Noleggio

Noleggiare spartiti è un’attività logistica.

Un’orchestra ha bisogno di partitura e parti per una data, in un luogo, per una determinata esecuzione, e dopo il materiale deve tornare, completo e puntuale. In più prezzi per regione e durata di esecuzione, notifiche alla società di gestione collettiva, provvigioni per i rappresentanti. È l’ambito più esteso dell’applicazione, e ha un nucleo chiaro.

Questo nucleo è la pratica, un noleggio di un cliente su un determinato materiale musicale in un periodo. Attorno a essa stanno le fasi precedenti (il calcolo della richiesta e il preventivo), la gestione del materiale, la spedizione, le esecuzioni e l’evasione commerciale. La pratica stessa ha schede proprie per dati anagrafici, posizioni, consegne, utilizzi, fatture, corrispondenza, collegamenti e documenti.

Il materiale è gestito come bundle con set. Un bundle è il materiale musicale che è a noleggio; un set è un esemplare fisico di esso, con numero, condizione, ubicazione e una distinta di tipi di parte con quantità prevista ed effettiva. Se una parte manca in modo permanente, questo è indicato lì, con il motivo. La giacenza attuale per posizione tiene conto di ciò che è fuori, di ciò che è appena rientrato e di quali spedizioni in uscita sono ancora aperte. I set si possono bloccare, prenotare, registrare in magazzino, e ognuno ha uno storico con tutte le pratiche in cui è comparso.

L’organico dietro è strutturato, non testo libero, con tipi di parte per opera o titolo e i contrassegni obbligato, ad libitum e divisi, inseribili da modelli propri, da set dell’opera o dal catalogo degli strumenti rispecchiato. Opere, metadati degli spartiti e diritti sui brani vengono da anagrafica titoli e opera, i locatari, i rappresentanti e le sedi di spettacolo dal CRM.

I prezzi li calcola un motore delle tariffe, con regioni in valuta propria, al loro interno categorie, e in queste scaglioni dipendenti dalla durata, più maggiorazioni e riduzioni per utilizzi speciali oltre a tariffe dedicate per licenze di sincronizzazione secondo la durata di esecuzione e per copie d’archivio secondo il numero di pagine. L’anteprima mostra il prezzo prima del salvataggio; un prezzo impostato a mano richiede una motivazione. E l’IVA è un risultato: deriva da tipo di posizione, paese di consegna e tipo di locatario, cioè cliente finale, B2B nazionale, B2B nell’UE con partita IVA o paese terzo.

La spedizione avviene per passaggi: approvare, registrare, ricevere. Alla registrazione il set passa a noleggiato e viene scaricato dal magazzino; al ricevimento torna indietro. La bolla di consegna riunisce su richiesta più spedizioni di un invio e riporta l’indirizzo di spedizione effettivo (auditorium, ufficio dell’orchestra, biblioteca) con le date di esecuzione, i dati dell’opera per posizione e il numero di spedizione. Per il materiale senza assegnazione al titolo c’è la bolla di consegna in bianco. Alla restituzione l’ispezione classifica il materiale come completo, incompleto, danneggiato o perduto e ne ricava lo stato del set.

Ciò che tiene insieme il tutto è il cockpit dei bundle, una vista dell’occupazione per ogni materiale musicale come calendario o timeline, con set, pratiche, calcoli, consegne, esecuzioni e blocchi in un’unica immagine. Riconosce i conflitti in caso di pratiche sovrapposte, ma li tralascia se sono dimostrabilmente interessati set diversi. Perché due concerti la stessa sera non sono un problema, finché esistono due set di parti.

Alla fine c’è la liquidazione. Le assegnazioni di fattura portano tipo, regola di scadenza e importo e diventano ordini reali in Ordini & fatture, singolarmente o come ordine cumulativo, con verifica delle valute mescolate. Le provvigioni dei rappresentanti corrono come posizioni interne sulla pratica e vengono mantenute in caso di storno e riattivazione. E le esecuzioni, che sono comunque registrate, diventano la notifica GEMA, con anteprima, export con registro, cambio di stato a notificato e controllo dei duplicati, restando fuori le opere senza tutela.