AVG

In één oogopslag

Bewijs dat in de audit overeind blijft.

Het register, in versies

Elke verwerking met de rechtsgrondslag volgens art. 6, de doeleinden en de categorieën van betrokkenen en van gegevens. Op actief zetten maakt een nieuwe versie, de historie blijft leesbaar.

Assessment met score en gap-rapport

Een begeleide vragenlijst volgens art. 32 met gewogen vragen berekent het volwassenheidsniveau, werkt de maatregelen bij en levert het gap-rapport als PDF.

Datalekken met de termijn van 72 uur

Risicobeoordeling in een matrix van vier bij vier, de meldtermijn volgens art. 33 als meelopende aftelling, statusverloop van open tot gesloten.

Het hele dossier als ZIP

Register, gepubliceerde beleidsdocumenten, gap-rapport, ondertekende verwerkersovereenkomsten en actief trainingsmateriaal – met één druk op de knop als pakket voor de audit of de toezichthouder.

De module

Gegevensbescherming, aantoonbaar bijgehouden.

De module is de dossierkast voor de gegevensbescherming in het bedrijf: zij legt vast welke verwerkingen er zijn, welke maatregelen die beschermen, welke overeenkomsten erachter staan en wat er bij een datalek is gebeurd. Dat geldt per tenant, met versies die kunnen worden bevroren.

Het dashboard stelt de onaangename vragen er meteen bij. Welke verwerking heeft geen maatregel? Welke geen verwijderregel? Welke opvolgdatum van een verwerkersovereenkomst is verstreken? Eén klik op de tegel voert naar het bijbehorende onderdeel.

Het register beschrijft wat er in het huis werkelijk gebeurt. Dat zit in de andere modules, met het klantenbeheer en de orderafhandeling in Orders & facturen, auteurscontracten en de royaltyafrekening in Contracten & royalties, de nieuwsbriefverzending in de correspondentie en het beheer van leveranciers en dienstverleners bij de inkoopfacturen. Elke vermelding ontstaat uit een branchesjabloon of handmatig, met de rechtsgrondslag volgens art. 6 en, bij een gerechtvaardigd belang, met een onderbouwing. Op actief zetten maakt telkens een nieuwe versie.

De technische en organisatorische maatregelen staan in de catalogus, gegroepeerd per soort maatregel volgens art. 32, elk met een stoplicht, de laatste controle en een interval waaruit de module de volgende vervaldatum zelf berekent. Wie de stand niet wil bijeenzoeken, start het assessment: gewogen vragen, aan het eind een score, bijgewerkte maatregelen en het gap-rapport als PDF.

Verwerkersovereenkomsten gaan van concept via “definitief” naar “ondertekend”, met een opvolgdatum en een kenmerk voor de vervaldatum. Beleidsdocumenten over gegevensbescherming bestaan uit vrijetekst- en live-hoofdstukken. De live-hoofdstukken halen hun inhoud uit het register, de maatregelen, de datalekken, de overeenkomsten, de trainingen en het verwijderbeleid en worden bij het publiceren vastgezet. De toestemmingen zelf ontstaan in het CRM en worden hier alleen geanalyseerd.

Een incident wordt vastgelegd met oorzaak, onmiddellijke maatregelen en risicobeoordeling, en de aftelling naar de 72 uur loopt daarbij zichtbaar mee. Trainingen ontstaan uit bouwstenen met een kennistoets, het risicoregister laat aan de hand van de criteria van art. 35 zien of er een DPIA nodig is. En één grens trekt de module zelf: zij documenteert, maar vervangt geen juridisch advies. De meegeleverde teksten voor overeenkomsten, trainingen en beleid zijn concepten die juridisch moeten worden getoetst.

Ook de AI

Als de AI in het spel komt.

De AI-functies van open.junixx hangen niet aan een vast ingebouwde aanbieder, maar aan een aansluitpunt. Voor de gegevensbescherming maakt dat het verschil – en de keuze ligt bij u.

