguliere werking.
Negen stappen, elk met een beschreven resultaat. U ziet op elk punt wat er daarna gebeurt, wat wij van u nodig hebben en waaraan de afronding wordt gemeten.
- 01 Kosteloos · tot 3 uur
Kosteloos eerste gesprek
Maak via het contactformulier een afspraak. Wij laten u open.junixx live zien – niet als standaarddemo maar langs uw vragen – en duiden wat in uw huis mogelijk is en wat niet.
Meer weten- Live demonstratie langs uw processen
- Eerste inschatting van inspanning, volgorde en risico’s
- Duidelijkheid welke bestaande systemen blijven en welke worden vervangen
Resultaat Een onderbouwde inschatting of en hoe het verdergaat.
- 02 1 tot 4 weken, afhankelijk van de omvang
Concept en offerte
Afhankelijk van de omvang is een uitgebreid concept nodig. In workshops leggen wij uw processen vast zoals ze nu zijn en beschrijven hoe ze straks moeten lopen. Pas daaruit ontstaat een offerte die bij uw uitgeverij past.
Meer weten- Procesopname per vakgebied: huidige en gewenste situatie
- Workshops over migratie, koppelingen en rechten
- Eisen geprioriteerd: wat bij de go-live klaar moet zijn, wat daarna komt
- Globale planning met mijlpalen en afhankelijkheden
Resultaat Een offerte met omvang, termijnen en budgetkader.
- 03
Bevestiging van de offerte
Openstaande vragen worden opgehelderd, u stuurt de offerte ondertekend terug. Parallel regelen wij het formele, zodat dat de projectstart later niet in de weg zit.
Meer weten- Verwerkersovereenkomst volgens de AVG
- Besluit over de bedrijfsvorm: eigen server in de uitgeverij of cloudserver
- Benoemde projectleiding aan beide kanten
Resultaat Opdracht en een bindende startdatum voor het project.
- 04 1 dag
Kickoff en projectinrichting
Voordat er iets wordt geconfigureerd, komen alle betrokkenen één keer voltallig bijeen. Hier wordt vastgelegd wie beslist, wie levert en hoe er wordt gecommuniceerd – de punten waarop projecten later weken verliezen.
Meer weten- Kickoff met projectleiding, key users en beslissers
- Het project wordt in bryve aangemaakt: taken, mijlpalen, tijdsbudgetten – met toegang voor u
- Vast overleg en escalatieroute afgesproken
- Risico’s en aannames schriftelijk vastgelegd
Resultaat Projectplan, toegangen en termijnen – voor iedereen zichtbaar.
- 05 Cycli van 2 tot 3 weken
Uitvoering
Onze technici richten uw open.junixx-instantie in, verbinden die met uw bestaande systemen en importeren uw oude data. In deze fase werken wij nauw samen met uw medewerkers – aan het eind van elke cyclus zien uw key users de actuele stand.
Meer weten- Instantie inrichten en server beschikbaar stellen
- Inrichting: gebruikers, rollen en rechten, standaardformulieren, nummerreeksen
- Koppelingen met distributie, webshop en boekhouding
- Proefmigratie van uw oude data, daarna vergelijking en correctie
- Review aan het eind van elke cyclus, vastgelegd in bryve
Resultaat Een geconfigureerd systeem dat uw processen weergeeft.
- 06
Test en acceptatie
Getest wordt niet of de software werkt – maar of uw werk ermee werkt. Daarom wordt getest op echte gevallen en door de mensen die er later mee werken.
Meer weten- Testgevallen langs doorlopende processen – van titel tot factuur
- Acceptatietest door uw key users met uw eigen gegevens
- Fouten geprioriteerd: wat de go-live blokkeert en wat daarna komt
- Acceptatieprotocol met uw vrijgave
Resultaat Gedocumenteerde vrijgave voor de go-live.
- 07
Onboarding en training
Persoonlijk of online bespreken wij hoe de samenwerking in de live-omgeving verloopt en hoe het ticketsysteem wordt gebruikt. Er wordt per rol getraind – niet iedereen heeft alles nodig.
