Magazzino

Un cartone lascia l’azienda solo quando è chiaro che cosa contiene, da dove viene e se ce n’era abbastanza. Il magazzino gestisce le giacenze fino all’ubicazione e registra ogni movimento con documento, motivo e utente.

La struttura la definite voi: magazzini per tipo (proprio, di terzi, conto deposito, transito o virtuale), al loro interno zone e singole ubicazioni con corsia, campata, livello e scomparto. Per ogni magazzino impostate la strategia di prelievo (FIFO, LIFO, FEFO o manuale), il metodo di valutazione, il prefisso del codice a barre e se sia ammessa la giacenza negativa. Molte ubicazioni si creano in blocco via CSV, e le relative etichette le stampa il modulo stesso. E ciò che porta giacenze o ubicazioni non si può eliminare per errore.

I movimenti avvengono per quattro vie: entrata merci, uscita merci, trasferimento e reso. Titoli e ISBN vengono dall’anagrafica titoli, prenotazioni e riferimento al documento da Ordini & fatture, fornitori e rivenditori dal CRM. All’uscita il motivo è stabilito, per esempio ordine cliente, copia d’autore o copia d’obbligo (vedi copie omaggio), macero o prelievo manuale. Prima dello scarico c’è una lista di prelievo con previsto ed effettivo per ubicazione.

Ciò che non c’è non viene dimenticato. Le quantità aperte stanno come prenotazione con cliente, data promessa e priorità. Quando arriva merce, il modulo le risolve da sé secondo FIFO oppure vi presenta prima l’assegnazione come finestra di dialogo. Il dashboard mostra accanto ciò che urge (giacenze negative, giacenze sotto la scorta minima, prenotazioni aperte), ogni tessera come salto nell’elenco corrispondente, più le entrate e le uscite degli ultimi 14 giorni.

L’inventario procede per livelli: bozza, conteggio, verifica, registrato. Si conta contro la giacenza contabile, si valuta secondo il principio del minore tra costo e mercato. Si applica quindi il minore tra valore di iscrizione e valore di mercato. La registrazione è volutamente definitiva, e per questo serve un livello di autorizzazione dedicato. Lista di conteggio e valutazione escono come PDF o Excel.

Due casi particolari restano nello stesso modulo invece che accanto. Le giacenze presso i partner commerciali stanno nella panoramica del conto deposito, aggregate per magazzino e titolo, con la giacenza più antica e il tempo di permanenza con soglia di avviso. E l’invio delle copie d’obbligo agli enti di deposito è un movimento di merce come qualsiasi altro, con stato da in attesa a spedito fino a confermato.