In eigen huis: geen extra ontvanger
Wie een lokaal model instelt, geeft voor de AI aan niemand iets af. Daarmee vervalt de extra verwerker, de doorgifte naar een derde land volgens art. 44 e.v. AVG en de afweging die daaraan hangt.
In de cloud: uw contract, niet onze gezamenlijke toegang
Wie een cloudaanbieder kiest, sluit het contract zelf met hem en zet zijn eigen sleutel klaar. open.junixx zit daar niet tussen, en er is geen toegang waarover de aanvragen van alle huizen lopen.
Aantoonbaar, niet beweerd
Elke AI-aanvraag staat met model, tokens, kosten en duur in het logboek, elk teruggeschreven veld met de oude en de nieuwe waarde. Voor een verwerkingsregister betekent dat: de gegevens zijn te onderbouwen.
En helemaal zonder AI
De AI is een ingrediënt, geen voorwaarde. Zonder ingestelde aanbieder werkt open.junixx onveranderd verder – wie het onderwerp uit het register wil houden, kan dat.

Eén koppeling, drie wegen

Inkijk

De module in de applicatie.

DashboardVerwerkingenTOM's

Module AVG in open.junixx: dashboard met een box voor wat er moet gebeuren, kerncijfers over verwerkingen, maatregelen, datalekken en risico's en de dossierexport

Module AVG in open.junixx: verwerkingsregister met de lijst links en het formulier rechts, daarin de rechtsgrondslag, de doeleinden en de gegevenscategorieën

Module AVG in open.junixx: TOM-catalogus per soort maatregel met stoplicht en het verloop van de assessments met score en gap-rapport

Waar iets moet gebeurenKerncijfers over verwerkingen, gedocumenteerde maatregelen, open datalekken, vervallen trainingen en risico's – daarboven de waarschuwingsbox met de openstaande punten, rechtsboven de dossierexport als ZIP.

Elke verwerking, elke versieLinks het register met status en versie, rechts de verwerking zelf: rechtsgrondslag volgens art. 6, doeleinden, categorieën van betrokkenen en van gegevens – daaronder de versiehistorie.

Maatregelen en hun volwassenheidsniveauDe catalogus per soort maatregel met een stoplicht en de status per maatregel, daarnaast het verloop van de assessments met datum, status, score en het gap-rapport om te downloaden.

Koppeling

Via de API importeren en exporteren.

De dossierkast is bewust naar binnen gebouwd: alle bewijzen ontstaan in het huis. Naar buiten gaat het om de rechten van betrokkenen, de melding aan de toezichthouder en het bijhouden van de lijsten met dienstverleners.

Import – van externe diensten

Gegevens die van buiten in de module komen:

Lijsten van verwerkers en subverwerkers van clouddiensten → het register van verwerkersovereenkomsten en de bijlagen blijven actueel
Kenmerk en bevestiging van de toezichthouder → het bewijs direct bij het incident
Ondertekende overeenkomsten uit de e-signatuurdienst → status “ondertekend” zonder omweg
Bewijzen van deelname en afronding uit een trainingsplatform → de trainingsstand per persoon

Export – naar externe diensten

Gegevens die de module naar buiten doorgeeft:

Incidentgegevens volgens art. 33 naar het meldportaal van de toezichthouder
Register, maatregelen en overeenkomsten naar de externe functionaris voor gegevensbescherming of het advocatenkantoor
Machineleesbare gegevensexport voor een inzageverzoek volgens art. 15 en 20
Registers en bewijzen voor accountants en certificerende instanties

Vandaag ontstaan alle bewijzen in de module zelf: het verwerkingsregister als PDF en CSV, de TOM-catalogus, het gap-rapport, overeenkomsten en beleidsdocumenten als PDF – en het volledige AVG-dossier als ZIP met manifest. Koppelingen met meldportalen, e-signatuurdiensten en trainingsplatforms kunnen via de centrale API worden aangevuld.

