Alquiler

Prestar partituras es un negocio logístico.

Una orquesta necesita partitura y particellas para una fecha, en un lugar, para una ejecución determinada, y después el material tiene que volver, completo y a tiempo. A eso se añaden precios por región y duración de la ejecución, notificaciones a la entidad de gestión colectiva, comisiones para los representantes. Es el ámbito más extenso de la aplicación, y tiene un núcleo claro.

Ese núcleo es el expediente, un alquiler de un cliente sobre un material musical determinado en un periodo. A su alrededor están las fases previas (el cálculo de la solicitud y el presupuesto), la gestión del material, el envío, las ejecuciones y la tramitación comercial. El expediente en sí tiene pestañas propias para datos maestros, posiciones, entregas, usos, facturas, correspondencia, vínculos y documentos.

El material se gestiona como paquete con juegos. Un paquete es el material musical que está en alquiler; un juego es un ejemplar físico de él, con número, estado, ubicación y una lista de materiales con tipos de particella y cantidad prevista y real. Si falta una particella de forma permanente, ahí queda indicado, con el motivo. Las existencias actuales por posición tienen en cuenta lo que está fuera, lo que acaba de volver y qué envíos de salida siguen abiertos. Los juegos se pueden bloquear, reservar, dar de alta en el almacén, y cada uno tiene un historial con todos los expedientes en los que ha aparecido.

La plantilla instrumental que hay detrás está estructurada, no es texto libre, con tipos de particella por obra o título y los indicadores obligado, ad libitum y divisi, insertables desde plantillas propias, desde juegos de la obra o desde el catálogo de instrumentos replicado. Obras, metadatos de partituras y derechos de canciones vienen del maestro de títulos y de la obra; los arrendatarios, representantes y salas, del CRM.

Los precios los calcula un motor de tarifas, con regiones en su propia moneda, dentro de ellas categorías y en estas escalas dependientes de la duración, además de recargos y descuentos por usos especiales, así como tarifas propias para licencias de sincronización según la duración de la ejecución y para copias de archivo según el número de páginas. La vista previa muestra el precio antes de guardar; un precio puesto a mano exige una motivación. Y el IVA es un resultado: se deriva de la clase de posición, el país de entrega y el tipo de arrendatario, es decir, cliente final, B2B nacional, B2B en la UE con NIF-IVA o tercer país.

El envío se realiza por pasos: aprobar, registrar, recibir. Al registrar, el juego pasa a prestado y se da de baja del almacén; al recibirlo, vuelve. El albarán reúne, si se desea, varios envíos de una expedición y lleva la dirección de envío real (auditorio, oficina de la orquesta, biblioteca) con las fechas de ejecución, los datos de la obra por posición y el número de envío. Para material sin asignación de título hay el albarán en blanco. En la devolución, la inspección clasifica el material como completo, incompleto, dañado o perdido y de ello deriva el estado del juego.

Lo que mantiene unido el conjunto es el cockpit de paquetes, una vista de ocupación por material musical como calendario o línea de tiempo, con juegos, expedientes, cálculos, entregas, ejecuciones y bloqueos en una sola imagen. Detecta conflictos en expedientes solapados, pero los omite si están afectados juegos demostrablemente distintos. Porque dos conciertos la misma tarde no son un problema, mientras haya dos juegos de particellas.

Al final está la liquidación. Las asignaciones de factura llevan clase, regla de vencimiento e importe y se convierten en pedidos reales en Pedidos & facturas, por separado o como pedido conjunto, con comprobación de monedas mezcladas. Las comisiones de los representantes corren como posiciones internas en el expediente y se mantienen en caso de anulación y reactivación. Y las ejecuciones, que ya están registradas de todos modos, se convierten en la notificación a GEMA, con vista previa, exportación con registro, cambio de estado a notificado y control de duplicados, quedando fuera las obras sin protección.