Location

Louer des partitions est une activité logistique.

Un orchestre a besoin de la partition et des parties séparées à une date, en un lieu, pour une exécution précise, et ensuite le matériel doit revenir, complet et à temps. À cela s’ajoutent des prix par région et par durée d’exécution, des déclarations à la société de gestion collective, des commissions pour les représentants. C’est le domaine le plus vaste de l’application, et il a un cœur clair.

Ce cœur est le dossier : une location par un client d’un matériel précis sur une période donnée. Autour de lui se trouvent les étapes qui précèdent (le chiffrage de la demande et le devis), la gestion du matériel, l’expédition, les exécutions et le traitement commercial. Le dossier lui-même a ses propres onglets pour les données de base, les lignes, les livraisons, les utilisations, les factures, la correspondance, les liens et les documents.

Le matériel est géré comme bundle avec des sets. Un bundle est le matériel proposé à la location ; un set est un exemplaire physique de ce matériel, avec numéro, état, emplacement de stockage et une nomenclature de types de parties avec quantité prévue et réelle. Si une partie manque durablement, cela y figure, avec le motif. Le stock actuel par ligne tient compte de ce qui est sorti, de ce qui vient de revenir et des envois aller encore ouverts. Les sets peuvent être bloqués, réservés, entrés dans l’entrepôt, et chacun a un historique de tous les dossiers dans lesquels il est apparu.

L’effectif derrière tout cela est structuré, pas du texte libre : des types de parties par œuvre ou par titre avec les mentions obligat, ad libitum et divisi, insérables depuis vos propres modèles, depuis des sets d’œuvre ou depuis le catalogue d’instruments répliqué. Les œuvres, les métadonnées musicales et les droits sur les chansons viennent du référentiel titres et de l’œuvre, les locataires, les représentants et les lieux de représentation du CRM.

Les prix sont calculés par un moteur tarifaire, avec des régions dans leur propre devise, à l’intérieur des catégories, et à l’intérieur encore des barèmes qui dépendent de la durée, plus des majorations et des remises pour les usages particuliers ainsi que des tarifs propres pour les licences de synchronisation selon la durée et pour les copies d’archives selon le nombre de pages. L’aperçu montre le prix avant l’enregistrement ; un prix saisi à la main exige une justification. Et la TVA est un résultat : elle découle du type de ligne, du pays de livraison et du type de locataire, donc client final, B2B dans le pays, B2B dans l’UE avec numéro de TVA intracommunautaire ou pays tiers.

L’expédition se déroule en étapes : valider, enregistrer, réceptionner. À l’enregistrement, le set passe en prêté et sort de l’entrepôt ; à la réception, il y revient. Le bon de livraison regroupe au besoin plusieurs envois d’une même expédition et porte l’adresse d’expédition réelle (salle de concert, bureau de l’orchestre, bibliothèque) avec les dates d’exécution, les indications d’œuvre par ligne et le numéro d’envoi. Pour du matériel sans rattachement à un titre, il y a le bon de livraison vierge. Au retour, l’inspection classe le matériel comme complet, incomplet, endommagé ou perdu et en déduit le statut du set.

Ce qui tient l’ensemble, c’est le cockpit du bundle, une vue d’occupation par matériel sous forme d’agenda ou de frise chronologique, avec les sets, les dossiers, les chiffrages, les livraisons, les exécutions et les blocages dans une seule image. Il reconnaît les conflits en cas de dossiers qui se recouvrent, mais les laisse de côté quand il est établi que des sets différents sont concernés. Car deux concerts le même soir ne sont pas un problème, tant qu’il y a deux jeux de partitions.

À la fin vient le décompte. Les affectations de facturation portent un type, une règle d’échéance et un montant et deviennent de véritables commandes dans Commandes & factures, séparément ou comme commande groupée, avec un contrôle des devises mélangées. Les commissions des représentants figurent comme lignes internes du dossier et sont conservées en cas d’annulation et de réactivation. Et les exécutions, de toute façon saisies, deviennent la déclaration GEMA, avec aperçu, export et journal, passage du statut à déclaré et contrôle des doublons, les œuvres sans protection restant en dehors.