Meer weten- Basistraining voor iedereen, power-user-training voor key users
- Online handboek en ticketsysteem ingevoerd
- Vastgelegd wie in huis wat beslist en wie hoe meldt
Resultaat Medewerkers die op dag één kunnen werken.
- 08
Go-live
Het kan beginnen. De omschakeling is een datum, geen periode – en die is vooraf doorgesproken, met volgorde, tijdvenster en terugvaloptie.
Meer weten- Cut-overplan met volgorde, tijdvenster en verantwoordelijken
- Datastop in het oude systeem, deltamigratie, vrijgave
- Terugvaloptie: het oude systeem blijft leesbaar tot alles draait
- Hypercare: verhoogde bereikbaarheid in de eerste weken
Resultaat Uw uitgeverij werkt productief met open.junixx.
- 09
Support en reguliere werking
Ook in de dagelijkse werking staan wij u met raad en daad bij – om uw systemen te onderhouden en bij problemen in te grijpen. Na de go-live eindigt het project, niet de samenwerking.
Meer weten- Ticketsysteem met afgesproken reactietijden
- Regelmatige releases – u bepaalt het moment
- Vast overleg of kwartaalgesprek: wat loopt, wat ontbreekt, wat komt
- Uitbreidingen worden als kleine projecten geleid – met offerte en acceptatie
Resultaat Een systeem dat met uw uitgeverij meegroeit.
Het projectplan ligt niet bij ons in de kast.
Wij voeren elk implementatieproject in – het project- en tijdplatform uit ons eigen huis. U krijgt een toegang en ziet hetzelfde als wij: taken, afhankelijkheden, mijlpalen en de uren die op uw project zijn geboekt. Geen weekrapport dat bij verzending al verouderd is.
- Gantt met echte afhankelijkheden. Verschuift een taak, dan verschuift zichtbaar de rest – niet pas bij het volgende overleg.
- mijlpalen en tijdsbudgetten. Plan en werkelijkheid per werkpakket – niet pas op de factuur.
- Taken met verantwoordelijken. Ook die van u: wie welke gegevens wanneer levert, staat in hetzelfde plan.
- Opmerkingen bij de taak. Besluiten staan waar ze horen – niet in een mailwisseling die drie mensen niet hebben.
- Capaciteitsplanning. Wij zien vroeg wanneer een cyclus te vol wordt – en zeggen het voordat de datum valt.
- Navolgbare tijdregistratie. Elk geboekt uur hoort bij een taak, met wijzigingslogboek.
- Beheer in Duitsland. Servers in Duitsland, AVG-conform, tweefactoraanmelding – desgewenst in eigen huis beheerd.
- Ook voor uw eigen projecten. bryve is een zelfstandig product – veel klanten blijven het na de invoering gebruiken voor programmaplanning, productie en verlofbeheer.
Wie in het project welke rol heeft.
De meeste vertragingen ontstaan niet bij de uitvoering, maar bij het wachten op een besluit. Daarom leggen wij bij de kickoff vast wie wat beslist – aan beide kanten.
| Rol | In uw uitgeverij | Bij juni.com |
|---|---|---|
| Projectleiding | Eén persoon met mandaat: plant termijnen en middelen in huis, houdt contact met de vakgebieden. | Voert het plan in bryve, is verantwoordelijk voor termijnen, budget en kwaliteit. |
| Besluit over de omvang | Directie of stuurgroep: beslist over wijzigingen die termijn of budget raken. | Inschatting, alternatieven, aanbeveling – met effect op het plan. |
| Vakgebieden | Key users per gebied – titelgegevens, productie, verkoop, boekhouding. Zij leveren proceskennis en testen. | Vakinhoudelijk advies uit 25 jaar uitgeverijprojecten. |
| Techniek | IT of IT-dienstverlener: netwerk, werkplekken, toegangen, printers. | Inrichting van instantie, server, koppelingen en back-up. |
| Data | Verantwoordelijken per gegevensbestand: zij beslissen wat wordt opgeschoond en wat meegaat. | Analyse, veldtoewijzing, programmering van de migratie. |
Termijnen, budget, risico’s, wijzigingen.
