RGPD

Le module est l’armoire à dossiers de la protection des données de l’entreprise : il retient quels traitements existent, quelles mesures les protègent, quels contrats se trouvent derrière et ce qui s’est passé lors d’une violation de données. Cela vaut par entité, avec des états de version que l’on peut geler.

Le tableau de bord pose d’emblée les questions désagréables. Quel traitement n’a aucune mesure ? Lequel n’a aucune règle d’effacement ? Quelle date de relance d’un contrat de sous-traitance est dépassée ? Un clic sur la tuile mène dans le domaine correspondant.

Le registre décrit ce qui se passe réellement dans la maison. Cela se trouve dans les autres modules, avec la gestion des clients et le traitement des commandes dans Commandes & factures, les contrats d’auteur et le décompte des droits dans Contrats & droits d’auteur, l’envoi de la newsletter dans la correspondance ainsi que la gestion des fournisseurs et des prestataires dans les factures fournisseurs. Chaque entrée naît d’un modèle sectoriel ou à la main, avec la base juridique selon l’art. 6 et, en cas d’intérêt légitime, avec sa justification. La mise en actif crée à chaque fois une nouvelle version.

Les mesures techniques et organisationnelles se trouvent dans le catalogue, regroupées selon les types de mesures de l’art. 32, chacune avec un feu tricolore, la date du dernier contrôle et un intervalle dont le module déduit lui-même la prochaine échéance. Qui ne veut pas rassembler l’état des lieux à la main lance l’évaluation : des questions pondérées, à la fin un score, des mesures mises à jour et le rapport d’écarts en PDF.

Les contrats de sous-traitance passent du brouillon par « final » à « signé », avec une date de relance et un marquage d’échéance. Les documents de politique de protection des données sont faits de chapitres en texte libre et de chapitres vivants. Les chapitres vivants tirent leur contenu du registre, des mesures, des violations de données, des contrats, des formations et de la politique d’effacement et sont figés à la publication. Les consentements eux-mêmes naissent dans le CRM et ne sont ici qu’analysés.

Un incident est saisi avec sa cause, les mesures immédiates et l’évaluation du risque, et le compte à rebours des 72 heures court visiblement en parallèle. Les formations naissent d’éléments avec un test de connaissances, le registre des risques montre à l’aide des critères de l’art. 35 si une AIPD est nécessaire. Et le module trace lui-même une limite : il documente, mais ne remplace aucun conseil juridique. Les textes de contrat, de formation et de politique livrés avec lui sont des projets à faire vérifier sur le plan juridique.