Meer over de koppelingen

Detailoverzicht uit de koppelingsanalyse: bronnen voor de import en mogelijke doelen voor de export.

Import – van externe diensten

Bron (extern)	Wat wordt geïmporteerd	Nut in de module
Verwerkers en clouddiensten	Lijst van (sub)verwerkers, metagegevens van de verwerkersovereenkomst	Het register van verwerkersovereenkomsten en de bijlagen automatisch bijhouden
Toezichthouder	Kenmerk, bevestiging van de melding	Bewijs bij het incident
E-signatuurdienst	Ondertekende overeenkomsten (retour)	Status verwerkersovereenkomst “ondertekend”
Trainingsplatform (LMS)	Bewijzen van deelname en afronding	Trainingsstand per medewerker

Export – naar externe diensten

Doel / aanleiding	Externe dienst (voorbeelden)	Wat wordt geëxporteerd	Formaat / standaard
Melding van een datalek	Meldportalen van de toezichthouders	Incidentgegevens volgens art. 33: categorieën, betrokkenen, maatregelen	Portaal van de autoriteit, formulier
Compliancedossier extern laten controleren	Externe functionaris voor gegevensbescherming, advocatenkantoor	Register, maatregelen, overeenkomsten als bundel	PDF, ZIP
Inzage door de betrokkene	Inzageverzoek van een betrokkene	Machineleesbare gegevensexport volgens art. 20	PDF, JSON, CSV
Bewijs en audit	Accountants, certificerende instanties	Registers en bewijzen	PDF, CSV

Volledig

Alle functies van de AVG-module.

Dashboard

Kerncijfers: actieve verwerkingen, aandeel gedocumenteerde maatregelen, open datalekken, vervallen trainingen, open risico's
Vervallen TOM-reviews, verwerkingen zonder maatregel, verwerkingen zonder verwijderregel
Score van het laatste assessment, achterstallige opvolgdata van verwerkersovereenkomsten, verdeling van de statussen
Box met wat er moet gebeuren, met concrete aanwijzingen
Een klik op een tegel springt naar het bijbehorende onderdeel
Dossierexport als ZIP

Verwerkingen

Register met statusfilter concept, actief en gearchiveerd en een versievermelding
Benaming, beschrijving, doeleinden van de verwerking
Rechtsgrondslag volgens art. 6 lid 1 sub a tot f, bij sub f met verplichte vermelding van het gerechtvaardigde belang
Categorieën van betrokkenen en van persoonsgegevens, bijzondere categorieën volgens art. 9
Ontvangers en doorgifte naar derde landen
Versiebeheer: op actief zetten maakt een nieuwe versie, de historie is in te zien
Export als PDF en CSV

Sjablonen

Vooraf gedefinieerde sjablonen voor verwerkingen, gefilterd op branche (uitgeverij, media, bureau, algemeen)
Globale en eigen sjablonen
Voorbeeld met doel, rechtsgrondslag, betrokkenen en gegevenscategorieën
Aanwijzingen over ontvangers, derde landen, de aanbevolen bewaartermijn en de behoefte aan een verwerkersovereenkomst
Overnemen maakt een te bewerken concept

De volledige lijst vindt u in onze brochure

Hierboven ziet u een uitsnede. Alle functies van deze module – en die van alle andere – hebben wij in de open.junixx-brochure samengebracht. Wij sturen die u graag toe, gedrukt of als PDF. En als u liever kijkt dan leest: wij laten u open.junixx ook live op het scherm zien.

Brochure ontvangen

Geschikt voor

Verplicht voor elke uitgeverij.

Auteurs, abonnees, geïnteresseerden, sollicitanten, dienstverleners – persoonsgegevens heeft elk huis. Daarom is deze module de enige die voor alle typen uitgeverijen even belangrijk is.