Een project blijft niet binnen de kaders doordat het goed gepland is, maar doordat afwijkingen vroeg opvallen.
-
Mijlpalen met acceptatie
Elke fase eindigt met een vooraf beschreven resultaat en uw akkoord. Zo is op elk moment onbetwist wat klaar is.
-
Wijzigingen geordend
Nieuwe eisen zijn normaal – projecten worden slimmer terwijl ze lopen. Elke wijziging komt met inspanning, termijneffect en een besluit. Niemand is aan het eind verrast.
-
Risico’s, vroeg benoemd
Ontbrekende gegevens, krappe bezetting in de zomer, een derde systeem zonder koppeling: wij houden een lijst bij, wegen die en werken haar af – in plaats van te hopen.
-
Plan en werkelijkheid, doorlopend
Geboekte uren tegen budget, termijnen tegen plan – altijd zichtbaar in bryve en besproken in het vaste overleg.
-
Rechten en gegevensbescherming
Het rollen- en rechtenconcept ontstaat in het project, niet erna: verwerkersovereenkomst, tweefactoraanmelding, gelogde toegangen.
-
Kennis die blijft
Besluiten, veldtoewijzingen en bijzondere gevallen worden in het project vastgelegd. U bent daarmee niet afhankelijk van het geheugen van enkelingen – aan geen van beide kanten.
Oude data komen in fasen, niet in één keer.
Een migratie in één keer werkt bijna nooit – want pas aan het echte bestand wordt zichtbaar wat ontbreekt, dubbel is of nooit is bijgehouden. Daarom splitsen wij haar op.
Veld voor veld vastleggen wat waarheen gaat en wat vervalt.
Een volledige ronde – met uw echte gegevens.
Dubbele adressen, onvolledige titelgegevens, oude condities: U beslist wat meegaat. Wij laten vooraf zien wat elke variant kost. Daarna loopt de migratie opnieuw – vandaar de tweede baan.
Alleen wat sinds de proefmigratie is gewijzigd, wordt overgenomen.
Desgewenst trainen wij uw medewerkers zo dat u de migratie zelfstandig kunt uitvoeren – met advies en ondersteuning van ons op de achtergrond.
Aanvullende dienstverlening.
Deze diensten boekt u optioneel bij de open.junixx-licentie – afhankelijk van wat uw huis zelf doet en wat wij moeten dragen.
Datamigratie
Hebt u al databases of gebruikt u andere uitgeverijsoftware?
Meer weten- Advies en analyse van bestaande systemen
- Concept en programmering van migratiekoppelingen
- Training zodat u de migratie zelf kunt uitvoeren
- Begeleiding bij proef- en deltamigratie
Koppelingen
Wij verbinden open.junixx met uw bestaande systeemlandschap.
Meer weten- Kant-en-klare koppelingen met de toonaangevende distributeurs
- Webshops, boekhouding, betaaldienstverleners
- Aanpassing van bestaande koppelingen aan eigen eisen
- Nieuwe koppelingen: advies, concept, realisatie
Trainingen
open.junixx kan meer dan in het dagelijks werk wordt gebruikt. Benut dat potentieel met goed getrainde medewerkers.
Meer weten- Basistraining: de basis voor alle medewerkers
- Power-user-training voor key users en vakverantwoordelijken
- Moduletrainingen: productie, verkoop, facturatie, media-cockpit
- Opfrissing na grotere releases
Aan het begin staat een gesprek.
Voordat het over budget en termijnen gaat, kijken wij samen hoe u vandaag werkt: processen, oude data, koppelingen. Daarna weet u wat een omschakeling voor uw huis zou betekenen en in welke volgorde die zinvol is.
Laten we spreken over uw project.
Het kosteloze eerste gesprek is een telefonisch of persoonlijk gesprek van maximaal drie uur – met een eerlijke inschatting aan het eind, ook als die tegen een project pleit. Het aanbod richt zich op zakelijke klanten.
juni.com GmbH
Münchener Straße 41 · 60329 Frankfurt am Main
+49 69 5077 5780 · info@juni.com