Abonnements

Les abonnements ne sont pas des affaires isolées : ils commencent, courent, sont refacturés, renouvelés et un jour résiliés. Ce module les conduit sur tout le parcours et transmet pour la facturation au même endroit que tout autre dossier.

Un abonnement appartient à un destinataire de facture du CRM et à une œuvre ou un titre du référentiel titres ; le prix découle du titre, du type de prix par palier et de la quantité, avec un aperçu dès la saisie. Il connaît trois sortes (périodique, bundle et suite), la suite pouvant courir sans fin fixe. Plusieurs lignes peuvent être gérées sous le même numéro de contrat ; elles héritent du destinataire de la facture, de l’adresse de livraison, de l’entité, de la devise et du mode de calcul du premier abonnement et reçoivent des numéros consécutifs.

Autour des données de base se trouvent les cas du quotidien. L’expédition et le mode de paiement ont leurs propres champs, plus des contacts supplémentaires pour le donneur d’ordre et le destinataire du document. Une adresse de livraison temporaire ne vaut que pour une période, par exemple pour l’été ou un congé sabbatique. À l’activation, le module contrôle le blocage des abonnements gratuits et pose la question au lieu de passer outre. Et les accès numériques sont rattachés à l’abonnement comme droits d’accès, avec code d’extension, numéros de série, nombre d’accès et durée, créés à partir de modèles, avec un marquage indiquant s’ils ont déjà été envoyés.

Deux voies mènent à la facture. La voie isolée est la refacturation : si une quantité s’ajoute en cours de période, le module calcule au prorata des jours restants, tient compte du barème pour la nouvelle quantité totale et montre le résultat d’abord en aperçu, sans enregistrer. La voie groupée est le passage de décompte, un traitement sur beaucoup d’abonnements, avec une politique de période pour le cas des périodes closes et des options pour la facture mensuelle, l’addition, le regroupement ou l’unité ainsi que pour la facturation directe. Il tourne en arrière-plan et consigne pour chaque abonnement ce qui en est sorti. Les factures elles-mêmes naissent dans Commandes & factures et portent les séquences de numérotation de l’entité.

Le renouvellement se fait avec le regard vers l’avant. L’abonnement suivant naît d’un clic, une protection empêche le double renouvellement, et le tableau de bord montre ce qui arrive dans les 30 prochains jours. La résiliation se fait avec motif, date, fin de la livraison et voie de résiliation, plus le délai et la date de livraison ultérieure ; les abonnements d’essai se transforment d’eux-mêmes au besoin ou expirent avec leur propre motif. Chaque changement de statut figure dans l’historique, à côté du parcours de décompte avec période, montant et renvoi à la commande créée.

Et parce qu’un portefeuille d’abonnements est avant tout un chiffre, le tableau de bord le résume : abonnements actifs, chiffre d’affaires mensuel récurrent, renouvellements et abonnements d’essai qui expirent dans les 30 prochains jours, résiliations des 30 derniers. Qui veut regarder plus loin trouve les produits dans les analyses.